7 tips voor effectief online vergaderen

7 tips voor effectief online vergaderen

7 tips voor effectief online vergaderen

De laatste tijd zie ik steeds meer berichten voorbij komen over dat videovergaderen veel energie zuigt. Dat je na een lange dag vergaderen achter de laptop of telefoon écht op bent. Mensen worden er ‘gaar’ van.

Dat videovergaderen veel energie kan vreten klopt, maar heeft naar mijn mening weinig met videovergaderen zelf te maken. Videovergaderen is namelijk niet anders dan normaal vergadeen, behalve dat je het zonder de wat subtielere non-verbale communicatie moet stellen. Ook op kantoor ben je na een lange dag met slecht lopende vergaderingen écht wel op.

En ik ken voorbeelden van online vergaderingen waar ik met meer energie uitkom dan ik erin ga. Bij een werkgroep van het meditatiecentrum waar ik aan verbonden ben, werken we met de IDOARRT-methode. Samen met wat eenvoudige gesprekstechnieken zorgt dit ervoor dat iedereen deze meetings altijd met meer energie verlaat dan waarmee erin gingen. Aan het medium ligt het dus niet.

Laat ik daarom vooral delen hoe het wél kan. Hoe die vergadering je met energie kan opladen, in plaats van laten leeglopen. Want met een paar simpele ingrepen kan elke vergadering – online en offline – een stuk effectiever worden. En daarmee zorgen dat een vergadering energie geeft in plaats van leeg te zuigen. Daarom 7 tips voor effectief online vergaderen.

Tip 1: Maak een rondje doelstellingen

Hoe simpel deze tip ook klinkt, ik maak meer vergaderingen mee waar dit niet gebeurt dan wel. En dat is op zijn minst een gemiste kans. Want het helpt om een gezamenlijke doelstelling te hebben.

Begin de sessie met een introductie waarom je bij elkaar zit. Wat is de bedoeling of het doel van de bijeenkomst? Waarom zitten we bij elkaar? Waarom is het belangrijk?

Maak vervolgens een rondje langs de deelnemers. Vraag te verwoorden waarom zij naar deze meeting gekomen zijn en wat ze aan het eind van de meeting hopen bereikt te hebben. En dat mogen hele platte antwoorden zijn. Bijvoorbeeld omdat het moest van de baas. Dat kan maar beter duidelijk zijn.

In de meeste gevallen zul je verbaasd zijn hoeveel consensus er al bestaat over wat je met elkaar te doen hebt. Dat is fijn om te weten. Maar ook als de doelstellingen (ver) uiteen lopen, is dat handig om te weten. Dan kun je aan het begin keuzes of afspraken daarover maken.

Tip 2: Nodig alleen de juiste mensen uit

Een goede vergadering – online en offline – begint al met de samenstelling van de aanwezigen. Nodig alleen die mensen uit die een relevante bijdrage kunnen leveren. Maar alleen die mensen, en niemand meer. In principe zijn dit alle betrokken personen. Zorg ook dat iedereen die een relevante bijdrage kan leveren aanwezig is, zodat niet later nieuwe informatie tot andere inzichten kan leiden.

Je zult versteld staan hoe soepel een vergadering verloopt als je alleen de juiste mensen uitnodigt (en aanwezig zijn). Alleen dan komt er balans in de vergadering en worden de juiste besluiten genomen!

Tip 3: Doe een check-in rondje

Het lijkt een beetje koetjes-en-kalfjes gedoe en misschien herinnert het je aan je eerste jaren op school: het rondje hoe het met iedereen gaat. Maar het helpt om met elkaar op juiste golflengte te komen. Iedereen is na het rondje ingecheckt op de vergadering. En daarmee is de waslijst aan andere – vaak heel belangrijke – punten waarmee elke deelnemer binnenkomt even op de tweede plaats gekomen. En dat is essentieel om een effectieve meeting te hebben.

Start direct na de de introductie van de vergadering – dus nog voor het vaststellen van de doelstelling met de vraag of iedereen kort in een paar zinnen wil delen wat hem of haar op dit moment bezig houdt. En geeft de ruimte om alleen te delen wat je wilt delen.

Je zult zien dat iedereen twee keer zo betrokken aan de (online) vergadering begint.

Tip 4: Maak regels

Ook al weer zo’n tip die compleet overbodig lijkt, maar o zo zinvol is: maak regels. Het soort regels dat hierbij opgesteld wordt, is niet wereldschokkend. Erg vanzelfsprekend zelfs. Maar de toegevoegde waarde zit ‘m vooral in de basis die wordt gelegd om mensen te mogen bijsturen. Bijvoorbeeld als hun bijdrage niet meer in lijn is met het doel van de vergadering. En daar is iedereen mee gediend, inclusief degene die bijgestuurd wordt! Het gaat erom dat de drempel te verlagen om mensen aan te spreken. Dat het aanspreken van mensen op ineffectief gedrag als een positieve bijdrage wordt gezien, in plaats van dat het persoonlijk opgevat wordt.

