In 8 stappen naar een betere samenwerking met IT

In 8 stappen naar een betere samenwerking met IT

by | dec 4, 2024 | Artikelen

Een betere samenwerking met de IT-afdeling kan bijdragen aan een efficiënter werkproces, snellere probleemoplossing en een groter begrip van elkaars behoeften. Hier zijn enkele belangrijke stappen die je kunt nemen om de samenwerking met IT te verbeteren:

1. Communiceer Duidelijk en Open

  • Stel heldere verwachtingen: Zorg ervoor dat beide partijen weten wat er van elkaar wordt verwacht. IT kan bijvoorbeeld technische ondersteuning bieden, terwijl jouw team misschien vraagt om bepaalde functies of tools die aansluiten bij de bedrijfsdoelen.
  • Gebruik begrijpelijke taal: Vermijd jargon dat alleen voor IT-ers begrijpelijk is. IT-afdelingen kunnen vaak technische termen gebruiken die voor niet-technische medewerkers moeilijk te volgen zijn. Leg technische zaken zo simpel mogelijk uit, zonder belangrijke details over het hoofd te zien.

2. Bouw een Goede Relatie

  • Toon respect voor elkaars werk: Wees je ervan bewust dat IT-specialisten vaak onder druk staan om systemen draaiende te houden en bugs op te lossen. Het waarderen van hun werk kan de samenwerking ten goede komen.
  • Betrek IT vroegtijdig: Betrek IT al in de vroege stadia van projecten. Dit zorgt ervoor dat technische problemen tijdig worden geïdentificeerd en dat er een gezamenlijke visie wordt ontwikkeld.

3. Definieer Gezamenlijke Doelen

  • Werk samen aan de grotere bedrijfsdoelen. Als IT en andere afdelingen dezelfde doelen nastreven, zoals het verbeteren van de klantervaring of het verhogen van de operationele efficiëntie, wordt het makkelijker om effectief samen te werken.

4. Investeer in Opleiding en Kennisdeling

  • Verhoog de technische kennis: Zelfs als je geen IT-achtergrond hebt, kan basiskennis van technologie en IT-processen helpen om beter te communiceren. Vraag om workshops of trainingen om meer te begrijpen over de technische kant van je organisatie.
  • Kennisdeling: IT kan profiteren van het begrijpen van de specifieke behoeften van jouw afdeling, en vice versa. Zorg voor regelmatige meetings om elkaars werk en uitdagingen te begrijpen.

5. Stel Prioriteiten

  • Begrijp de prioriteiten van IT: IT-afdelingen hebben vaak te maken met veel verzoeken en beperkte middelen. Het helpt als je duidelijk maakt wat de hoogste prioriteit heeft, zodat ze hun tijd en energie kunnen richten op de belangrijkste zaken.
  • Wees geduldig, maar proactief: Als er problemen of verzoeken zijn, wees dan geduldig, maar zorg ervoor dat je follow-up doet om te controleren hoe de voortgang is.

6. Gebruik de Juiste Tools

  • Gebruik gezamenlijke projectmanagementtools: Tools zoals Jira, Trello of Asana kunnen de samenwerking verbeteren door taken te organiseren, deadlines vast te stellen en voortgang bij te houden.
  • Zorg voor een goed ticketsysteem: Wanneer je een probleem hebt, gebruik dan een formeel ticketsysteem. Dit helpt IT om prioriteit te geven aan taken en zorgt voor een overzicht van de openstaande issues.

7. Stimuleer Feedback

  • Vraag regelmatig om feedback: Dit kan zowel voor IT als voor jouw team zijn. Het geven en ontvangen van feedback helpt om misverstanden te voorkomen en processen te verbeteren.
  • Vier gezamenlijke successen: Wanneer er een project succesvol wordt afgerond of een probleem wordt opgelost, zorg ervoor dat dit wordt erkend. Dit versterkt de relatie en motiveert om verder samen te werken.

