fbpx
023 73 70 170 info@kaderbreed.nl
Stappenplan voor het bespreekbaar maken van ICT-knelpunten bij het MT

Stappenplan voor het bespreekbaar maken van ICT-knelpunten bij het MT

Het was een doodnormaal bedrijf met een doodnormale ICT-afdeling. En ook het functioneren van ICT-afdeling leek niet af te wijken: binnen elk bedrijf wordt wel geklaagd over het functioneren van de ICT-afdeling. Maar die zaten al die operationele verstoringen, het voortdurend missen van deadlines, lange doorlooptijden van meldingen en vooral de schouderophalende en bureaucratische reacties van de ICT’ers zelf een aantal mensen flink dwars.

Maar wat doe je dan? Hoe maak je iets bespreekbaar wat niet lijkt af te wijken van de standaard en waar je geen verstand hebt? En – vooral – waar je niet over gaat? 

Hoe zorg je er nou voor dat die voor jou zichtbare ICT-knelpunten daadwerkelijk op de agenda komen van de mensen die er iets aan kunnen doen? Dat je morgen, volgende week, volgende maand of over 6 maanden veel minder tot geen last meer hebt van die haperende ICT-systemen? Daarover gaat dit document

Dit document is geschreven voor iedereen die last heeft van haperende ICT-systemen en/of -afdelingen. Medewerkers, teamleiders, managers, eigenlijk iedereen die niet op een ICT-afdeling werkt. En zelfs mensen die wel op een ICT-afdeling werken, de knelpunten heel duidelijk zien, maar het gevoel hebben dat hun pogingen om het bespreekbaar te maken geen effect hebben.

NB: Voor mensen die er wél iets aan kunnen doen hebben we een ander document geschreven: een stappenplan om de knelpunten stuk voor stuk op te lossen. 

Het document is geschreven in de vorm van een stappenplan. Als je het document stap voor stap volgt, zul je zien dat er opeens wel naar je geluisterd wordt. Dat leidinggevenden opeens wel oog hebben voor de dagelijkse frustraties. En dat de knelpunten ineens wel op de agenda van het MT komen te staan.

Betere ICT? Je Finance Manager is de sleutel!

Betere ICT? Je Finance Manager is de sleutel!

Elke MKB’er of organisatie heeft er een, iemand die over de portemonnee gaat binnen het bedrijf. De Finance Manager heeft een belangrijke rol binnen de organisatie, hij of zij is namelijk verantwoordelijk voor het varen van de juiste koers. Moeten investeringen wel of niet gedaan worden, zijn de maand-, of kwartaalrapportages positief en zijn alle betalingen netjes op tijd gedaan? Kortom iemand die veel controle heeft over de liquide middelen. Iemand die dol is op structuur, ervoor zorgt dat aan het einde van de maand alle werknemers op tijd zijn voorzien van hun salaris. En voor jou de (wo)man to catch in de stap naar een betere ICT!

Waarom is nou juist deze persoon zo belangrijk voor de ICT-afdeling?

Het antwoord op deze vraag is simpel. De Finance Manager binnen het MKB en grotere organisaties heeft vaak ook ICT binnen zijn of haar portefeuille. Dit wil zeggen dat hij of zij verantwoordelijk is voor het aansturen van de ICT-manager en tevens het laatste woord heeft als het gaat om de aanschaf van ICT-systemen. Met enige kennis van ICT en hoe deze afdeling is georganiseerd is het juist deze persoon die ervoor kan zorgen dat ICT-kwesties zowel naar boven als naar beneden in de organisatie kunnen worden doorgespeeld.

Hoe vaak maak je het wel niet mee dat je weer eens 10 minuten moet wachten op het openen van een spreadsheet. Dat je pc of laptop problemen heeft met de toegang tot het netwerk en je daardoor dagelijks een half uur van je dag kwijt bent aan bellen/mailen met support. Kortom er zijn vele mogelijkheden waardoor het werk in de operatie belemmerd wordt en wat veelvuldig voorkomt. 