Wat voor regels moet je dan aan denken? Hier een lijstje:

  1. Elkaar uit laten spreken
  2. Stay on topic
  3. Microfoon standaard uit, behalve als je wilt praten
  4. Afspraken over gebruik van mobiel/laptop

Tip 5: Spreek een eindtijd af

Waarom zou je een eindtijd met elkaar afspreken? Die staat toch vooraf al vast? Ja en nee. De vooraf vastgestelde eindtijd is ingegeven door de organisator van de vergadering. Dat is heel wat anders dan een eindtijd zie je gezamenlijk afspreekt. Als je gezamenlijk afspraken maakt over de tijd, dan draagt iedereen ook een beetje verantwoordelijkheid voor die tijd. En heb je een basis om elkaar – daar is-ie weer – daarop aan te spreken. En dat draagt weer bij aan de effectiviteit van de vergadering.

Daarom tip 5: Maak afspraken over de benodigde tijd voor de vergadering, de in te lassen pauzes, en hoe laat de vergadering moet eindigen.

Tip 6: Begin op tijd

Dit is een van mijn eigen favorieten. In een ver verleden was ik ook een van de mensen die het niet zo nauw nam met andermans tijd. Tot ik op een gegeven moment onaangenaam geconfronteerd werd met het effect van mijn gedrag op anderen. Sindsdien heb ik een extra goede antenne ontwikkeld voor wat te laat en op tijd komen allemaal voor consequenties heeft. En dat is veel meer dan alleen die luttele minuten die iedereen misschien verliest aan het begin van een vergadering.

Op tijd beginnen geeft een signaal af dat het onderwerp van de vergadering belangrijk is en dat ieders tijd daarin belangrijk is. Tijd is een schaars goed waar zorgvuldig mee omgegaan moet worden. Je geeft een (subtiel) signaal dat een ordentelijk verloop van de vergadering ertoe doet. Dat ieders aanwezigheid ertoe doet. Dat ieders bijdrage ertoe doet. En dat de uitkomst van de vergadering ertoe doet. En al die zaken kunnen wat mij betreft niet vaak genoeg benadrukt worden. De wereld wordt er echt een stuk effectiever door!

Tip 7: Sluit goed af

Als de besluitvorming helder is, kunnen er vervolgafspraken gemaakt worden. Maak een actielijst met wie, watwanneer af heeft, wat daarvoor nodig is (tijd, middelen) en wie dat moet regelen. Heb je iemand nodig buiten de groep? Spreek dan af wie binnen de groep dat regelt. Deze manier van afspraken maken bevat alle elementen van een succesvol team: een heldere doelstelling, open communicatie, gedeeld leiderschap en een prettige sfeer.

Bespreek aan de hand van de actielijst wanneer het zinvol is om weer bij elkaar te komen. En hoe dat geregeld wordt: ter plekke prikken of (actiepunt:) agendaverzoek, secretariaat, datumprikker.

En maak afspraken over de communicatie: wie moet/mag wat met wie communiceren. En hoe wordt dat gecommuniceerd (medium, inhoud boodschap)? Mag alles met iedereen gedeeld worden wat hier besproken is? Maak ook afspraken hoe je onderling communiceert als zaken anders lopen dan gedacht en over hoe de voortgang gemonitord wordt.

Ook dit zijn geen wereldschokkende zaken, maar maken de opvolging van het nakomen van de acties uit de vergadering een stuk eenvoudiger. En daarmee de output van zo’n vergadering effectiever. Want zonder actie geen resultaat en dan had je net zo goed niet kunnen vergaderen. Al was het nog zo’n goede bijeenkomst!

Tot slot

Op deze manier – online of offline – vergaderen geeft vaak een hele andere energie aan een meeting. En aan het team. Het leidt tot gedragen besluiten. Die vertaald zijn in concreet uitvoerbare acties. Je zult zien dat je op deze manier met (veel) meer energie uit een vergadering komt dan je erin ging. En dat is heel goed nieuws!

Reinout Martens

Reinout Martens

Eigenaar en oprichter van Kaderbreed B.V.

Toen Reinout een jaar of 21 was – hij studeerde nog – zat hij op een feestje, waar iemand vertelde dat er een interim manager bij haar bedrijf gestart was. Een botte boer die, zonder rekening te houden met zorgvuldig opgebouwde gewoontes, relaties, werkverhoudingen, etc. overal de bijl inzette en geen rekening leek te houden met wat dat met de mensen deed. Reinouts eerste gedachte was:

“dat kan anders en ik ga dat bewijzen”.

De impact van Corona op de organisatie van je ICT

De impact van Corona op de organisatie van je ICT

De impact van Corona op de organisatie van je ICT

“Collega’s, we merken dat inloggen af en toe moeilijk is. Ook is niet altijd alles even stabiel. Aan Mark hebben we meegegeven om in het kernteam over concrete prioriteitstelling na te denken. Denk tot die tijd ajb na of inloggen noodzakelijk is of dat je op een andere manier je werk kunt doen.”