8. Pas Flexibiliteit en Aanpassingsvermogen toe

  • Wees flexibel bij veranderingen: Technologie verandert snel, en wat vandaag werkt, is morgen misschien niet meer relevant. Flexibiliteit in je aanpak en bereidheid om nieuwe oplossingen te omarmen, zorgt ervoor dat je kunt blijven samenwerken en aanpassen aan veranderingen.

Door deze stappen te volgen, kun je niet alleen de samenwerking met IT verbeteren, maar ook zorgen voor een duurzamer en effectiever werkklimaat waarin technologie en bedrijfsbehoeften elkaar aanvullen.

Wil je meer weten over wat Kaderbreed hierin voor je kan beteken? Neem dan contact met ons op. We vertellen je er graag meer over!

Reinout Martens | 06-4304 7976 | info[at]kaderbreed.nl

#samenwerking #digitalisering #informatiemanagement #kaderbreed

Waarom de samenwerking met IT vaak stroef verloopt

Waarom de samenwerking met IT vaak stroef verloopt

by | nov 29, 2024 | Artikelen

De samenwerking tussen IT en andere afdelingen binnen een organisatie kan vaak stroef verlopen om verschillende redenen. Hier zijn enkele veelvoorkomende oorzaken waarom IT en de organisatie als geheel soms slecht samenwerken:

1. Verschillende doelstellingen en prioriteiten

  • IT: De IT-afdeling is vaak gericht op technologische stabiliteit, beveiliging en het onderhouden van systemen. Ze zijn bezig met de lange termijn en zorgen voor een solide infrastructuur.
  • Organisatie: Andere afdelingen zoals marketing, sales of HR hebben vaak kortetermijnprioriteiten die gericht zijn op het behalen van zakelijke resultaten, klanttevredenheid of groei. IT wordt soms als een “hindernis” gezien in plaats van als een strategische partner.

Dit verschil in focus kan leiden tot misverstanden en conflicten over de prioriteit van projecten en de snelheid waarmee deze moeten worden uitgevoerd.

2. Communicatieproblemen

  • Jargon: IT-medewerkers spreken vaak in technische termen die voor niet-technische afdelingen moeilijk te begrijpen zijn. Dit kan leiden tot frustratie bij andere afdelingen die zich niet begrepen voelen.
  • Gebrek aan vertaling: Anderzijds begrijpen IT-professionals soms niet goed de zakelijke doelen en vereisten van andere afdelingen. Dit leidt tot misverstanden over de behoeften van de organisatie en de gewenste resultaten.

3. Beperkingen in middelen en tijd

  • Overbelasting van IT: De IT-afdeling is vaak overbelast met taken zoals systeemonderhoud, updates en het oplossen van technische problemen, wat leidt tot een gebrek aan capaciteit om zich volledig te concentreren op strategische projecten die door andere afdelingen worden voorgesteld.
  • Onrealistische verwachtingen: Andere afdelingen kunnen soms onrealistische verwachtingen hebben over wat IT kan bereiken binnen een bepaald tijdsbestek of met beperkte middelen.

4. Verzet tegen verandering

  • IT en verandering: IT-afdelingen zijn vaak gewend om systemen op een gestructureerde en gecontroleerde manier te beheren, waarbij veranderingen zorgvuldig worden doorgevoerd. Dit kan botsen met de wens van andere afdelingen om snel veranderingen door te voeren, vooral als die veranderingen te maken hebben met klantgerichte technologie of nieuwe tools.
  • Organisatie en verandering: Anderzijds kunnen medewerkers buiten de IT-afdeling weerstand bieden aan nieuwe technologieën of processen omdat ze deze niet goed begrijpen of zich ongemakkelijk voelen bij technologische veranderingen.