De changemaker

Het is je wellicht niet altijd opgevallen, maar de Finance Manager heeft een sterke positie binnen het MT en vaak korte lijnen met de directeur of CEO. Hij of zij kan hierbij, naast de dagelijkse finance taken, ook raadgevend optreden bij grote investeringen, overnames en ga zo maar door.

Tevens is deze persoon afhankelijk van de ICT systemen op de werkvloer. Data ophalen gaat vaak nog altijd via de oude systemen en dus behoort het laden van excel sheets ook voor deze Finance Manager tot de orde van de dag. Dit betekent dat de problemen die jij met ICT ervaart, ook op zijn bord terecht komenVoeg daar de geluiden aan toe van ontevreden personeel als het aankomt op ICT en je hebt de juiste persoon te pakken om de kracht van ICT te versterken binnen de organisatie.

Ondanks dat je voor dit soort problemen de schuld afschuift op de ICT-afdeling, is dit lang niet altijd waar de oorzaak van het probleem zich bevindt. In tegendeel, de meeste ICT’ers ontbreekt het aan uitdaging omdat er niet voldoende middelen worden vrijgemaakt om deze afdeling naar behoren te kunnen laten presteren.

Bruggen slaan

Er is niks zo dodelijk voor een organisatie als een ICT-afdeling die haar werk niet kan doen. Het barst van het talent binnen deze groep. En vaak is het de organisatie die niet exact begrijpt wat deze afdeling nou precies doet. Men spreekt de ICT taal niet, en daardoor ontstaat er ruis op de lijn. Want, wat is het nou dat de ICT-afdeling zou moeten doen?
Niemand kan daar echt het antwoord op geven behalve de ICT-afdeling zelf. Zij weten immers hoe de organisatie optimaal zou kunnen presteren! Het is zonde om deze kracht verloren te laten gaan en ICT-ers binnen de organisatie zonder uitdaging te laten zitten.

Mocht jij binnen het bedrijf of de organisatie waar jij werkzaam bent nou tegen problemen aanlopen waarvan jij denkt dat ze met ICT te maken hebben? Dan is het volgende misschien dé sleutel die ervoor zorgt dat deze problemen worden omgezet in krachten.

Jij bent vast niet de enige persoon die dit probleem ervaart. Vind de mensen die hetzelfde geluid laten horen en vorm een collectief! Stap met dit collectief richting de Finance Manager en druk je ongenoegen uit over de tijd die je dagelijks kwijt bent aan de meest eenvoudige taken, en wat jij nodig hebt om ervoor te zorgen dat deze ongemakken tot het verleden behoren. Als het goed is zou de Finance Manager ICT in de boardroom moeten krijgen en daarmee voldoende draagvlak moeten creëren om ervoor te zorgen dat er verandering komt binnen de organisatie.

Extern ICT advies: wat zijn de voordelen?

Extern ICT advies: wat zijn de voordelen?

Het inwinnen van extern ICT advies is niet altijd een makkelijke keuze om te maken. Zeker niet als je niet het laatste woord hebt, of de financiële afdeling niet mee krijgt in jouw verhaal. ”We hebben de kennis al in huis” aldus het management. Tóch is het vaak niet onverstandig om ICT (al dan niet tijdelijk) uit te besteden, en dit is waarom.

Met het inwinnen van extern ICT advies haal je namelijk een frisse kijk in huis. Iemand, of een team van professionals die met een nieuwe blik naar een bepaald probleem kunnen kijken. Ken je dat, dat je begint aan een voorstel maar er geen woord op papier komt? Dat je je sleutels aan het zoeken bent, terwijl je je sleutelbos gewoon in je handen hebt. Een ICT probleem is soms niet veel anders. Het antwoord is binnen handbereik, en toch zie je het niet.

Wanneer haal je externe kennis in huis?

Vaak wordt er geopperd dat een ICT-probleem aan het systeem ligt, en dat er maar geld gestoken moet worden in een nieuw en beter systeem. Op het moment er geroepen wordt dat er een nieuw systeem moet komen, is het vaak een goed idee om na te gaan of het wel echt aan het systeem ligt.
Veranderen van systeem is namelijk geen structurele oplossing. Het is een tijdelijke oplossing, wachtend tot er weer iemand roept dat het aan het nieuwe systeem ligt.