Zomaar een berichtje over Corona dat in een willekeurige appgroep gedeeld werd. Het is tekenend voor deze tijd. Corona maakt eens te meer onze afhankelijkheid van ICT duidelijk. En nu deze afhankelijkheid zelfs groter is dan ooit tevoren, is het belangrijk dat je beschikt of blijft beschikken over voldoende middelen om via ICT-voorzieningen met elkaar te blijven samenwerken. Alleen op die manier kun je je klanten blijven bedienen op een manier waarop ze klant blijven.

Wat komt daar bij kijken? Wat is handig om te hebben? En hoe krijg je de beschikking over de juiste capaciteit in je werkomgeving en de juiste middelen om samen te werken. Wat heeft Corona voor gevolgen voor de manier waarop je ICT georganiseerd is ? Daarover gaat dit artikel.

Als ik om me heen kijk zie en hoor ik de volgende behoeften aan ICT-middelen:

  1. (met stip): een werkende thuiswerkomgeving met voldoende capaciteit;
  2. een mogelijkheid om met meerdere collega’s te kunnen videobellen en -vergaderen;
  3. een mogelijkheid om in die videoconferencing-oplossing schermen te kunnen delen: een presentatie te geven, samen naar dezelfde Excel kijken, met je muis iets kunnen aanwijzen, live meetikken op het scherm;
  4. een mogelijkheid om in of met dezelfde documenten te kunnen werken.

Hieronder behandel ik elk van deze onderwerpen (nummer 2 en 3 samen) en wat je moet doen om het onderwerp voor elkaar te krijgen.

 

Een werkende thuiswerkomgeving met voldoende capaciteit

Een werkende thuiswerkomgeving. Ik ga er voor het gemak even van uit dat elke organisatie inmiddels over een bepaalde vorm van thuiswerken beschikt. Mocht dat niet het geval zijn: vraag je ICT’ers dat te regelen of huur de noodzakelijk kennis daarvoor in – al zal dat lastig zijn in deze tijd, vermoed ik.

Grootste uitdaging waar je tegenaan kan lopen in deze tijd is de beschikbare capaciteit. Dat wil nog wel eens een probleem zijn. Maar maak je geen zorgen, de gekozen thuiswerkomgeving is vaak niet het probleem. Dat is vaak namelijk geheugenruimte, schijfruimte, processorcapaciteit of bandbreedte of een combinatie van die factoren. En dat is vrij eenvoudig op te lossen door wat te schuiven met applicaties of een stukje hardware bij te plaatsen. Je systeembeheerder weet vast hoe je dat op moet lossen. Dat moeten ze kunnen!

 

Videobellen en -vergaderen (met delen)

Voor het met meerdere personen kunnen vergaderen met behulp van ICT-middelen, bestaan verschillende oplossingen. De meesten zijn gratis te gebruiken en beschikbaar via browser of een veelgebruikte applicatie. Dus meestal beschikken je medewerkers al over de applicatie of de faciliteit die ervoor nodig is. De functionaliteit van deze toepassingen verschilt niet veel, dus daar zou ik me niet zoveel zorgen over maken. Veel belangrijker is dat je medewerkers ermee kunnen werken. Dus ik zou de selectie vooral laten afhangen van hoe bekend je medewerkers al zijn met de verschillende toepassingen en van de stappen die ze moeten zetten om de functionaliteit effectief te gebruiken.

Een greep uit de oplossingen met mijn persoonlijke ervaring erbij:

  • WhatsApp videobellen. Mijn persoonlijke favoriet. Want vrijwel iedereen heeft er de beschikking over en je hebt het zo uitgelegd. Ook met meerdere personen tegelijk werkt gewoon goed, zolang je wifi of dataverbinding het maar toelaat. Enige nadeel is dat maximaal vier deelnemers tegelijk met elkaar kunnen videobellen;
  • Microsoft Teams. Een tot nu toe nog redelijk onbekende oplossing. Maar Microsoft heeft echt werk gemaakt van deze oplossing. Schermen delen, documenten delen, een presentatie geven, met de muis iets aanwijzen. Het kan allemaal. Een topper!
  • ZoomIs in de afgelopen weken uitgegroeid tot een van de populairste app voor videoconferenties. Je hebt alleen een url nodig, het is gratis en je kunt een onbeperkt aantal gesprekken per dag voeren. Alleen als je meer dan 3 deelnemers hebt, is het gesprek bepert tot 40 minuten per gesprek. De privacy-reputatie van het bedrijf is alleen niet zo goed. 
  • Facetime. Vergelijkbaar met WhatsApp, maar dan moet iedereen een over Apple-apparaat beschikken;
  • Google Hangouts. Waarschijnlijk bij meer mensen bekend dan Teams, maar werkt in mijn optiek iets minder goed . Het wil nog wel eens verwarring geven onder welk account je ingelogd bent en dan komen mensen niet “in de call”. Ook het delen van documenten gaat iets omslachtiger. En de benodigde bandbreedte wil nog wel eens een probleem zijn. Maar verder werkt het probleemloos;
  • Skype. Als mensen bekend zijn met Skype biedt dit een vergelijkbare ervaring als Teams. Je moet alleen wel de app(licatie) installeren en flink wat handelingen verrichten om het werkend te krijgen. Er kunnen maximaal 25 deelnemers een Skype-gesprek met elkaar hebben;
  • Skype for Business. Meestal geïnstalleerd in werkomgevingen. Het lastige daarbij is dat het gebruik van de camera vaak niet is toegestaan en videobellen daardoor niet mogelijk is. Ook de hoeveelheid data die over lijn in de thuiswerkomgeving moet, wil nog wel eens een probleem zijn. Minder geschikt, maar dat kan persoonlijk zijn.

