Vergaderingen hebben nogal snel de neiging saai te zijn. Eindeloos gepraat over zaken die er ogenschijnlijk helemaal niet toe doen, stokpaardjes van collega’s die al tien keer voorbijgekomen zijn, en te vaak een teleurstellend resultaat en/of een besluit waar niemand zich in kan vinden. Waarom doen we ons zelf dit aan? Terwijl een vergadering – mits goed opgezet – in mijn ervaring de start van een uiterst succesvolle samenwerking kan zijn. Vandaar de vraag: hoe houd je focus in een meeting?  Hier een aantal tips hoe je een succesvolle bijeenkomsten opzet. Ik noem dat meetings met focus.

Voorbereiding

Een goede voorbereiding is het halve werk. Niet voor niets een gevleugelde uitspraak. Dit begint met de samenstelling van de aanwezigen. Nodig alleen die mensen uit die een relevante bijdrage kunnen leveren. En alleen díe mensen, en niemand méér. In principe zijn dit alle betrokken personen. Zorg ook dat iedereen die een relevante bijdrage kan leveren aanwezig is, zodat niet later nieuwe informatie tot andere inzichten kan leiden.

Bedenk ook een goede doelstelling voor de meeting. En besteed tijd aan de uitnodiging van de meeting. Hierin staat minimaal: (1) de aanleiding van de meeting; (2) wat je wilt bereiken; (3) de agenda, (4) datum/tijd, locatie en duur van de meeting, en of er voor koffie/thee/lunch wordt gezorgd; (5) wanneer de meeting wat jou betreft geslaagd is. Stuur vooraf ook zoveel mogelijk relevante stukken mee. En als mensen iets moeten voorbereiden of alvast ergens over moeten nadenken, is dat ook handig om te vermelden.

Aftrap

Begin de sessie met een introductie waarom je bij elkaar zit. Waarom is het belangrijk? Durf daarbij best een beetje te dramatiseren. Bijvoorbeeld door de introducties door een directeur of de baas van de baas te laten verzorgen.

De volgende stap is iedereen betrekken bij de meeting. Dit kan heel simpel met een voorstelrondje, een rondje waterstanden, of een eenvoudige vraag die iedereen kan beantwoorden: hoe begon jouw dag, wat was je eerste huisdier, wat voor lekkers onlangs gegeten, etc. Belangrijk is om op dit moment nog uit de inhoud te blijven.

Vervolgens schrijf je doelstelling van de sessie op. Dat heb je uiteraard goed voorbereid. Kies een doelstelling waar niemand het mee oneens kan zijn. Zorg dat die doelstelling gedurende de hele sessie voor iedereen zichtbaar blijft, zodat eraan gerefereerd kan worden. Dit kan bijvoorbeeld door hem op een flip-over te schrijven en aan de muur te hangen. Anker de doelstelling vervolgens door iedereen zijn persoonlijke doelstelling voor de sessie te laten opschrijven en eventueel te delen. Dat laatste (delen) mag wel, maar hoeft niet.

Eindig de introductie met een setje met huisregels voor de sessie: iedereen uit laten praten, beperk je tot het onderwerp van de sessie, etc. Laat mensen ook zelf regels verzinnen om de effectiviteit van de sessie te bevorderen. Vaak weten zij als geen ander hoe dit soort meetings verziekt worden.  Ook de huisregels hang je gedurende de hele sessie zichtbaar op, zodat daaraan gerefereerd kan worden.

Inhoud van de meeting

De inhoud van de meeting begint met de feiten op een rijtje te zetten. Dit kan door het opstellen van een tijdslijn, of met een andere kapstok om het plaatje compleet te krijgen. Feiten zijn in dit geval alles wat je met je zintuigen (kijken, horen, ruiken, proeven, voelen) kunt waarnemen. Beperk je tot de feiten, meningen zijn voor hierna.

Vervolgens ga je met de aanwezigen inventariseren wat allemaal kan bijdragen aan de doelstelling. Eventueel kun je ervoor kiezen om de inventarisatie op te spitsen. Bijvoorbeeld eerst alle oorzaken,  problemen of knelpunten en vervolgens alle oplossingen, maatregelen of benodigde afspraken.

Dan is het tijd om een selectie te maken. Belangrijk is om hierbij duidelijk te krijgen wat de criteria zijn voor het selecteren van de oplossing. Moet het snel tot resultaat leiden? Mag het impact op de organisatie hebben? Is support van het management belangrijk? Dit maakt de weg vrij voor een inhoudelijke discussie die appels met appels vergelijkt. Wat is belangrijk? En waarom is de ene oplossing beter dan de andere? Op die manier wordt er veel meer informatie uitgewisseld, wat leidt tot kwalitatief betere besluiten. En tot draagvlak voor die besluiten.

Afsluiting

Als de besluitvorming helder is, kunnen er vervolgafspraken gemaakt worden. Wie moet wat wanneer doen en wat heeft hij of zij daarvoor van wie nodig? Vaak zijn degenen die een oplossing bedenken ook degenen die die oplossing kunnen implementeren. Zorg dat iemand niet alleen maar taken erbij krijgt door het leveren van een goede bijdrage. Regel ruimte en tijd in hun agenda’s voor het uitvoeren van taken. Daar is vaak een baas bij nodig – ben jij dat? – die tijd, ruimte en middelen kan verzorgen.

Maak een actielijst met wie, wat, wanneer af heeft, wat daarvoor nodig is (tijd, middelen) en wie dat moet regelen. De kolommen met wie kunnen alleen gevuld worden met mensen die aanwezig zijn bij de sessie. Heb je iemand nodig buiten de groep? Spreek dan af wie binnen de groep dat regelt. Deze manier van afspraken maken bevat alle elementen van een succesvol team: een heldere doelstelling, open communicatie, gedeeld leiderschap en een prettige sfeer.

Tot slot bespreek je aan de hand van de actielijst wanneer het zinvol is om weer bij elkaar te komen. En hoe dat geregeld wordt: ter plekke prikken of (actiepunt:) agendaverzoek, secretariaat, datumprikker. Maak ook afspraken over de communicatie: wie moet/mag wat met wie communiceren. En hoe wordt dat gecommuniceerd (medium, inhoud boodschap)? Mag alles met iedereen gedeeld worden wat hier besproken is? Maak ook afspraken hoe je onderling communiceert als zaken anders lopen dan gedacht en over hoe de voortgang gemonitord wordt.

Conclusie

Op deze manier vergaderen geeft vaak een hele andere energie aan de meeting. En aan het team. Het leidt tot gedragen besluiten. En deze zijn vertaald in concreet uitvoerbare acties. Het enige wat jij hoeft te doen is vervolgens monitoren of de afgesproken acties ook (op tijd) uitgevoerd worden!

Wil je vaker dit soort artikelen lezen? Schrijf je dan hier in en ontvang maximaal eens per twee weken een nieuw artikel in de mailbox.