023 73 70 170 info@kaderbreed.nl

Afleiding. Iedereen heeft er last van. Kan je even dit, kan je even dat? En vervolgens keer je terug naar je werkzaamheden en vraag je je af: waar was ik ook al weer mee bezig? Het is bekend dat het maar liefst 20 minuten kost om écht weer de volle focus te hebben bij waar je mee bezig was. Multitasken kan de prestaties van een Harvard-masterstudent terugbrengen tot het niveau van een achtjarige (bron: Tony Crabbe – Nooit meer te druk). Daarom is het van belang dat je extra aandacht besteedt aan zo min mogelijk afleiding als je je ergens op moet concentreren. Bij ICT’ers is het een van de belangrijkste oorzaken waarom meldingen te laat opgelost worden en planningen uitlopen. Daarom hieronder een beschrijving hoe je dat probleem oplost.

De Afleiding van een ICT’er

De belangrijkste afleiding voor een ICT’er is de persoon waar hij of zij het allemaal voor doet: de gebruiker van zijn systemen. Of hij of zij nou langsloopt of belt via de telefoon, een gebruiker heeft in zijn ogen altijd een urgent probleem dat nu opgelost moet worden. En vaak moet dat het ook. Ook in de ogen van een ICT’er. Het is natuurlijk ook moeilijk – en niet de bedoeling – om de persoon waar je het allemaal voor doet af te poeieren met “nu even niet”. Dus wordt de gebruiker natuurlijk geholpen. Gelukkig maar. Maar ondertussen is dat klusje dat net even meer tijd kost wel onderbroken en duurt misschien wel 20 minuten voordat de ICT’er zich weer volledig kan concentreren op waar hij mee bezig was: die nieuwe gebruiker aanmaken, rechten geven op een applicatie, of kijken waarom een gebruiker niet kan inloggen.

Bazen

De tweede en ook moeilijk te weigeren afleiding zijn bazen. De baas van de afdeling van zijn gebruikers of zijn eigen baas. Kan je dit even tussen doordoen, want dit moet echt nu. Dit heeft prioriteit, vaak heeft het dat ook. De baas komt natuurlijk niet voor niks langs. En zeker tegen je eigen baas kan je moeilijk zeggen “wacht even, ik wil even dit klusje afmaken”. De afleiding heeft dan al plaatsgevonden. Zo ben je hup, weer 20 minuten verder.

Een volgende afleiding is een mede ICT’er. Dat is een moeilijke. Want samenwerking in een team is naar mijn mening erg belangrijk. Een collega wil je graag helpen. Er zijn dus hele goede redenen waarom je dat niet zou willen beperken. Die collega is ook bezig met iets dat vast moet gebeuren en waar iemand last van gaat krijgen als het niet gebeurt.

De laatste categorie is ook al weer zo’n begrijpelijke: een grote(re) verstoring. Bij een grotere verstoring kunnen meerdere gebruikers een bepaalde taak niet meer uitvoeren, bijvoorbeeld omdat een bepaalde applicatie eruit ligt. Of werkt voor iedereen een bepaalde functionaliteit niet zoals zou moeten: het netwerk is traag, mailen naar buiten kan niet meer, etc.. In dat geval is het alle hens aan dek . De telefoon gaat veelvuldig. En vaak moeten meerdere mensen van het team aan de bak. En ook dit wil je. Maar het klusje waart de ICT’er mee was blijft wel liggen!

Hoe dit op te lossen?

Als je bovenstaande opsomming ziet, lijkt het probleem lastig op te lossen. Want voor elke afleiding is een valide reden en je wilt niet dat het verzoek van de gebruiker, baas, ICT’er, of de verstoring de helft van de tijd afgedaan wordt met “nu even niet!”. Toch is de oplossing vrij simpel: maak een rooster.

Maak een rooster (in dagen, dagdelen of weken) waarin voor elk soort werkzaamheden voldoende capaciteit ingeroosterd wordt. Welke taken dat zijn beschrijf ik in dit artikel. Vervolgens maak je afspraken in het team wie het aanspreekpunt is/zijn. In grotere organisaties is dat vaak de helpdesk – met alle gevolgen van dien, maar daar hebben we het nu niet over. En maakt goede afspraken hoe je ervoor zorgt dat het aanspreekpunt als eerste aangesproken wordt, de telefoon opneemt, etc.. Misschien moet je iemand daarvoor op een een bepaalde plek zetten of op een andere manier duidelijk maken dat hij of zij het aanspreekpunt is.

Resultaat

In mijn ervaring wordt die manier het aantal afleidingen waar een ICT’er mee te maken heeft met 80% gereduceerd. En wordt van al die afleidingen iedere keer tot 20 minuten concentratie gewonnen. De gebruiker kan geholpen worden en is blij. De baas kan geholpen worden is is blij en de mede ICT’er kan geholpen worden. Dat wil je!

Het is een hele simpele oplossing, maar onderschat de impact ervan niet. Die kan enorm zijn. Denk maar aan het voorbeeld van de Harvard-student die opeens gereduceerd wordt tot achtjarige!

Wil je vaker dit soort artikelen lezen? Schrijf je dan hier in en ontvang maximaal eens per twee weken een nieuw artikel in de mailbox.

[tqb_quiz id=’19005′]

In 10 stappen naar een gezonde
ICT-Organisatie!

Vul hieronder je e-mail adres in en je ontvangt binnen enkele minuten jouw exemplaar!

GDPR Consent

Gelukt! Je ontvangt binnen enkele minuten jouw exemplaar in je inbox.

Share This