 

In of met dezelfde documenten werken

Voor het werken in of met dezelfde documenten bestaan verschillende oplossingen. Ook hier weer een greep uit de oplossingen die zoal beschikbaar zijn:

  • Je eigen thuiswerkomgeving met de gedeelde schijf. Hoewel het volgens experts inmiddels een achterhaalde manier van werken is, is het wel de manier waar de meeste mensen bekend mee zijn. En daardoor de snelste weg naar samenwerking op afstand. Het werken met de meest recente versie wordt ermee getackeld en met de wijzigingen bijhouden functie van Word – of een andere office(achtige) applicatie – is duidelijk wie welke wijziging heeft doorgevoerd;
  • Google Drive. Vrijwel iedereen beschikt tegenwoordig over een Google-account. En daarmee over Google Drive. De kracht van Google Drive zit hem niet in de Dropbox-achtige functionaliteit – daar zijn betere toepassingen van, zoals, eh, Dropbox. Het sterke punt zit in de koppeling met Google Docs (Documenten, Spreadsheets en Presentaties). Met die applicaties kun je samen in hetzelfde documenten werken en zien wie wie welke wijziging heeft doorgevoerd. Ook is een eindeloos archief met vorige versies beschikbaar, zodat werk (vrijwel) nooit verloren gaat. Een aanrader!
  • Dropbox. Minder functionaliteit als Google Drive of de thuiswerkomgeving, maar ook hiermee kun je makkelijk documenten delen. Een beetje afhankelijk van hoe behendig en/of bekend je ermee bent. Ik ben zelf een groot fan van de desktopapplicatie omdat die alles automatisch synchroniseert met mijn laptop. Dan beschik ik altijd over de meest recente versie. Dat kan ook met alleen de web-omgeving, maar dan moet je de bestanden up- en downloaden en dat is net wat te omslachtig om lekker te werken. Ook moet je dan zelf je versiebeheer regelen, en dat gaat niet altijd goed. Voor minder behendige mensen kun je een link naar het document mailen, waarmee ze in ieder geval altijd over de meest recente versie beschikken. Nog altijd beter dan heen en weer mailen, mijn laatste optie;
  • Heen en weer mailen. Ik noem hem toch even. Als al het bovenstaande niet tot de mogelijkheden behoort, kan je nog altijd terugvallen op mail. Gecombineerd met de juiste werkwijze – die iedereen inmiddels door schade en schande wel geleerd heeft – is het nog steeds een werkbaar alternatief.

 

Conclusie

De mogelijkheden voor thuiswerken zijn tegenwoordig voor iedereen binnen handbereik. en met flink wat pragmatiek binnen korte tijd te realiseren. De techniek beperkt ons in ieder geval niet in het kunnen samenwerken op afstand. Ik zou zeggen ga er vooral mee aan de slag.

En ik voorspel: een van de weinige voordelen van Corona achteraf, is dat iedereen heeft leren samenwerken op afstand. Afstand zal dus veel minder een belemmering zijn om wel effectief met elkaar samen te werken. Daar hoop ik in ieder geval wel op!

Reinout Martens

Reinout Martens

Eigenaar en oprichter van Kaderbreed B.V.

Toen Reinout een jaar of 21 was – hij studeerde nog – zat hij op een feestje, waar iemand vertelde dat er een interim manager bij haar bedrijf gestart was. Een botte boer die, zonder rekening te houden met zorgvuldig opgebouwde gewoontes, relaties, werkverhoudingen, etc. overal de bijl inzette en geen rekening leek te houden met wat dat met de mensen deed. Reinouts eerste gedachte was:

“dat kan anders en ik ga dat bewijzen”.

Een ongeluk komt nooit alleen

Een ongeluk komt nooit alleen

Een ongeluk komt nooit alleen

Op dinsdag 9 mei 2016 had Salesforce last van een verstoring van hun dienstverlening via internet. Salesforce is een bedrijf dat levert software levert om verkoop, relatiebeheer en/of marketing mee uit te voeren. Hun software wordt gebruikt door meer dan 2 miljoen mensen. En op het datacenter van Salesforce in Washington D.C. was een stroomstoring. Waardoor klanten die op dat datacenter zaten geen toegang hadden tot de dienstverlening.

