Hij was er al een half jaar mee bezig en nog steeds was het niet gelukt. ICT op tijd leveren.  Een actueel overzicht maken van alle wensen die er bij hem en zijn team neergelegd waren. Een lijstje met wensen, de tijd die daarmee gemoeid was en wanneer wat af zou zijn. Niet dat hij niet wist wat de bedoeling was, of dat de opgave te ingewikkeld zou zijn om uit te voeren. Niets van dat alles.

En ondertussen zitten gebruikers gefrustreerd te wachten op nieuwe functionaliteit die niet, niet op tijd of verkeerd opgeleverd wordt. Want iets op de lijst zetten is zo gedaan, maar wensen daadwerkelijk opleveren is toch echt iets anders.

Het lijkt zo simpel. Even een lijstje met gevraagde functionaliteiten opleveren en die – voorzien van inspanning – in volgorde zetten. En als je weet wat je gemiddelde doorvoersnelheid is, kun je schatten wanneer wat klaar is. Waarom is dat zo moeilijk om te maken? Wat gaat er mis? En hoe kun je dit lijstje dan wel maken?

Zou het niet fijn zijn als wensen vertaald worden in concrete planningen die – in de meeste gevallen – ook gewoon gehaald worden? Daarover gaat dit artikel.

De oorzaken voor het niet leveren

Het probleem met dit soort lijstjes is dat je een aantal stappen moet doorlopen om het inzicht compleet te krijgen. Een wens is natuurlijk zo verwoord. Hoe het resultaat eruit moet zien vaak ook nog wel. Maar om er een concrete planning aan te hangen, moet je best wel op detail niveau weten wat daarvoor gedaan moet worden. En dat kost denkwerk. Daar moet je even voor gaan zitten. En in veel ICT-organisaties is die tijd er domweg niet, of wordt die er niet voor genomen. Vaak heb je ook nog informatie nodig van anderen. Die op dat moment natuurlijk net niet bereikbaar zijn. En dus komt het werk nooit af.

Waarom oplossen?

Waarom zou je dit probleem überhaupt oplossen? Naar mijn idee omdat het de moeite waard is. Zeer de moeite waard. Het is namelijk het verschil tussen achter de feiten aanrennen en in control zijn., En geloof me: dat wil je!

De oplossing

De oplossing is vaak toch weer eenvoudiger dan je zou denken. Door bovenstaande bottlenecks één voor één op te lossen, kom je uiteindelijk tot een flow waarmee de dingen wel gebeuren. 

In de eerste plaats moet je ervoor zorgen dat mensen ongestoord hun werk kunnen doen en kunnen komen tot – stap 1 – een schatting van de werkzaamheden. Hoe je dat voor elkaar krijgt, beschrijf ik in dit artikel.

Daarnaast moet je ervoor zorgen dat er voor elke wens een schatting komt. Dit vereist een stukje projectmanagement. Gewoon met regelmaat van de klok bij alle personen langsgaan en vragen hoe het staat met de schatting, wat de planning is en – als de planning niet gehaald is – wat het probleem was. Dat is vaak voldoende om te zorgen dat binnen redelijk tijd voor elke wens een schatting komt. Hoe meer schattingen je hebt, hoe makkelijker het uiteindelijk wordt om deze om te zetten in het op tijd leveren van ICT.

De laatste en misschien wel moeilijke stap is om tot een daadwerkelijk goede planning te komen. Dat betekent dat de planning een relatie heeft met de realisatie. Hoe je dat doet vertel ik in dit artikel. Dit vereist een leercyclus. Een PDCA-cyclus  waarbij je voortdurend leert van je fouten. En dat kost tijd, discipline en doorzettingsvermogen.

Ik houd als stelregel aan dat 80% van de planningen goed moet zijn. Maar elke organisatie kan daar natuurlijk zijn eigen cijfer aan hangen.

Conclusie

Achter het opleveren van een ogenschijnlijk simpel lijstje zit inderdaad een hele wereld achter die we niet die we er niet snel achter zoeken. Toch is het opleveren van zo’n lijstje meer dan de moeite waard. Je lost er namelijk alle bottlenecks in de doorvoer van ICT-wensen . En daar worden gebruikers, managers én ICT’ers over het algemeen heel gelukkig van!

Uiteindelijk gaat het natuurlijk om het veranderen van gewoontes van mensen. En dat kost kost tact, tijd en begrip. Heel veel begrip.

Wil jij een keer doorpraten over hoe we je kunnen helpen bovenstaand op te lossen en ICT op tijd leveren? Of je kunnen helpen bij andere ongemakken die je met ICT ervaart? Neem dan contact op. We komen graag langs om te helpen!