Ze heeft altijd voor iedereen tijd. En als je haar er maar vaak genoeg aan herinnert, dan komt die offerte, die begroting, dat antwoord op die mail of dat belletje om bij te praten heus wel. Zeker als het voldoende prioriteit heeft.
Maar ergens voelt het toch niet helemaal lekker. Druk druk druk, dat is wat bij dit type mens past. Maar op een of andere manier heb je toch het gevoel dat er dingen van de kar vallen. Waar je later last van krijgt.
Dit artikel gaat over de waan van de dag. Ook hele afdelingen kunnen hier last van hebben. Dan moet je achter iedereen aan sakkeren, net zolang tot het gedaan is. En ondertussen holt de hele afdeling van crisis naar crisis.
Komt bovenstaande bekend voor? Ken je iemand die daar last van heeft? Of een afdeling? Of ben je misschien zelf wel iemand die daar last van heeft? In dat geval is het goed om te weten dat daar ook oplossingen voor zijn. Niet ingewikkeld om te begrijpen. Vaak wel wat lastiger om door te voeren.
Hoe zou het zijn om altijd een overzicht te hebben van de zaken die gedaan moeten worden? Om er zeker van te zijn dat als zaken toegezegd worden, ze daadwerkelijk gedaan worden? Dat er gewoon een overzicht is met alle zaken die spelen? En dat daar elke dag de juiste keuzes in gemaakt worden? En dat dingen gewoon doorstromen? Zou dat niet héérlijk zijn?
De waan van de dag, wat is dat eigenlijk?
Om te weten hoe van de waan van dag af kunnen komen, moeten we eerst weten wat de waan van de dag precies is – of wat we daaronder verstaan. En wat de oorzaken ervan zijn.
Met de uitdrukking ‘de waan van de dag’ wordt doorgaans bedoeld dat iemand zich in een dwingende stroom activiteiten bevindt, het gevoel heeft geleefd te worden op het werk en onvoldoende aan belangrijke zaken toekomt. Vaak gaat het om veel onverwachte zaken. Brandjes die geblust moeten worden, plotselinge vragen van anderen of onverwachte instructies van hogerhand. Het is een bekend, maar nog nauwelijks bestudeerd fenomeen. (Bron: HRZone)
De oorzaak ervan ligt in het stellen van de verkeerde prioriteiten. Ofwel het verwarren van urgente zaken en belangrijke zaken. Om preciezer te zijn: datgene wat voor je neus staat en andermans prioriteiten tegen datgene wat echt belangrijk
is, waarmee je doet wat er van je verwacht wordt.
In dit kader wordt vaak verwezen naar de Eisenhower-matrix. Deze komt voort uit een uitspraak van Dwight D. Eisenhower: “What is important is seldom urgent and what is urgent is seldom important.” Interessant is dat Eisenhower lijkt te zeggen dat dingen nooit zowel belangrijk als urgent zijn. Als je dus met urgente zaken bezig bent, ben je niet met datgene bezig wat er werkelijk toe doet. Laat dat nou precies zijn wat er met de waan van de dag aan de hand is!
De oorzaken
“Druk bezig zijn is niet altijd hetzelfde als resultaten boeken” – Jan Sikkema, Proces Optimisten
De belangrijkste oorzaak van de waan van de dag is het gevoel van – of beter gezegd: de verslaving aan – druk bezig zijn. En denken dat je daarmee zinvol bezig bent. Dit maakt het lastig om deze gewoonte – want dat is het – te doorbreken. Mensen zijn gewoon verslaafd geraakt aan het reageren op wat voor hun neus staat. Hoe meer brandjes ze geblust hebben op een dag, hoe beter ze zich voelen. Dat zij zelf vaak de veroorzaker van diezelfde brandjes zijn – drie weken geleden lag de vraag voor die offerte, dat document, of dat antwoord er ook al -, gaan ze voor het gemak aan voorbij. Evenals het feit dat dit een bijzonder inefficiënte manier van werken is. Is het niet voor henzelf, dan in ieder geval voor hun omgeving.
De volgende oorzaak is het alleen maar bezig zijn met symptoombestrijding. Als je de hele dag alleen maar bezig bent met brandjes blussen, heb je geen tijd meer over voor brandpreventie. Of zoals een mooie metafoor zegt: dan ben je als een fietser die zo hard naast zijn fiets loopt, dat hij geen tijd heeft om op zijn fiets te springen. Het lastige hiervan is dat de oorzaak van de drukte ook gelijk het gevolg is. Omdat je het zo druk hebt, heb je geen tijd om zaken structureel op te lossen, waardoor je het druk blijft houden. Als je dit patroon niet doorbreekt blijf je het eeuwig druk hebben.
De derde oorzaak is het druk zijn om de echte oorzaak maar niet te hoeven aanpakken. De spreekwoordelijke olifant in de kamer. En als je daar geen tijd voor hebt, dan blijft die olifant gewoon in de kamer staan. Daar kunnen mensen het dan heel druk mee hebben. En erg gelukkig met zichzelf zijn om lastige zaken maar niet te hoeven aanpakken.
Het is een vorm van uitstelgedrag. Omdat de echte oorzaak aanpakken niet leuk is. Omdat je er tegenop ziet. Omdat je het te goed wilt doen. Of omdat je niet weet hoe je het moet oplossen. En uitstelgedrag is – zoals we weten – een gewoontepatroon. En het goede nieuws is dat we gewoontepatronen kunnen doorbreken.
De oplossing
Nu we de oorzaken kennen, ligt de oplossing – zoals zo vaak – voor de hand. Pak de problemen stuk voor stuk aan de stel de juiste prioriteiten daarin. Als je vraagt aan je medewerkers waarom ze het zo druk hebben, volgt er meestal een eenvoudig en voor de hand liggend antwoord. Mensen weten vaak prima wat de oplossing voor hun gedrag is. Daar ligt het niet aan. Ze zijn alleen niet in staat de juiste prioriteiten stellen waardoor ze altijd door de werkelijkheid ingehaald worden. Het is een patroon dat zichzelf in stand houdt en dat lastig te doorbreken is.
Een patroon bestaat altijd uit een trigger, een reactie en een gevolg. Bijvoorbeeld: iemand staat aan je bureau (trigger), je helpt die persoon direct omdat dat voor dat moment het makkelijkste is (reactie), en het werk waarmee je bezig was loopt vertraging op (gevolg). Het lastige daarvan is dat je het alleen maar drukker krijgt, waardoor de neiging om dingen direct af te handelen alleen maar groter wordt. Alles beter dan nóg meer werk op de stapel!
De triggers zullen blijven. Er zullen mensen verschijnen aan je bureau met de vraag kan je even dit, kan je even dat. Dat kun je proberen in te dammen, maar dat gaat je niet verder helpen. Je reactie kun je daarentegen wel degelijk kiezen. En met een feedbackloop (PDCA) is dit dit goed te leren. Leer het patroon te doorbreken. Maak andere keuzes en je zult zien dat door wel aan echte werk toe te komen je het opeens een stuk minder druk zult hebben. Weg waan van de dag!
Conclusie
De waan van de dag is prima te doorbreken. Maar dat wisten wel al. De kunst is om jezelf te slim af te zijn. Daarom: pas mijn adviezen toe en je zult zien dat je veel strategischer bezig kunt zijn. Doen!
Wil je
vaker dit soort artikelen lezen? Laat dan hier je mailadres achter en je ontvangt ongeveer twee keer per
maand een nieuw artikel in je mailbox.