Het probleem werd veroorzaakt door een defecte stroomonderbreker, maar omdat meerdere dubbele voedingssystemen niet waren ingeschakeld, viel vervolgens het hele computersysteem uit. Hierop verhuisde men de dienstverlening naar het datacenter in Chicago en na bijna 2 uur leek de dienstverlening weer hersteld. Helaas waren er fouten in de database waren ontstaan, die ook nog gerepliceerd waren naar de stand-by database. En daarvan de back-up niet goed gegaan, waarmee er geen back-up met meest recente klantdata meer was. Alle pogingen om de laatste versie te herstellen mislukten, dus werd teruggegaan naar de back-up van de vorige dag ervoor. Wel konden alle wijzigingen opnieuw uitgevoerd worden, maar dat bleek niet samen te gaan met de belasting van de servers die dag – ook omdat klanten achterstallig werk wilden inhalen. Dus werd een deel van de functionaliteit uitgeschakeld. Uiteindelijk was na zes dagen alle dienstverlening weer terug op het gewenste niveau.

Dit artikel gaat over storingen in professionele (lees: zakelijke) omgevingen. Over de wet van Murphy. Want in onze ervaring komt een storing daar nooit alleen. En wij vinden dat veel professionele ICT-organisaties laten daar heel veel punten liggen. Want als een ongeluk nooit alleen komt, kan er van elke storing enorm veel geleerd worden. En dat laten veel organisaties liggen.

Waarom een ongeluk nooit alleen komt

De vraag dringt zich op waarom een ongeluk dan nooit alleen komt in professionele ICT-organisaties. Dat komt omdat ICT-organisaties zich wapenen tegen verstoringen. Belangrijke systemen wordt vaak dubbel uitgevoerd. Schijven van individuele servers zijn vaak al dubbel uitgevoerd. Net als voedingen. Er is een back-up oplossing actief. Er is een pieper-systeem geïnstalleerd waarmee storingen nog voordat gebruikers er iets van merken, gedetecteerd worden. Er zijn dus meerdere vangnetten actief om problemen in de operationele systemen te voorkomen.

Dus als er een grote(re) verstoring optreedt, hebben meerdere van deze vangnetten niet gefunctioneerd. Een harde schijf stond al langere ongemerkt in storing. Een voeding was al langere tijd stuk. Het back-up systeem was wel actief, maar is sinds een laatste wijziging niet meer getest. Het pieper-systeem werkt prima voor alle gewone oplossingen, maar niet voor dit broodje speciaal. En natuurlijk vindt deze storing precies plaats in de drukste periode van het jaar, waar het systeem net niet op berekend was.

Zo zie je: een ongeluk komt nooit alleen.

Waarom ICT-organisaties niet leren van verstoringen

De wet van Murphy is keihard van toepassing in professionele ICT-organisaties. Ook al zijn er nog zoveel vangnetten, er gaat altijd wel ergens iets mis, waardoor die verstoring toch optreedt.

Het goede nieuws is: er zijn vaak heel veel leerpunten te halen uit één enkele verstoring. Het slechte nieuws: vaak beperken ICT- organisaties zich tot een paar (niet al te diepgaande) leerpunten per verstoring. Hoe dat kan? Daar zijn meerdere oorzaken voor.

Allereerst wordt er in de ICT voor het leren van verstoringen een term gebruikt, die naar onze mening de lading niet goed dekt: root cause analysis. Dit suggereert dat er maar één oorzaak aangepakt hoeft te worden. Vaak komt er uit de root cause analysis een externe oorzaak die niet of slecht te beïnvloeden is: een leverancier die iets niet goed heeft gedaan, een stroomstoring, een verbinding die uitviel, etc. Dat daarmee de rest van het systeem als dominostenen omviel, wordt gemakshalve vergeten. Daarom spreken we liever van een grondige evaluatie in plaats van een cause analysis.

Ook worden naar onze mening evaluaties niet goed uitgevoerd. Er wordt te smal en te oppervlakkig geëvalueerd.
Te smal omdat men zich vaak beperkt tot de gebieden waar men zelf (het meeste) invloed op heeft. Terwijl andere afdelingen vaak een belangrijke oorzaak zijn van de problemen. Een softwareontwikkelaar die iets ongetest in de operationele omgeving zet bijvoorbeeld.
Te oppervlakkig omdat er vaak niet doorgevraagd wordt: Waarom raakte die server overbelast? Waarom wordt er niet getest? Waarom is die defecte schijf niet eerder opgemerkt? Hoe kunnen we dat voorkomen? Wat kunnen we ervan leren? Hierdoor wordt een heel potentieel leerpunten vaak misgelopen.

Tot slot worden de leerpunten die wel boven gehaald worden vaak niet goed opgevolgd. De punten worden wel ergens op een lijstje gezet, maar vervolgens door de waan van de dag overspoeld. En uiteindelijk nooit opgelost. Totdat de volgende verstoring optreed en men zich afvraagt waarom telkens weer dezelfde (soort) storing optreedt.

