Begin 2011 vraagt de Tweede Kamer of de informatievoorziening voor grensarbeiders vanuit de rijksoverheid zo veel als mogelijk digitaal kan worden uitgevoerd, inclusief de complexe situaties. Dus zo veel mogelijk informatie vanuit de rijksoverheid op één site. Deze ambitie is later bijgesteld naar digitaal waar mogelijk en persoonlijk waar noodzakelijk Hiertoe zet de SVB een projectorganisatie op waarin zes overheidsorganisaties participeren. Met de belofte de vernieuwde website uiterlijk in 2014 te realiseren.
Helaas loopt het project spaak. In november 2013 is er nog steeds geen zicht op een werkende website. Hierop besluit de SVB Kaderbreed in te huren, dat wel vaker vastgelopen ICT-projecten vlot getrokken heeft. Weer een mooi voorbeeld van hoe je met methodes IT problemen oplost
De aanpak
Allereerst is gesproken met alle betrokkenen en hen o.a. gevraagd naar wat er volgens hen mis gaat. Hieruit ontstaat een beeld van voortdurende discussie over de te volgen route. Elk besluit was de start van een nieuwe discussie, waarbij vaak binnen twee weken het besluit achterhaald was door de praktijk. Het hoeft geen betoog dat de voortgang daarmee nihil is. Bovendien werden besluiten niet goed gecommuniceerd. Hierdoor leidt onbegrip en onkunde over de aard van het besluit vaak ook weer tot tegenstellingen.
Om deze cirkel te doorbreken is voorgesteld alle fasen van de projectopzet opnieuw te doorlopen, inclusief de aansturing van het project. Dit lijkt een herhaling van zetten, maar juist in de opzet van het project moet duidelijk worden hoe besluiten tot stand komen en hoe deze gecommuniceerd moeten worden. We zijn er van overtuigd dat dat in latere fasen tijdswinst zou opleveren. Daarnaast zijn uitgangspunten geformuleerd waarover geen discussie mogelijk is.
De oplossing
Door nu alle documenten door een gestructureerde besluitvormingsstructuur te halen, waarbij iedereen vooraf kon aangeven of hij/zij betrokken, geïnformeerd en/of geraadpleegd wil worden, ontstaat draagvlak binnen de overheidsorganisaties voor genomen besluiten. Hierdoor kan nu voortgang geboekt worden. Vervolgens wordt in een aantal strak opgezette workshops een hecht projectteam gevormd. Deze projectgroep ontwierp een eindoplossing, die uiteraard weer door de besluitvormingsstructuur gehaald wordt. Hierdoor ontstaat een kwalitatief hoogwaardige en vooral gedragen oplossing die uiteindelijk zonder al te veel problemen gerealiseerd wordt.
Bottlenecks zijn er ook. Zo wordt de initiële planning niet geaccepteerd door de stuurgroep. Blijkt ook de urenschatting bij uitwerking door de softwareontwikkelaars fors hoger uit te vallen. Daarnaast blijkt bij het vullen van de content dat het niet mogelijk is voor alle doelgroepen het oorspronkelijk ambitieniveau op tijd te realiseren. Gelukkig worden al deze hobbels door de eerder ingerichte effectieve sturing van het project en goede communicatie tussen betrokkenen meer dan vlot opgelost. Waardoor extra vertragingen – buiten de tegenvallers zelf – voorkomen kunnen worden. Ook komen de eisen op gebied van beveiliging en usability te laat op de radar. Hierdoor zouden we achteraf bezien we sommige besluiten anders genomen hebben en sommige andere personen eerder betrokken.
Het resultaat
Uiteindelijk is het gelukt om op tijd de website live te zetten en te voldoen aan het verzoek dat de Tweede Kamer gesteld heeft. Bovendien is met de projectgroep de basis gelegd voor de organisatie. Die tot op de dag vandaag de website voor deze overheidsorganisaties verder uitbouwt en onderhoudt. Hierdoor kan iedereen die de grens over gaat om te wonen, werken, studeren of ondernemen in België, Duitsland, of Nederland voorzien worden van accurate informatie op gebied van Belasting, Zorg, Uitkering of Pensioen, Kinderen en allerlei Praktische Zaken. Deze informatie is volledig toegespitst op zijn/haar persoonlijke situatie. Sinds de livegang zijn geen noemenswaardige problemen geconstateerd.
Wilt u weten wat Kaderbreed voor u kan betekenen? Kijk dan bij Onze diensten
Wil je vaker dit soort artikelen lezen? Schrijf je dan hier in en ontvang maximaal eens per twee weken een nieuw artikel in de mailbox.
[tqb_quiz id=’19005′]
