ICT en overheid, het blijft een moeilijke combinatie. Sinds het rapport van de commissie Elias – die de tot dan toe gesneuvelde ICT-projecten namens de kamer onderzocht – hebben we o.a. de SVB (MRS, PGB), Defensie (SPEER), Amsterdam (Andreas), Belastingdienst (EPTM), VenJ (Radar) en BZK (BRP) moeten toevoegen aan het lijstje. Kandidaten voor de toekomst zijn: Investeringsagenda Belastingdienst, DSO (omgevingswet) en de DICTU cloudwerkplek (nu al 60M). Een van de belangrijkste aanbevelingen van de commissie Elias was overigens om overheid te laten leren van zijn fouten. En dat doet de overheid helaas niet, zo blijkt ook uit onderzoek van de Universiteit Twente.[1]
De problemen
Als ik kijk naar een aantal van die projecten, zoals de recente blunders bij de SVB (MRS), Defensie (SPEER) en BZK (BRP), valt mij een aantal belangrijke overeenkomsten op in al die projecten. Het moe(s)t (1) een allesomvattend systeem worden, dat (2) van de grond af opnieuw opgebouwd moe(s)t worden met (3) de nieuwste techniek. Elke ICT-er weet dat dat leidt tot (1) veel complexiteit, (2) veel kinderziektes en jarenlange ervaring overboord gooien, en (3) veel gebreken en onontdekte ‘features’. Dus extra risico, extra risico en extra risico Vind je het gek dat al die projecten gefaald zijn? Onnodige risico’s bovendien, zoals we snel zullen zien.
De oplossing
Hoe dan wel? De oplossing is verbluffend eenvoudig. Kijk maar eens naar de redenen voor het introduceren van al die risico’s:
(1) Een allesomvattend systeem.
Die moet toekomstige uitbreidingen makkelijker maken. Fair, maar vaak niet de reden waarom het project gestart wordt.
(2) Van de grond af aan opnieuw opbouwen.
Die heeft vaak als reden dat de systemen door aangebouwde features en nieuwe wetgeving onnodig complex zijn geworden. Het nieuwe project biedt dan de uitgelezen kans om met een schone lei te beginnen en het systeem wel logisch op te bouwen. Ook hier: begrijpelijk, maar heeft niets met de aanleiding/het oorspronkelijke doel van het project te maken.
(3) Nieuwste techniek.
Lijkt een nobel doel omdat de huidige systemen vaak verouderd zijn, met verouderde techniek, verouderde programmatuur en verouderde kennis die lastiger verkrijgbaar is. Ook wel legacy genoemd. Toch denk ik dat hier ook iets anders meespeelt: prestige van zittende managers. Zowel vanuit ICT – die het vaak maar wat leuk vinden om met het nieuwste van het nieuwste te werken, en zo hoort dat ook voor een ICT-er! – als door manager vanuit de business wordt maar wat graag gepocht dat gewerkt wordt met state-of-the-art techniek. Leuk, maar bezien vanuit de projectdoelstelling voegt het weinig tot niets toe.
Voorbeelden
Dus we zien dat met de overeenkomsten in de faalprojecten risico’s geïntroduceerd worden die niets te maken hebben het oorspronkelijke doel van het project. Bij BPR was dat bijvoorbeeld de kwaliteit van de gegevens verbeteren en informatie direct beschikbaar stellen. Bij de SVB was de doelstelling het integraal afhandelen van klantcontacten, sneller inspelen op gewijzigde wetgeving en “een wendbaardere organisatie”. En bij Defensie was dat de verbetering van het financieel en materieel beheer. Zoals u ziet: geen reden om (1) een allesomvattend systeem (2) met de nieuwste techniek (3) van de grond af opnieuw op te bouwen.
Samenvattend
De oplossing van het probleem voor ICT en overheid zou dus zomaar eens heel simpel kunnen zijn. Kijk naar het oorspronkelijke doel van het project. en stel hiervoor KPI’s op. Probeer daar zo snel mogelijk en met zo min mogelijk nevendoelstellingen te komen. De andere doelen, hoe nobel ook, moeten hun eigen business case hebben en daarop beoordeeld worden. En niet meeliften op een project wat te belangrijk is om niet te realiseren!
[1] https://www.utwente.nl/nieuws/!/2016/10/335299/meer-vorm-dan-inhoud-onderzoek-naar-evaluaties-van-ict-projecten-bij-de-overheid
Wil je vaker dit soort artikelen lezen? Schrijf je dan hier in en ontvang maximaal eens per twee weken een nieuw artikel in de mailbox.
[tqb_quiz id=’19005′]