Hoe een goede evaluatie te organiseren

Hoe een goede evaluatie te organiseren heb ik uitgebreid beschreven in een ander artikel. Ik zal me hier beperken tot de hoofdpunten. Een goede evaluatie laat zich namelijk raden aan de hand van wat ik hierboven beschreven heb: breed genoeg en diep genoeg, en de leerpunten goed opvolgen.

Een evaluatie maak je breed doe je door de juiste mensen uit te nodigen. Dit betekent iedereen die verantwoordelijk is voor een onderdeel dat een aandeel heeft gehad in de verstoring. Ja, ook je leveranciers horen daarbij. En goede vertegenwoordigers van degenen die last hebben gehad van de verstoring. Of daar last van hadden kunnen hebben. Neem in de doelstelling van bijeenkomst op dat je zoveel mogelijk oorzaken wil wegnemen. En communiceer deze doelstelling aan het begin aan alle aanwezigen.

Een evaluatie maak je diep door dóór te vragen. De 5x waarom-methode is daar een goed middel voor. Door iedere keer de waarom-vraag te stellen op het antwoord van de vorige waarom-vraag kom je achter diepere oorzaken van verstoringen:

  • Waarom is de server overbelast geraakt? → Vanwege een nieuwe module die gisteren geïnstalleerd is.
  • Waarom veroorzaakt een nieuwe module een overbelasting? → Vanwege een programmeerfout in die module.
  • Waarom zitten er programmeerfouten in nieuwe modules? → Omdat ze niet goed getest worden.
  • Waarom worden nieuwe modules niet getest? → Omdat load- en stresstesten niet verplicht zijn voor nieuwe modules.
  • Waarom zijn load- en stresstesten niet verplicht voor nieuwe modules? → Omdat de load- en stresstesten niet makkelijk uit te voeren zijn voor ontwikkelaars.
  • etc.

Conclusie

De conclusie laat zich raden: ook al komt een ongeluk nooit alleen en lijkt de wet van Murphy van toepassing, het goede nieuws is: met één (simpele) verstoring kun je vaak een enorme slag slaan in de stabiliteit van je ICT-systemen. Je hoeft er alleen een grondige evaluatie voor uit te voeren en de leerpunten eruit goed op te volgen. In onze ervaring komen de meeste organisaties binnen vijf grondig uitgevoerde evaluaties naar de gewenste stabiliteit en performance van hun ICT-omgeving. Helaas laten de meeste organisaties deze enorme kans gewoon liggen. En dat vinden wij dood- en doodzonde.

Reinout Martens

Reinout Martens

Eigenaar en oprichter van Kaderbreed B.V.

Toen Reinout een jaar of 21 was – hij studeerde nog – zat hij op een feestje, waar iemand vertelde dat er een interim manager bij haar bedrijf gestart was. Een botte boer die, zonder rekening te houden met zorgvuldig opgebouwde gewoontes, relaties, werkverhoudingen, etc. overal de bijl inzette en geen rekening leek te houden met wat dat met de mensen deed. Reinouts eerste gedachte was:

“dat kan anders en ik ga dat bewijzen”.

Stappenplan voor het bespreekbaar maken van ICT-knelpunten bij het MT

Stappenplan voor het bespreekbaar maken van ICT-knelpunten bij het MT

Stappenplan voor het bespreekbaar maken van ICT knelpunten

Het was een doodnormaal bedrijf met een doodnormale ICT-afdeling. En ook het functioneren van ICT-afdeling leek niet af te wijken: binnen elk bedrijf wordt wel geklaagd over het functioneren van de ICT-afdeling. Maar die zaten al die operationele verstoringen, het voortdurend missen van deadlines, lange doorlooptijden van meldingen en vooral de schouderophalende en bureaucratische reacties van de ICT’ers zelf een aantal mensen flink dwars.

Maar wat doe je dan? Hoe maak je iets bespreekbaar wat niet lijkt af te wijken van de standaard en waar je geen verstand hebt? En – vooral – waar je niet over gaat? 

Hoe zorg je er nou voor dat die voor jou zichtbare ICT-knelpunten daadwerkelijk op de agenda komen van de mensen die er iets aan kunnen doen? Dat je morgen, volgende week, volgende maand of over 6 maanden veel minder tot geen last meer hebt van die haperende ICT-systemen? Daarover gaat dit document

Dit document is geschreven voor iedereen die last heeft van haperende ICT-systemen en/of -afdelingen. Medewerkers, teamleiders, managers, eigenlijk iedereen die niet op een ICT-afdeling werkt. En zelfs mensen die wel op een ICT-afdeling werken, de knelpunten heel duidelijk zien, maar het gevoel hebben dat hun pogingen om het bespreekbaar te maken geen effect hebben.

NB: Voor mensen die er wél iets aan kunnen doen hebben we een ander document geschreven: een stappenplan om de knelpunten stuk voor stuk op te lossen. 