Worden planningen telkens niet gehaald, en ben je voor ieder project meer tijd kwijt dan nodig? Ook dan is het een goed idee om externe kennis in huis te halen. Vaak is het een kwestie van processen nalopen en het doen van interviews. In negen van de tien gevallen zul je zien dat processen te veel tijd in beslag nemen. Het optimaliseren van processen en efficiënt inrichten geeft meer tijd en rust op de lange termijn.

Als je in een projectteam van zes personen een vraag stelt en je krijgt vier verschillende antwoorden, is er misschien iets aan de hand in de communicatie. ICT-problemen zijn vaak te wijten aan een gebrek aan communicatie. Niet iedereen spreekt dezelfde taal, en daarmee bedoelen we natuurlijk dat niet iedereen ICT taal spreekt.

Wat zijn de voordelen van extern ICT advies?

De voordelen van het uitbesteden van ICT zijn eigenlijk vrij voor de hand liggend.

  • Je haalt een objectieve en frisse blik in huis
  • Een ICT Consultant weet de vinger op de zere plek te leggen
  • Je weet als organisatie gelijk waar je staat en wat er moet veranderen
  • Het scheelt je een hoop tijd
  • Het levert je geld op op de lange termijn
  • Jij en je werknemers krijgen weer zin om aan de slag te gaan met een project
  • Een goed resultaat leidt tot een positieve omgeving op de werkvloer

Ben jij dus van mening dat je op dit moment vastzit in een project?
Of zou je graag eens een consultant mee willen laten kijken in het verbeteren van de ICT-processen binnen jouw organisatie? Neem dan HIER contact op om de mogelijkheden te bespreken.

De waan van de dag: hoe krijg je die weg?

De waan van de dag: hoe krijg je die weg?

Ze heeft altijd voor iedereen tijd. En als je haar er maar vaak genoeg aan herinnert, dan komt die offerte, die begroting, dat antwoord op die mail of dat belletje om bij te praten heus wel. Zeker als het voldoende prioriteit heeft. Maar ergens voelt het toch niet helemaal lekker. Druk druk druk, dat is wat bij dit type mens past. Maar op een of andere manier heb je toch het gevoel dat er dingen van de kar vallen. Waar je later last van krijgt.

Dit artikel gaat over de waan van de dag. Ook hele afdelingen kunnen hier last van hebben. Dan moet je achter iedereen aan sakkeren, net zolang tot het gedaan is. En ondertussen holt de hele afdeling van crisis naar crisis.

Komt bovenstaande bekend voor? Ken je iemand die daar last van heeft? Of een afdeling? Of ben je misschien zelf wel iemand die daar last van heeft? In dat geval is het goed om te weten dat daar ook oplossingen voor zijn. Niet ingewikkeld om te begrijpen. Vaak wel wat lastiger om door te voeren. Hoe zou het zijn om altijd een overzicht te hebben van de zaken die gedaan moeten worden? Om er zeker van te zijn dat als zaken toegezegd worden, ze daadwerkelijk gedaan worden? Dat er gewoon een overzicht is met alle zaken die spelen? En dat daar elke dag de juiste keuzes in gemaakt worden? En dat dingen gewoon doorstromen? Zou dat niet héérlijk zijn?

De waan van de dag, wat is dat eigenlijk?

Om te weten hoe van de waan van dag af kunnen komen, moeten we eerst weten wat de waan van de dag precies is – of wat we daaronder verstaan. En wat de oorzaken ervan zijn.

Met de uitdrukking ‘de waan van de dag’ wordt doorgaans bedoeld dat iemand zich in een dwingende stroom activiteiten bevindt, het gevoel heeft geleefd te worden op het werk en onvoldoende aan belangrijke zaken toekomt. Vaak gaat het om veel onverwachte zaken. Brandjes die geblust moeten worden, plotselinge vragen van anderen of onverwachte instructies van hogerhand. Het is een bekend, maar nog nauwelijks bestudeerd fenomeen. (Bron: HRZone)

De oorzaak ervan ligt in het stellen van de verkeerde prioriteiten. Ofwel het verwarren van urgente zaken en belangrijke zaken. Om preciezer te zijn: datgene wat voor je neus staat en andermans prioriteiten tegen datgene wat echt belangrijk is, waarmee je doet wat er van je verwacht wordt.

