fbpx
023 73 70 170 info@kaderbreed.nl
Leestijd: 3 minuten

Hoe belangrijk is ICT? Nou van uiterst belang als je het mij vraagt. Een afdeling die veelal onder druk staat. Veel businessmanagers herkennen vast wel: de Afdeling Nee. Oftewel: de ICT-afdeling.  ‘Koning’ van de Nee. Kun je even een account aanmaken? “Nee!” Heb je al tijd gehad om naar mijn verzoek te kijken? “Nee!” Is het project al af? “Nee, natuurlijk niet!” Ik vraag me dan altijd af: hoe heeft dit zo kunnen ontstaan? En vooral: hoe komen we er weer vanaf? In dit artikel probeer ik antwoord te geven op die vragen.

Het klinkt misschien wat ongeloofwaardig, maar de Afdeling Nee is ontstaan uit een simpel capaciteitsgebrek. Dat gaat ongeveer zo: iedereen werkt hard aan alles wat er binnenkomt en op alle verzoeken wordt vanuit een helpende instelling gewoon “Ja” gezegd.

Eigen werk raakt steeds meer op de achtergrond en preventief onderhoud, verbeteringen en administratie op orde brengen raken uit zicht. Op een gegeven moment raakt men achter op de planning. Dit brengt nog meer werk met zich mee: hoe staat het met die-en-die aanvraag; kun je even dit-of-dat – dit moet nu echt! En de tijd ontbreekt om na te denken hoe uit deze vicieuze cirkel te komen.

Doordat de druk steeds verder toeneemt, wordt men immuun voor alle klachten. We doen toch zo hard ons best? Zo krijgt de ICT-manager steeds meer het idee dat hij er alleen voor staat. Hij krijgt geen extra mensen erbij en het werk moet wel gedaan worden. Dus om antwoord te geven op de vraag: Hoe belangrijk is ICT? In de afgelopen jaren is ICT alleen maar belangrijker geworden! Dan is de cirkel rond: klachten komen steeds minder door, en signalen dat het echt anders moet, bereiken de ICT-manager niet meer. Het is zoals het is, en zo zal het altijd wel blijven!

Focus, structuur en communicatie

Nu we weten hoe het ontstaan is blijft er een nog belangrijkere vraag over: hoe komen we ervan af? Meer capaciteit is gevoelsmatig niet de oplossing, maar lijkt wel de meest voor de hand liggende. Prioriteiten stellen levert alleen maar minder output op, en is dus ook niet wenselijk. Maar wat dan wel? Mijn antwoord luidt zoals altijd: focus, structuur en communicatie.

Focus

op de juiste dingen, stel prioriteiten en kies er dus bewust voor om een aantal dingen niet te doen. Maak een lijst van top 10 doelstellingen waarmee de ICT-afdeling al een stuk beter zou functioneren dan nu. Dat zijn dan de prioriteiten. En doe hetzelfde met de lange lijst met projecten. Maak keuzes om ruimte te maken voor verbeteringen, zodat er in de toekomst meer af kan komen. Vergelijk het met de man die heel hard naast zijn fiets loopt omdat hij geen tijd heeft om op zijn fiets te springen. Zorg dat er ruimte komt voor verbeteringen.

Structuur

Door gelijksoortige werkzaamheden te bundelen en vooral niet met elkaar te mengen kunnen een aantal dingen tegelijk gebeuren: er kan aparte sturing op plaatsvinden, werkzaamheden worden niet onderbroken – waardoor je weer opnieuw moet beginnen – en knelpunten in de afhandeling van dat soort werkzaamheden worden sneller duidelijk. De kluwen wordt langzaam ontward.

Communicatie

is de sleutel tot de zichtbare verbeteringen. Als de ICT-afdeling weer gaat communiceren met de rest van de organisatie over de zaken die er werkelijk toe doen (vanwege de focus) en ziet dat knelpunten daadwerkelijk op gelost kunnen worden (vanuit de structuur), dan gaat de ICT-afdeling steeds beter doen wat de organisatie ervan verwacht. Zo wordt het huidige rapportcijfer in 6 tot 12 maanden weer een 7 of hoger!!!

Hoe belangrijk is ICT in jouw organisatie, en welk cijfer geef jij het op dit moment?

Wil je vaker dit soort artikelen lezen? Schrijf je dan hier in en ontvang maximaal eens per twee weken een nieuw artikel in de mailbox.

In 10 stappen naar een gezonde
ICT-Organisatie!

Vul hieronder je e-mail adres in en je ontvangt binnen enkele minuten jouw exemplaar!

GDPR Consent

Gelukt! Je ontvangt binnen enkele minuten jouw exemplaar in je inbox.

Share This