Het document is geschreven in de vorm van een stappenplan. Als je het document stap voor stap volgt, zul je zien dat er opeens wel naar je geluisterd wordt. Dat leidinggevenden opeens wel oog hebben voor de dagelijkse frustraties. En dat de knelpunten ineens wel op de agenda van het MT komen te staan.

Reinout Martens

Reinout Martens

Eigenaar en oprichter van Kaderbreed B.V.

Toen Reinout een jaar of 21 was – hij studeerde nog – zat hij op een feestje, waar iemand vertelde dat er een interim manager bij haar bedrijf gestart was. Een botte boer die, zonder rekening te houden met zorgvuldig opgebouwde gewoontes, relaties, werkverhoudingen, etc. overal de bijl inzette en geen rekening leek te houden met wat dat met de mensen deed. Reinouts eerste gedachte was:

“dat kan anders en ik ga dat bewijzen”.

Betere ICT? Je Finance Manager is de sleutel!

Betere ICT? Je Finance Manager is de sleutel!

Betere ICT? Je Finance manager is de sleutel

Elke MKB’er of organisatie heeft er een, iemand die over de portemonnee gaat binnen het bedrijf. De Finance Manager heeft een belangrijke rol binnen de organisatie, hij of zij is namelijk verantwoordelijk voor het varen van de juiste koers. Moeten investeringen wel of niet gedaan worden, zijn de maand-, of kwartaalrapportages positief en zijn alle betalingen netjes op tijd gedaan? Kortom iemand die veel controle heeft over de liquide middelen. Iemand die dol is op structuur, ervoor zorgt dat aan het einde van de maand alle werknemers op tijd zijn voorzien van hun salaris. En voor jou de (wo)man to catch in de stap naar een betere ICT!

Waarom is nou juist deze persoon zo belangrijk voor de ICT-afdeling?

Het antwoord op deze vraag is simpel. De Finance Manager binnen het MKB en grotere organisaties heeft vaak ook ICT binnen zijn of haar portefeuille. Dit wil zeggen dat hij of zij verantwoordelijk is voor het aansturen van de ICT-manager en tevens het laatste woord heeft als het gaat om de aanschaf van ICT-systemen. Met enige kennis van ICT en hoe deze afdeling is georganiseerd is het juist deze persoon die ervoor kan zorgen dat ICT-kwesties zowel naar boven als naar beneden in de organisatie kunnen worden doorgespeeld.

Hoe vaak maak je het wel niet mee dat je weer eens 10 minuten moet wachten op het openen van een spreadsheet. Dat je pc of laptop problemen heeft met de toegang tot het netwerk en je daardoor dagelijks een half uur van je dag kwijt bent aan bellen/mailen met support. Kortom er zijn vele mogelijkheden waardoor het werk in de operatie belemmerd wordt en wat veelvuldig voorkomt. 

De changemaker

Het is je wellicht niet altijd opgevallen, maar de Finance Manager heeft een sterke positie binnen het MT en vaak korte lijnen met de directeur of CEO. Hij of zij kan hierbij, naast de dagelijkse finance taken, ook raadgevend optreden bij grote investeringen, overnames en ga zo maar door.

Tevens is deze persoon afhankelijk van de ICT systemen op de werkvloer. Data ophalen gaat vaak nog altijd via de oude systemen en dus behoort het laden van excel sheets ook voor deze Finance Manager tot de orde van de dag. Dit betekent dat de problemen die jij met ICT ervaart, ook op zijn bord terecht komenVoeg daar de geluiden aan toe van ontevreden personeel als het aankomt op ICT en je hebt de juiste persoon te pakken om de kracht van ICT te versterken binnen de organisatie.

Ondanks dat je voor dit soort problemen de schuld afschuift op de ICT-afdeling, is dit lang niet altijd waar de oorzaak van het probleem zich bevindt. In tegendeel, de meeste ICT’ers ontbreekt het aan uitdaging omdat er niet voldoende middelen worden vrijgemaakt om deze afdeling naar behoren te kunnen laten presteren.

Bruggen slaan

Er is niks zo dodelijk voor een organisatie als een ICT-afdeling die haar werk niet kan doen. Het barst van het talent binnen deze groep. En vaak is het de organisatie die niet exact begrijpt wat deze afdeling nou precies doet. Men spreekt de ICT taal niet, en daardoor ontstaat er ruis op de lijn. Want, wat is het nou dat de ICT-afdeling zou moeten doen?
Niemand kan daar echt het antwoord op geven behalve de ICT-afdeling zelf. Zij weten immers hoe de organisatie optimaal zou kunnen presteren! Het is zonde om deze kracht verloren te laten gaan en ICT-ers binnen de organisatie zonder uitdaging te laten zitten.

Mocht jij binnen het bedrijf of de organisatie waar jij werkzaam bent nou tegen problemen aanlopen waarvan jij denkt dat ze met ICT te maken hebben? Dan is het volgende misschien dé sleutel die ervoor zorgt dat deze problemen worden omgezet in krachten.