In dit kader wordt vaak verwezen naar de Eisenhower-matrix. Deze komt voort uit een uitspraak van Dwight D. Eisenhower: “What is important is seldom urgent and what is urgent is seldom important.” Interessant is dat Eisenhower lijkt te zeggen dat dingen nooit zowel belangrijk als urgent zijn. Als je dus met urgente zaken bezig bent, ben je niet met datgene bezig wat er werkelijk toe doet. Laat dat nou precies zijn wat er met de waan van de dag aan de hand is!

De oorzaken

“Druk bezig zijn is niet altijd hetzelfde als resultaten boeken” – Jan Sikkema, Proces Optimisten

De belangrijkste oorzaak van de waan van de dag is het gevoel van – of beter gezegd: de verslaving aan – druk bezig zijn. En denken dat je daarmee zinvol bezig bent. Dit maakt het lastig om deze gewoonte – want dat is het – te doorbreken. Mensen zijn gewoon verslaafd geraakt aan het reageren op wat voor hun neus staat. Hoe meer brandjes ze geblust hebben op een dag, hoe beter ze zich voelen. Dat zij zelf vaak de veroorzaker van diezelfde brandjes zijn – drie weken geleden lag de vraag voor die offerte, dat document, of dat antwoord er ook al -, gaan ze voor het gemak aan voorbij. Evenals het feit dat dit een bijzonder inefficiënte manier van werken is. Is het niet voor henzelf, dan in ieder geval voor hun omgeving.

De volgende oorzaak is het alleen maar bezig zijn met symptoombestrijding. Als je de hele dag alleen maar bezig bent met brandjes blussen, heb je geen tijd meer over voor brandpreventie. Of zoals een mooie metafoor zegt: dan ben je als een fietser die zo hard naast zijn fiets loopt, dat hij geen tijd heeft om op zijn fiets te springen. Het lastige hiervan is dat de oorzaak van de drukte ook gelijk het gevolg is. Omdat je het zo druk hebt, heb je geen tijd om zaken structureel op te lossen, waardoor je het druk blijft houden. Als je dit patroon niet doorbreekt blijf je het eeuwig druk hebben.

De derde oorzaak is het druk zijn om de echte oorzaak maar niet te hoeven aanpakken. De spreekwoordelijke olifant in de kamer. En als je daar geen tijd voor hebt, dan blijft die olifant gewoon in de kamer staan. Daar kunnen mensen het dan heel druk mee hebben. En erg gelukkig met zichzelf zijn om lastige zaken maar niet te hoeven aanpakken.

Het is een vorm van uitstelgedrag. Omdat de echte oorzaak aanpakken niet leuk is. Omdat je er tegenop ziet. Omdat je het te goed wilt doen. Of omdat je niet weet hoe je het moet oplossen. En uitstelgedrag is – zoals we weten – een gewoontepatroon. En het goede nieuws is dat we gewoontepatronen kunnen doorbreken.

De oplossing

Nu we de oorzaken kennen, ligt de oplossing – zoals zo vaak – voor de hand. Pak de problemen stuk voor stuk aan de stel de juiste prioriteiten daarin. Als je vraagt aan je medewerkers waarom ze het zo druk hebben, volgt er meestal een eenvoudig en voor de hand liggend antwoord. Mensen weten vaak prima wat de oplossing voor hun gedrag is. Daar ligt het niet aan. Ze zijn alleen niet in staat de juiste prioriteiten stellen waardoor ze altijd door de werkelijkheid ingehaald worden. Het is een patroon dat zichzelf in stand houdt en dat lastig te doorbreken is.

Een patroon bestaat altijd uit een trigger, een reactie en een gevolg. Bijvoorbeeld: iemand staat aan je bureau (trigger), je helpt die persoon direct omdat dat voor dat moment het makkelijkste is (reactie), en het werk waarmee je bezig was loopt vertraging op (gevolg). Het lastige daarvan is dat je het alleen maar drukker krijgt, waardoor de neiging om dingen direct af te handelen alleen maar groter wordt. Alles beter dan nóg meer werk op de stapel!