5. Beveiliging en compliance

  • Strikte regels en beleid: IT-afdelingen moeten vaak voldoen aan strikte beveiligings- en compliancevereisten, wat soms botst met de wens van andere afdelingen om snel en flexibel te werken. Dit kan leiden tot vertragingen bij het implementeren van nieuwe tools of processen.
  • Beveiliging versus innovatie: Terwijl afdelingen buiten IT vaak innoveren en nieuwe technologieën willen inzetten, kan IT als ‘rem’ fungeren vanwege zorgen over databeveiliging en risico’s, wat kan leiden tot wrijving.

6. Gebrek aan strategische samenwerking

  • IT als kostenpost: In veel organisaties wordt IT gezien als een kostenpost in plaats van een strategische partner die bijdraagt aan de groei en innovatie van de organisatie. Dit zorgt ervoor dat IT vaak wordt benaderd vanuit een “operationeel” perspectief, terwijl de rest van de organisatie IT niet ziet als een hulpmiddel om hun doelen te bereiken.
  • Weinig betrokkenheid van IT bij strategische besluitvorming: Als IT te veel gefocust is op de operationele taken en weinig betrokken is bij de bredere strategische doelstellingen van de organisatie, kan dit leiden tot een disconnect tussen wat de organisatie nodig heeft en wat IT levert.

7. Slechte samenwerkingstools en processen

  • Gebrek aan integratie: In sommige organisaties ontbreekt het aan goede tools en processen die de samenwerking tussen IT en andere afdelingen bevorderen. Dit kan resulteren in inefficiënties, miscommunicatie en trage besluitvorming.
  • Ongedefinieerde rollen en verantwoordelijkheden: Soms is het niet duidelijk wie de uiteindelijke verantwoordelijkheid draagt voor het succes van projecten die meerdere afdelingen omvatten, wat kan leiden tot vingerwijzen en vertragingen.

Oplossingen voor betere samenwerking:

  • Betere communicatie: IT-medewerkers kunnen meer technische termen vertalen naar begrijpelijke taal voor andere afdelingen, en omgekeerd kunnen niet-technische afdelingen de strategische waarde van IT beter leren begrijpen.
  • Gezamenlijke doelstellingen: Het definiëren van gezamenlijke doelen en prioriteiten kan ervoor zorgen dat IT en andere afdelingen samen werken aan het behalen van de bredere bedrijfsdoelen.
  • Regelmatige samenwerking en feedback: Het opzetten van regelmatige communicatiekanalen, bijvoorbeeld door gezamenlijke vergaderingen of stand-ups, kan helpen om de kloof te dichten en ervoor te zorgen dat alle betrokkenen op dezelfde lijn zitten.
  • Wendbaarheid in processen: Meer flexibiliteit in de manier waarop IT-projecten worden uitgevoerd kan helpen om sneller in te spelen op de behoeften van de organisatie.

Door deze barrières te begrijpen en actief aan te pakken, kan de samenwerking tussen IT en de rest van de organisatie aanzienlijk verbeteren, wat uiteindelijk leidt tot betere bedrijfsresultaten.

Wil je meer weten over wat Kaderbreed hierin voor je kan beteken? Neem dan contact met ons op. We vertellen je er graag meer over!

Reinout Martens | 06-4304 7976 | info[at]kaderbreed.nl

#samenwerking #digitalisering #informatiemanagement #kaderbreed

Het luikje bij de chinees

Het luikje bij de chinees

by | apr 3, 2023 | Artikelen

Je kent het vast wel. Je ziet het steeds minder. Maar ik vind het een mooie vergelijking. Het luikje bij de afhaalchinees. De grote vraag is natuurlijk: “Wat gebeurt daar achter dat luikje?”

De  vergelijking met IT werd gebruikt door een architect. Toen hij een analyse van een van onze projecten maakte.

In een vorige post vergeleek ik een IT-team al met de keuken van een restaurant. In deze post kan ik die vergelijking volhouden.

Voor veel organisaties zitten de IT’ers achter dat spreekwoordelijk luikje van de afhaalchinees. Niemand spreekt met ze. Niemand weet wat ze doen. Of weet wat er gebeurt “achter dat luikje”.