Jij bent vast niet de enige persoon die dit probleem ervaart. Vind de mensen die hetzelfde geluid laten horen en vorm een collectief! Stap met dit collectief richting de Finance Manager en druk je ongenoegen uit over de tijd die je dagelijks kwijt bent aan de meest eenvoudige taken, en wat jij nodig hebt om ervoor te zorgen dat deze ongemakken tot het verleden behoren. Als het goed is zou de Finance Manager ICT in de boardroom moeten krijgen en daarmee voldoende draagvlak moeten creëren om ervoor te zorgen dat er verandering komt binnen de organisatie.

Reinout Martens

Reinout Martens

Eigenaar en oprichter van Kaderbreed B.V.

Toen Reinout een jaar of 21 was – hij studeerde nog – zat hij op een feestje, waar iemand vertelde dat er een interim manager bij haar bedrijf gestart was. Een botte boer die, zonder rekening te houden met zorgvuldig opgebouwde gewoontes, relaties, werkverhoudingen, etc. overal de bijl inzette en geen rekening leek te houden met wat dat met de mensen deed. Reinouts eerste gedachte was:

“dat kan anders en ik ga dat bewijzen”.

Extern ICT advies: wat zijn de voordelen?

Extern ICT advies: wat zijn de voordelen?

Extern ICT advies, wat zijn de voordelen?

Het inwinnen van extern ICT advies is niet altijd een makkelijke keuze om te maken. Zeker niet als je niet het laatste woord hebt, of de financiële afdeling niet mee krijgt in jouw verhaal. ”We hebben de kennis al in huis” aldus het management. Tóch is het vaak niet onverstandig om ICT (al dan niet tijdelijk) uit te besteden, en dit is waarom.

Met het inwinnen van extern ICT advies haal je namelijk een frisse kijk in huis. Iemand, of een team van professionals die met een nieuwe blik naar een bepaald probleem kunnen kijken. Ken je dat, dat je begint aan een voorstel maar er geen woord op papier komt? Dat je je sleutels aan het zoeken bent, terwijl je je sleutelbos gewoon in je handen hebt. Een ICT probleem is soms niet veel anders. Het antwoord is binnen handbereik, en toch zie je het niet.

Wanneer haal je externe kennis in huis?

Vaak wordt er geopperd dat een ICT-probleem aan het systeem ligt, en dat er maar geld gestoken moet worden in een nieuw en beter systeem. Op het moment er geroepen wordt dat er een nieuw systeem moet komen, is het vaak een goed idee om na te gaan of het wel echt aan het systeem ligt.
Veranderen van systeem is namelijk geen structurele oplossing. Het is een tijdelijke oplossing, wachtend tot er weer iemand roept dat het aan het nieuwe systeem ligt.

Worden planningen telkens niet gehaald, en ben je voor ieder project meer tijd kwijt dan nodig? Ook dan is het een goed idee om externe kennis in huis te halen. Vaak is het een kwestie van processen nalopen en het doen van interviews. In negen van de tien gevallen zul je zien dat processen te veel tijd in beslag nemen. Het optimaliseren van processen en efficiënt inrichten geeft meer tijd en rust op de lange termijn.

Als je in een projectteam van zes personen een vraag stelt en je krijgt vier verschillende antwoorden, is er misschien iets aan de hand in de communicatie. ICT-problemen zijn vaak te wijten aan een gebrek aan communicatie. Niet iedereen spreekt dezelfde taal, en daarmee bedoelen we natuurlijk dat niet iedereen ICT taal spreekt.

Wat zijn de voordelen van extern ICT advies?

De voordelen van het uitbesteden van ICT zijn eigenlijk vrij voor de hand liggend.

  • Je haalt een objectieve en frisse blik in huis
  • Een ICT Consultant weet de vinger op de zere plek te leggen
  • Je weet als organisatie gelijk waar je staat en wat er moet veranderen
  • Het scheelt je een hoop tijd
  • Het levert je geld op op de lange termijn
  • Jij en je werknemers krijgen weer zin om aan de slag te gaan met een project
  • Een goed resultaat leidt tot een positieve omgeving op de werkvloer

Ben jij dus van mening dat je op dit moment vastzit in een project?
Of zou je graag eens een consultant mee willen laten kijken in het verbeteren van de ICT-processen binnen jouw organisatie? Neem dan HIER contact op om de mogelijkheden te bespreken.

Reinout Martens

Reinout Martens

Eigenaar en oprichter van Kaderbreed B.V.

Toen Reinout een jaar of 21 was – hij studeerde nog – zat hij op een feestje, waar iemand vertelde dat er een interim manager bij haar bedrijf gestart was. Een botte boer die, zonder rekening te houden met zorgvuldig opgebouwde gewoontes, relaties, werkverhoudingen, etc. overal de bijl inzette en geen rekening leek te houden met wat dat met de mensen deed. Reinouts eerste gedachte was:

“dat kan anders en ik ga dat bewijzen”.