De triggers zullen blijven. Er zullen mensen verschijnen aan je bureau met de vraag kan je even dit, kan je even dat. Dat kun je proberen in te dammen, maar dat gaat je niet verder helpen. Je reactie kun je daarentegen wel degelijk kiezen. En met een feedbackloop (PDCA) is dit dit goed te leren. Leer het patroon te doorbreken. Maak andere keuzes en je zult zien dat door wel aan echte werkt toe te komen je het opeens een stuk minder druk zult hebben. Weg waan van de dag!

Conclusie

De waan van de dag is prima te doorbreken. Maar dat wisten wel al. De kunst is om jezelf te slim af te zijn. Daarom: pas mijn adviezen toe en je zult zien dat je veel strategischer bezig kunt zijn. Doen!

Wil je vaker dit soort artikelen lezen? Laat dan hier je mailadres achter en je ontvangt ongeveer twee keer per maand een nieuw artikel in je mailbox.

Waarom we graag klagen over ICT

Waarom we graag klagen over ICT

Het is weer zover… alweer mailen met de ICT-afdeling
‘’Kun je even langs komen dan kunnen we er naar kijken” is het antwoord.
Ogenschijnlijk een ICT probleem wat door de ICT-afdeling opgelost moet worden, zij beschikken namelijk over de licenties. En toch had dit kleine incident voorkomen kunnen worden op het moment dat de licentie update gewoon was uitgevoerd. Vervelend dat die updates altijd op een moment komen dat het even niet uit komt. Waarom geven we toch altijd ICT de schuld, en waarom klagen we graag over ICT?

ICT problemen komen steeds vaker voor. Er zijn tegenwoordig nog maar weinig meetings waar we met papier onder onze arm de vergaderzaal in stappen. Alles is digitaal, en daarom is de ICT-afdeling geen onbelangrijk onderdeel meer van de bedrijfsvoering. Het vormt tegenwoordig het kloppend hart van het bedrijf. Zonder een goede ICT-afdeling is de kans groot dat je bedrijf al vrij snel stil komt te liggen.

Waarom klagen we dan toch graag over ICT?

Simpel. We hebben ze alleen maar nodig op het moment dat iets niet goed gaat. We kunnen niet inloggen in het systeem, er is een videoconference gepland, maar de benodigde apparatuur werkt niet. Het pasje om het gebouw binnen te komen doet het niet, of als je dan toch eens moet printen verstuurt je laptop het bestand niet naar de printer. Op al deze momenten hebben we iemand van ICT nodig. En laat diegene nou niet altijd beschikbaar zijn om op het moment dat jij ze nodig hebt naar jou toe te komen en je probleem op te lossen.

Daar ga je dus al. De ICT afdeling moet vaak komen op momenten dat het jou uit komt, omdat iets wat jij op dat moment graag verholpen wil hebben verholpen moet worden. Natuurlijk is het dan ook altijd de schuld van de ICT-afdeling. Zij zijn per slot van rekening verantwoordelijk voor het voorkomen van ICT problemen.

Is een ICT probleem altijd te wijten aan de ICT-afdeling?

Om terug te komen op het verlopen van een licentie. Hoeveel waarschuwingen voor het verlopen van de licentie heb je gehad voordat de licentie daadwerkelijk zou verlopen? 

Vaak zijn dat er een paar geweest voordat het programma daadwerkelijk onbruikbaar wordt. Is dit nu nog steeds een ICT probleem, of is het probleem veranderd in een ego probleem? Want, durf jij nog wel toe te geven dat het eigenlijk aan jou ligt, omdat je alle waarschuwingen voor het verlopen van de licentie in de wind hebt geslagen?

ICT problemen zijn vaak een communicatieproblemen

ICT problemen zijn niet altijd problemen die veroorzaakt worden door ICT. Ondanks dat we graag klagen over ICT, is het probleem vaak te wijten aan een gebrek aan communicatie van en naar de ICT-afdeling toe. Zij zorgen ervoor dat werknemers hun werk zo optimaal mogelijk uit kunnen voeren. Problemen komen vaak pas aan het licht op het moment dat de eindgebruiker een probleem ervaart, en wat de grootte van het probleem is. Zo kan een probleem voor de gebruiker een groot probleem zijn, terwijl dit in eerste instantie te verhelpen is door simpelweg een vinkje in of uit te schakelen. 