Omgekeerd, eerlijk is eerlijk, werken IT’ers het liefst ook gewoon achter de computers. Niet zo gek. Want het is hun werk. Maar toch.

Als de organisatie niet met IT spreekt en IT niet met de organisatie, hoe groot is dan de kans dat die IT’ers iets gaan opleveren wat de organisatie nodig heeft?

IT gaat pas functioneren als het aansluit bij wat een organisatie nodig heeft. Dus als IT’ers begrijpen waarvoor de IT gebruikt gaat worden. Wat belangrijk is.

Dat gaat niet zomaar van vandaag op morgen. Dat moet je organiseren. Je moet organisatie en IT leren hoe ze moeten samenwerken. Hoe ze moeten communiceren.

De keuken moet verder open. Meer communicatie. Net als steeds meer Chinese restaurants in Nederland doen.

Kun je daar wel wat hulp bij gebruiken? Wij leggen graag bloot waar de knelpunten zitten. Tegen verantwoorde kosten. En op de manier die jij wil. Neem contact op!

Met dank aan @Martin Piller voor de vergelijking van het luikje!

Als je niet weet wat de kop van jut is, hoe ga je ‘m dan raken?

Als je niet weet wat de kop van jut is, hoe ga je ‘m dan raken?

by | Jan 20, 2023 | Artikelen

De kop van jut. Het mooie van het apparaat is, dat je direct feedback krijgt over hoe goed je het doet. Het doel is duidelijk.

In mijn werk kom ik veel organisaties tegen, waarbij IT geen idee heeft wat de organisatie van hen verwacht. Niet omdat ze dat niet willen. Maar omdat de organisatie het hen nooit klip en klaar vertelt.

Dat zit zo. IT was vroeger een onbegrijpelijk vak, waar slechts enkele slimme whizzkids verstand van hadden. Die liepen als een soort hogepriesters om de computers heen, die vaak de afmetingen van een hele kamer hadden.

Maar die tijden zijn allang voorbij. De meeste mensen kunnen tegenwoordig een boek bij bol.com bestellen. En elke afdeling heeft mensen die kunnen bedenken hoe IT hun werk makkelijker, beter, slimmer, etc. kan maken. Als je ze zoekt, zal je die echt vinden.

Dus is het wel degelijk mogelijk om een heldere opdracht aan IT te verstrekken. Maar in de praktijk gebeurt dat dus zelden.

En zeg een eerlijk: als je niet weet wat de kop van jut is, hoe groot is de kans dat je ‘m dan gaat raken?

Assumption is the mother of all fuckups

Assumption is the mother of all fuckups

by | mrt 18, 2022 | Artikelen

Assumption is the mother of all fuckups.

Het is een veelgehoorde uitspraak in IT. En terecht, want een misverstand is snel geboren. Als je het verkeerde IP-adres intikt, gaat het gewoon niet werken. Zeker als systemen met elkaar moeten communiceren. Dat weten IT’ers als geen ander. Dat het superbelangrijk is elkaar goed te begrijpen.

Maar hoe zit het bij het begrijpen van een opdracht? Als je aan een taak wil beginnen? In mijn ervaring worden die aangeleerde vaardigheden dan veel minder toegepast. En dat is zonde.

Dat is zonde om twee redenen. Allereerst omdat als de taak dan verkeerd begrepen wordt. Dan heb je zomaar een paar dagen voor niks gewerkt. Of erger. Maar ook omdat de vaardigheden wel degelijk aanwezig zijn. Dit in tegenstelling tot wat vaak beweerd wordt over IT’ers.

Het is nog verrekte lastig om te begrijpen hoe het echt zit. En het liefst willen we gewoon direct aan de slag gaan. Te vaak hoor ik iets als “Afijn, je begrijpt wel wat ik bedoel”.

