Meer focus, structuur en communicatie

Het staat al jaren in mijn uitingen: focus, structuur en communicatie zijn heel vaak de fundamenten van mijn oplossing bij teams, waarvan de buitenwereld vindt dat ze niet leveren. In dit artikel leg ik uit waarom deze strategie zo succesvol is. Van elk onderdeel licht ik toe wat hun functie is en vervolgens leg ik uit waarom ze samen zo krachtig zijn.

Focus

Focus, het is in de hele organisatie belangrijk, van de dagelijkse werkzaamheden tot meetings. Het is eigenlijk heel logisch. Door keuzes te maken krijgt een (beperkt) aantal onderwerpen meer aandacht. En alles wat je aandacht geeft groeit. Focus geeft kracht, richting en resultaten. Uiteraard kies je dan ook om een aantal zaken niet te doen. Dat is ook logisch. Maar dáár zit vaak de moeilijkheid. Want het komt nogal eens voor (niet in jouw organisatie, uiteraard) dat alles even belangrijk is. En dus is niets belangrijk. Maar slechts niet iedereen heeft echt door wat dáárvan de consequenties zijn. En dus is kiezen om iets niet te doen vaak lastig. De handen op elkaar krijgen om iets wel te doen is vaak niet zo moeilijk. Maar echt kiezen om dus al het andere (even) niet te doen, daar zit de crux!

Structuur

We hebben dus een aantal doelen (prioriteiten, focus) met elkaar vast gesteld. Nu moeten we die doelen ook gaan halen. En het is eigenlijk heel logisch dat de oplossing vaak al lang en breed is uitgedacht en succesvol toegepast in (vele) andere organisaties. Het enige dat we hoeven te doen, is de juiste oplossing bij onze doelen/prioriteiten/focus te vinden. Negen van de tien keer is dat een best practice. Denk aan ITIL, ISM, Agile, Scrum, Lean, DevOps, Prince2 en aanverwante methoden. En ze werken allemaal! Ondanks de vele mislukte implementatietrajecten. Waarom zeg ik dat? Omdat de methode niet de oplossing is! Zonder nadenken de methode implementeren, of, nog erger, de hele (!) methode implementeren, is kansloos. Omdat geen enkele organisatie hetzelfde is, en de toegevoegde waarde van de methode dus bij elke organisatie op andere punten ligt. Door die elementen uit de methode te selecteren en te implementeren die het meeste waarde toevoegen, kun je heel snel resultaat behalen. En dat kun je afleiden uit de problemen die spelen en – daaraan gekoppeld – de doelen/prioriteiten die je gesteld hebt bij het onderdeel Focus.

Communicatie

Je hebt dus een aantal slim gekozen doelen. En een aanpak die die doelen gaat ondersteunen. Nu is het zaak dat iedereen ook gaat werken volgens de gekozen aanpak. Daarvoor heb je communicatie nodig. Eindeloos veel communicatie. Gerichte, heldere communicatie. “Als we dit met z’n allen willen (focus) en bij talloze organisaties is bewezen dat dit de oplossing is (structuur), is het dan wel zo handig dat jij dit of dat blijft doen? (communicatie)”

Als je gedrag (en dus niet de persoon!) koppelt aan het niet halen van zelf onderschreven doelen, ontstaat er – mits op de juiste, niet bedreigende, respectvolle manier gebracht – een gesprek. Een gesprek over de oorzaak nog zo handig gedrag.

Als iemand iets niet kan, ligt dat vaak op het vlak van vaardigheden, meestal communicatieve vaardigheden. In het gesprek kun je er achter komen wat iemand nodig heeft om het gewenste, handige gedrag wél te vertonen. Vaak dus hoe je een boodschap het beste kunt brengen. Of dat bepaalde kennis ontbreekt. De oplossing wijst zich dan vanzelf.

Het kan ook zijn dat iemand gewoon niet wil. Vaak nog om hele begrijpelijke, legitieme redenen. Dan heb je een ander gesprek. En als je dat gesprek op een respectvolle manier voert, kan dat heel constructief verlopen.

Samenhang

En nu dan de samenhang. Door de focus (doelen, prioriteiten) af te stemmen met alle betrokkenen (communicatie) en de aanpak gemotiveerd te communiceren met alle betrokkenen (daar mogen ze wat van vinden, want je wilt graag vooraf weten als iets niet gaat werken) en de aanpak (structuur) af te stemmen op je doelen (focus), kun je bij de implementatie (=communicatie!) terugvallen op de focus en structuur: “deze doelen en aanpak hadden we toch met elkaar afgesproken?“. Het kan zijn dat de doelen en/of aanpak bijgesteld moeten worden. Prima, maar dan gaan we opnieuw de doelen met elkaar afstemmen. Of de aanpak. Door alleen al dát te communiceren, draaien mensen vaak wel bij. Het komt zelden voor dat we doelen en/of aanpak achteraf nog moeten bijstellen.