ICT problemen zijn vaak communicatieproblemen en ontstaan doordat onder andere de ICT-afdeling en de rest van de werkvloer niet dezelfde taal spreken. Op het moment dat dit het geval is, en de eindgebruiker direct zijn of haar beklag doet bij de ICT-afdeling, wordt al snel gedacht dat de schuld altijd bij ICT ligt.

Hoe is dit bij jou in de organisatie? Zijn er veel klachten omtrent ICT, en zijn deze klachten altijd terecht? Als je bij jezelf nagaat, hoe vaak heb jij dan de schuld aan de ICT-afdeling gegeven terwijl het probleem in eerste instantie bij jou lag?

De voordelen van releasematig werken

De voordelen van releasematig werken

Ken je dat? Dat het opleveren van een nieuwe versie van een softwareapplicatie of systeem een hele bevalling kan zijn? Er moet gepland worden, zaken afgestemd en ingepland worden. En dat in een druk schema met andere prioriteiten. En dan blijkt dat een bepaalde periode niet kan omdat er belangrijke dingen voor het bedrijf gepland zijn. Vervolgens schuift de planning en moet je weer om tafel om de hele boel te plannen. Alles weer omgooien en opnieuw plannen, doorspreken en afstemmen. En dit tot wel 3 of 4 keer herhaald.

Hoe zou het zijn als deze problemen tot het verleden behoren? Als je wist wanneer de volgende versie komt, daarvan op aan kunt en dat zelfs van tevoren duidelijk wie wat moet doen? Dat alles op rolletjes loopt en planningen gewoon gehaald worden? Zou dat niet heerlijk zijn?

Het goede nieuws is: het kan gewoon! In dit artikel beschrijf ik de oorzaken van problemen als hierboven, hoe dat op te lossen en hoe je komt tot die ideale situatie zoals hiervoor beschreven.

Goed kunnen plannen

Waarom is het zo moeilijk om tot een goed planning te komen? Daar zijn een aantal oorzaken voor en dat zorgt ervoor dat het probleem vaak niet opgelost wordt. Als je de oorzaken namelijk niet allemaal wegneemt, gaat het niet werken. Er daarmee laat iedereen de wel doorgevoerde oplossingen weer los en gaat over tot de orde van de dag. En dat is zonde!

De eerste oorzaak is dat het plannen van zo’n nieuwe oplevering inderdaad een complex proces is. De wijziging zelf bij ICT is vaak al complex, waardoor er al met veel aspecten rekening moet worden gehouden. Maar daarnaast zijn er buiten ICT vaak veel partijen betrokken waarmee moet worden afgestemd. Ook moeten mensen buiten ICT vaak testen of alles nog functioneert zoals zou moeten en of de nieuwe functionaliteit functioneert conform verwachting.

De volgende oorzaak is dat elke nieuwe oplevering van ICT een creatief proces is. Letterlijk: je creëert iets wat er nog niet was. En creatieve processen zijn vaak lastig te voorspellen.

Daarnaast is het gewoon een project, waarbij er altijd onverwachtse dingen om de hoek komen kijken die de planning door de war gooien.

Tot slot is dit werk niet het enige werk dat op de ICT-afdeling moet worden gedaan. Er komen telefoontjes binnen, mail, vragen van gebruikers die langs lopen, acute storingen, hulpverzoeken van collega’s en dan loopt er vaak nog een ICT-manager of teamleider rond die van alles van diezelfde mensen wil.

Als je bovenstaande leest, is het dan gek dan een oplevering van ICT vaak zo lastig is? Ik denk van niet.

De oplossing

Het goede nieuws is dat de oplossing simpeler is dan vaak wordt gedacht. Die oplossing heet namelijk releasematig werken. Door wijzigingen gelijktijdig en gezamenlijk in een release uit te voeren kan bespaard worden op bouw-, test- en implementatiecapaciteit. Ook worden het aantal keren dat het systeem wordt aangepast beperkt, waardoor een stabielere omgeving ontstaat.

De eerste stap om te komen tot releasematig werk, is gewoon een aantal releases per jaar te plannen. Dan kan bijvoorbeeld 4 keer per jaar, of 2 keer per jaar zijn, of 6. Wat maar bij je past en goed lijkt om mee te starten.

Daarna ga je toewerken naar de eerstvolgende release. Plan hem in zoals je altijd zou doen en zet de activiteiten daarvoor op papier. Haal een vorige planning uit de kast, neem de leerpunten van de vorige keer erin mee en je hebt een prima startpunt voor de planning van de volgende release.

Vervolgens vul je de release met werkzaamheden voor de volgende oplevering. Maak daarbij een prioritering volgens de MoSCoW-methode. Vul maximaal 60% met must haves, minimaal 20% met could haves en ongeveer 20% met should haves. Dan is het een kwestie van plannen. Hoe je komt tot een betrouwbare planning beschrijf ik hier. En als de planning in gevaar komt, laat je de could haves vallen. En als het erg tegen zit – ik houd altijd aan dat 80% van de planningen gehaald moet kunnen worden – laat je ook de should haves vallen. Op die manier weet je zeker dat de belangrijkste prioriteiten altijd gehaald worden.

De voordelen van releasematig werken

1. Allereerst: het niet meer opnieuw hoeven plannen bespaart tijd en inspanning (en dus geld). Het in één keer afstemmen en inplannen van een release is veel efficiënter dan het 3 of 4 keer plannen en/of herplannen van een release. Dat bespaart tijd en energie van iedereen die er bij betrokken is.

2. Doordat je elke keer hetzelfde uitvoert, kun je het in vergaande vorm standaardiseren. Je kunt een draaiboek maken met wie wat wanneer moet doen en die stappen beschrijven in werkinstructies. Door vooraf na te denken over volgorde, stappen, en de beste manier om iets uit te voeren, gaat de kwaliteit enorm omhoog. Zeker omdat het vaker uitgevoerd wordt, loont dat zeer de moeite. Bovendien kun je van elke oplevering te leren en op die manier het plan volledig optimaliseren.

3. Iedereen weet waar hij of zij aan toe is en weet wanneer welke capaciteit voor de volgende release beschikbaar moet zijn. Al ver van te voren. Aan het begin van het jaar. Of zelfs jaren vooraf. Dat geeft duidelijkheid en rust, en levert uiteindelijk veel betere resultaten. De kwaliteit van het opgeleverde werk wordt er echt stukken beter van.

4. Omdat je weet wanneer wat gedaan wordt en de planning al ver van tevoren duidelijk is, kunnen andere werkzaamheden erom heen gepland worden. Daarmee wordt de oplevering van een release minder verstorend voor de omgeving.

5. Omdat wijzigingen gecontroleerd, goed voorbereid en goed getest doorgevoerd worden, leidt releasematig werken tot minder storingen voor je organisatie. En misschien is dat wel de belangrijkste reden waarom je releasematig werken zou moeten invoeren. Want je organisatie heeft er anders zoveel last van.

Conclusie

Het invoeren van releasematig werken heeft vele voordelen en is prima uit te voeren als je weet hoe. Vergelijk het met een achtbaan in een pretpark: op een gegeven moment zijn de karretjes (bijna) vol en is het tijd om te vertrekken. Alle karretjes perse vol krijgen, werkt alleen maar vertragend. De rest komt de volgende ronde.

Begin daarom vandaag nog met de invoering van releasematig werken. het levert je zoveel voordeel op!

Heb je hulp nodig bij het doorvoeren van bovenstaande? Loop je ergens op vast? Loopt het anders dan zou willen? Of heb je het wel vaker geprobeerd, maar lukt het om een of andere manier toch niet om dit van de grond te krijgen? In dat geval kan het handig zijn om een vrijblijvend gesprek bij ons aan te vragen. In een gesprek van een uur kunnen we helder maken wat we voor je kunnen betekenen en hoeveel tijd van ons daar tegenover staat. Doen!