Daarom hier voor alle project kick-offs, refinements, daily stand-ups, kanbans, etc. Voor alle overleggen waarin een IT’er gevraagd wordt iets te doen: Luisteren, Samenvatten, Doorvragen.

Luisteren, Samenvatten, Doorvragen. Het is een techniek die in zo’n beetje elke communicatietraining zit. En slechts weinigen bezitten de kunst dat echt goed toe te passen. Om echt goed te luisteren.

De basis is simpel:

  1. Luisteren: luister aandachtig wat de ander probeert over te brengen.
  2. Samenvatten: geef in je eigen woorden terug wat de ander volgens jou probeert duidelijk te maken. Eindig met de vraag of je dat goed begrepen/verwoord hebt.
  3. Doorvragen: Luister of het antwoord volmondig “Ja” is. Zo niet: vraag welk gedeelte je gemist hebt, wat eraan ontbreekt, etc.

Het is heel normaal dat je drie pogingen nodig hebt. Voordat je een volmondig ja krijgt. Daar is echt niks mis mee. Zo lastig kan communicatie zijn. En vijf pogingen vraagt best wel moed. Maar is zeker de moeite waard. Soms kost het zelfs acht keer, in mijn ervaring. Maar hoe vaker je moet doorvragen, hoe groter de winst.

Want als je dit echt goed toepast, kom je tot andere resultaten. Want dan gaat het vaak wel in één keer goed. Je loopt misschien wel tegen technische uitdagingen aan, en gekke problemen. Maar je komt na afloop niet met het verkeerde aanzetten.

En dat is pure winst!

#lsd #aannames #communicatie #luisteren #kaderbreed

Waarom is ICT altijd zo moeilijk?

Waarom is ICT altijd zo moeilijk?

by | okt 29, 2021 | Artikelen

Waarom wordt er altijd zo moeilijk gedaan over ICT? Waarom heerst er altijd een vorm van onvrede rondom ICT? Waarom is op de kwaliteit van het geleverde altijd iets aan te merken en nemen de kosten van ICT steeds meer toe?

Het zijn rake vragen, die ik keer op keer hoor bij mijn klanten. En de antwoorden blijven heel vaak uit. Of liever gezegd: de echte antwoorden blijven vaak uit. Want het riedeltje excuus-antwoorden is namelijk iedere keer hetzelfde: ICT is nou eenmaal ingewikkeld, complex, lastig. Het is overal zo, dus zal het wel moeilijk zijn. Ze werken heel hard. Ze doen ongelofelijk hun best. Ik heb er weinig verstand van. ICT’ers zijn schaars. En ga zo maar door.

Terwijl als we eerlijk zijn en de boel nuchter beschouwen, dan weten we dat het ook anders kan. En dat het ook anders moet. ER blijft altijd een zacht stemmetje op achtergrond zeggen dat het allemaal niet zo ingewikkeld hoeft te zijn. Dat we het gewoon ingewikkeld gemaakt hebben, zonder dat dat nodig is.

Maar hoe zijn we dan toch in die ingewikkeldheid beland? Hoe is dat dan zo gekomen? Het is een vraag die in mijn ervaring alleen maar afleid van wat er werkelijk nodig is om dit probleem op te lossen. Want je weet hoe het simpel kan. En als je gewoon in je geheugen graaft, komt dat heus wel terug. Dus ook daar ligt het niet aan.

Durf ik het dan gewoon niet te zeggen? Ligt het gevoelig? Is het cultuur? Waarschijnlijk allemaal waar. Maar ook dat is weer afleiding. Het ligt aan de cultuur! Ik durf het gewoon niet! Het ligt ‘gewoon’ gevoelig! Allemaal donder goede redenen om er helemaal niks aan te doen. Het probleem is en blijft: je kunt er wel iets aan doen.

