“Collega’s, we merken dat inloggen af en toe moeilijk is. Ook is niet altijd alles even stabiel. Aan Mark hebben we meegegeven om in het kernteam over concrete prioriteitstelling na te denken. Denk tot die tijd ajb na of inloggen noodzakelijk is of dat je op een andere manier je werk kunt doen.”
Zomaar een berichtje over Corona dat in een willekeurige appgroep gedeeld werd. Het is tekenend voor deze tijd. Corona maakt eens te meer onze afhankelijkheid van ICT duidelijk. En nu deze afhankelijkheid zelfs groter is dan ooit tevoren, is het belangrijk dat je beschikt of blijft beschikken over voldoende middelen om via ICT-voorzieningen met elkaar te blijven samenwerken. Alleen op die manier kun je je klanten blijven bedienen op een manier waarop ze klant blijven.
Wat komt daar bij kijken? Wat is handig om te hebben? En hoe krijg je de beschikking over de juiste capaciteit in je werkomgeving en de juiste middelen om samen te werken. Wat heeft Corona voor gevolgen voor de manier waarop je ICT georganiseerd is ? Daarover gaat dit artikel.
Als ik om me heen kijk zie en hoor ik de volgende behoeften aan ICT-middelen:
- (met stip): een werkende thuiswerkomgeving met voldoende capaciteit;
- een mogelijkheid om met meerdere collega’s te kunnen videobellen en -vergaderen;
- een mogelijkheid om in die videoconferencing-oplossing schermen te kunnen delen: een presentatie te geven, samen naar dezelfde Excel kijken, met je muis iets kunnen aanwijzen, live meetikken op het scherm;
- een mogelijkheid om in of met dezelfde documenten te kunnen werken.
Hieronder behandel ik elk van deze onderwerpen (nummer 2 en 3 samen) en wat je moet doen om het onderwerp voor elkaar te krijgen.
Een werkende thuiswerkomgeving met voldoende capaciteit
Een werkende thuiswerkomgeving. Ik ga er voor het gemak even van uit dat elke organisatie inmiddels over een bepaalde vorm van thuiswerken beschikt. Mocht dat niet het geval zijn: vraag je ICT’ers dat te regelen of huur de noodzakelijk kennis daarvoor in – al zal dat lastig zijn in deze tijd, vermoed ik.
Grootste uitdaging waar je tegenaan kan lopen in deze tijd is de beschikbare capaciteit. Dat wil nog wel eens een probleem zijn. Maar maak je geen zorgen, de gekozen thuiswerkomgeving is vaak niet het probleem. Dat is vaak namelijk geheugenruimte, schijfruimte, processorcapaciteit of bandbreedte of een combinatie van die factoren. En dat is vrij eenvoudig op te lossen door wat te schuiven met applicaties of een stukje hardware bij te plaatsen. Je systeembeheerder weet vast hoe je dat op moet lossen. Dat moeten ze kunnen!
Videobellen en -vergaderen (met delen)
Voor het met meerdere personen kunnen vergaderen met behulp van ICT-middelen, bestaan verschillende oplossingen. De meesten zijn gratis te gebruiken en beschikbaar via browser of een veelgebruikte applicatie. Dus meestal beschikken je medewerkers al over de applicatie of de faciliteit die ervoor nodig is. De functionaliteit van deze toepassingen verschilt niet veel, dus daar zou ik me niet zoveel zorgen over maken. Veel belangrijker is dat je medewerkers ermee kunnen werken. Dus ik zou de selectie vooral laten afhangen van hoe bekend je medewerkers al zijn met de verschillende toepassingen en van de stappen die ze moeten zetten om de functionaliteit effectief te gebruiken.
Een greep uit de oplossingen met mijn persoonlijke ervaring erbij:
- WhatsApp videobellen. Mijn persoonlijke favoriet. Want vrijwel iedereen heeft er de beschikking over en je hebt het zo uitgelegd. Ook met meerdere personen tegelijk werkt gewoon goed, zolang je wifi of dataverbinding het maar toelaat. Enige nadeel is dat maximaal vier deelnemers tegelijk met elkaar kunnen videobellen;
- Microsoft Teams. Een tot nu toe nog redelijk onbekende oplossing. Maar Microsoft heeft echt werk gemaakt van deze oplossing. Schermen delen, documenten delen, een presentatie geven, met de muis iets aanwijzen. Het kan allemaal. Een topper!
- Zoom. Is in de afgelopen weken uitgegroeid tot een van de populairste app voor videoconferenties. Je hebt alleen een url nodig, het is gratis en je kunt een onbeperkt aantal gesprekken per dag voeren. Alleen als je meer dan 3 deelnemers hebt, is het gesprek bepert tot 40 minuten per gesprek. De privacy-reputatie van het bedrijf is alleen niet zo goed.
- Facetime. Vergelijkbaar met WhatsApp, maar dan moet iedereen een over Apple-apparaat beschikken;
- Google Hangouts. Waarschijnlijk bij meer mensen bekend dan Teams, maar werkt in mijn optiek iets minder goed . Het wil nog wel eens verwarring geven onder welk account je ingelogd bent en dan komen mensen niet “in de call”. Ook het delen van documenten gaat iets omslachtiger. En de benodigde bandbreedte wil nog wel eens een probleem zijn. Maar verder werkt het probleemloos;
- Skype. Als mensen bekend zijn met Skype biedt dit een vergelijkbare ervaring als Teams. Je moet alleen wel de app(licatie) installeren en flink wat handelingen verrichten om het werkend te krijgen. Er kunnen maximaal 25 deelnemers een Skype-gesprek met elkaar hebben;
- Skype for Business. Meestal geïnstalleerd in werkomgevingen. Het lastige daarbij is dat het gebruik van de camera vaak niet is toegestaan en videobellen daardoor niet mogelijk is. Ook de hoeveelheid data die over lijn in de thuiswerkomgeving moet, wil nog wel eens een probleem zijn. Minder geschikt, maar dat kan persoonlijk zijn.
In of met dezelfde documenten werken
Voor het werken in of met dezelfde documenten bestaan verschillende oplossingen. Ook hier weer een greep uit de oplossingen die zoal beschikbaar zijn:
- Je eigen thuiswerkomgeving met de gedeelde schijf. Hoewel het volgens experts inmiddels een achterhaalde manier van werken is, is het wel de manier waar de meeste mensen bekend mee zijn. En daardoor de snelste weg naar samenwerking op afstand. Het werken met de meest recente versie wordt ermee getackeld en met de wijzigingen bijhouden functie van Word – of een andere office(achtige) applicatie – is duidelijk wie welke wijziging heeft doorgevoerd;
- Google Drive. Vrijwel iedereen beschikt tegenwoordig over een Google-account. En daarmee over Google Drive. De kracht van Google Drive zit hem niet in de Dropbox-achtige functionaliteit – daar zijn betere toepassingen van, zoals, eh, Dropbox. Het sterke punt zit in de koppeling met Google Docs (Documenten, Spreadsheets en Presentaties). Met die applicaties kun je samen in hetzelfde documenten werken en zien wie wie welke wijziging heeft doorgevoerd. Ook is een eindeloos archief met vorige versies beschikbaar, zodat werk (vrijwel) nooit verloren gaat. Een aanrader!
- Dropbox. Minder functionaliteit als Google Drive of de thuiswerkomgeving, maar ook hiermee kun je makkelijk documenten delen. Een beetje afhankelijk van hoe behendig en/of bekend je ermee bent. Ik ben zelf een groot fan van de desktopapplicatie omdat die alles automatisch synchroniseert met mijn laptop. Dan beschik ik altijd over de meest recente versie. Dat kan ook met alleen de web-omgeving, maar dan moet je de bestanden up- en downloaden en dat is net wat te omslachtig om lekker te werken. Ook moet je dan zelf je versiebeheer regelen, en dat gaat niet altijd goed. Voor minder behendige mensen kun je een link naar het document mailen, waarmee ze in ieder geval altijd over de meest recente versie beschikken. Nog altijd beter dan heen en weer mailen, mijn laatste optie;
- Heen en weer mailen. Ik noem hem toch even. Als al het bovenstaande niet tot de mogelijkheden behoort, kan je nog altijd terugvallen op mail. Gecombineerd met de juiste werkwijze – die iedereen inmiddels door schade en schande wel geleerd heeft – is het nog steeds een werkbaar alternatief.
Conclusie
De mogelijkheden voor thuiswerken zijn tegenwoordig voor iedereen binnen handbereik. en met flink wat pragmatiek binnen korte tijd te realiseren. De techniek beperkt ons in ieder geval niet in het kunnen samenwerken op afstand. Ik zou zeggen ga er vooral mee aan de slag.
En ik voorspel: een van de weinige voordelen van Corona achteraf, is dat iedereen heeft leren samenwerken op afstand. Afstand zal dus veel minder een belemmering zijn om wel effectief met elkaar samen te werken. Daar hoop ik in ieder geval wel op!