Maar hoe dan? Nou, gewoon, door terug te gaan naar de basis: Waarom wilden we dit ook alweer? Welk probleem zijn we aan het oplossen? Wat willen we voor elkaar krijgen? En wanneer is goed goed genoeg? Dát zijn de vragen die je helpen om bovenstaande problemen op te lossen.

Is het dan echt zo simpel? Ja en Nee. Dit zijn wel de vragen die ertoe doen. Maar inmiddels is iedereen wel in een patroon (sleur) terechtgekomen waarin het verdomd comfortabel zonder verantwoordelijkheid is geworden. Dus niet iedereen staat te springen om er nu wél iets van te maken. Je krijgt dus te maken met weerstand. En dat moet je als zodanig herkennen en daar de juiste actie tegenover zetten. Anders ga je nat. Maar in basis: ja, zo simpel kan het zijn. Iedereen kan tegenwoordig een boek bij bol.com bestellen. Dus iedereen kan verzinnen hoe ICT zijn of haar werk beter, makkelijker, efficiënter, effectiever, etc. kan maken. Als dat helder is, moet ICT het gewoon gaan maken.

Maar waarom lukt het dan zo vaak niet? Goede vraag. Omdat mensen ICT liever aan ICT’ers laten. En, met alle respect, dan gaat het fout. ICT’ers zijn namelijk graag met techniek bezig. En willen je graag verder helpen met de nieuwste oplossingen. State Of The Art. Sommige managers lopen er zelfs mee te pronken. Maar dan wordt ICT inderdaad ingewikkeld. Wat de meeste ICT-oplossingen hoeven helemaal niet ingewikkeld te worden. En dat moet je dus niet laten gebeuren. Stel de vragen. Welk probleem lossen we op? En is deze oplossing dan het meest passend? Daag ze uit. Blijf kritisch. En neem alleen genoegen met antwoorden die je begrijpt.

Maar Reinout, er is toch vast meer nodig om ICT succesvol te krijgen? Ja, dat klopt. Er is structuur nodig. Er is communicatie nodig. En er is ander gedrag nodig. Zowel door de ICT’ers als door de mensen waarvoor zij ICT maken, leveren, aanpassen en verder ontwikkelen. Maar dat kan je pas goed inrichten, als je eerst met elkaar bepaald hebt wat ICT voor je kan/moe betekenen. Daarna volgt inderdaad nog een flink set met organisatorische punten.

Bij Kaderbreed zijn we echt experts in het stellen van dit soort vragen. Wij kunnen je dus als geen ander helpen met het stellen van de juiste vragen. En de zin van de onzin onderscheiden. Het zal een verademing voor je zijn. Hèhè, eindelijk die ICT weer eens simpel voor me maakt. Die mijn taal spreekt. En mij begrijpt. Iemand die ICT kan uitdagen om de juiste dingen te doen. En mij kan helpen de structuur, organisatie en communicatie op gang te brengen zodat het gaat vliegen.

Dus als je de volgende keer weer eens bij een eindeloos saaie opsomming van technische termen zit, denk dan eens aan ons. Wij kunnen je verlossen van het oeverloos gezever. Van de eindeloze spreadsheets met het zoveelste plan van aanpak. Het gaat je niet helpen. Het levert alleen maar meer ballast op. Waardoor ICT’ers nog minder aan hun werk toekomen. En de mensen die hen moeten voeden met de juiste input. Het is allemaal zo zonde. Zo zonde van het geld, de tijd, de inspanning, de motivatie. En van mensen die hun stinkende best doen. Mensen die iedere keer gefrustreerd raken, omdat de resultaten uitblijven. Omdat de complimenten uitblijven.

Dus pak die telefoon en ga voor die klinkende resultaten. Het kan gewoon! Het kan beter! Het kan goedkoper! ICT kan wel degelijk een succes worden. Dat wil jij toch ook? Daar wil jij toch onderdeel van zijn? Dat wil je toch niet aan je neus voorbij laten gaan?

Dus laat ons je vertellen hoe we je verder kunnen helpen: