Is mijn ICT klaar voor de toekomst. Veel leidinggevenden hebben de sturing op hun ICT overgelaten aan de ICT-manager. Tot nu toe ging dat best aardig omdat ICT van de ICT was en de business van de business. ICT was eigenlijk meer automatisering en ging vooral over de financiële administratie en de personeelsadministratie. Een bedrijfsvoeringsfeestje dus. Maar nu ICT steeds meer onderdeel wordt van het normale zakelijke- en consumentenverkeer, gaat die vlieger niet meer op. ICT is een wezenlijk onderdeel van de operatie geworden. En daarmee ook de zorg van de leidinggevende in diezelfde operatie. Als managers blijven sturen op ICT zoals ze vroeger deden, zouden we wel eens voor onaangename verrassingen kunnen komen te staan.

Hieronder geef ik een lijst van 5 vragen die leidinggevenden (zichzelf) kunnen stellen om te checken of hun ICT klaar is voor de nieuwe tijd waarin we leven. En of ICT een risico vormt voor de zaken waarvoor zij verantwoordelijk zijn.

Vraag 1: Wat bepaalt de prioriteit van ICT-storingen?

De belangrijkste indicator of ICT gericht is op het verbeteren van de organisatie, is om te kijken naar situaties waar ICT impact heeft op die organisatie. In crises zie je mensen namelijk terugvallen op hun basisgedrag. En hoe de prioriteiten werkelijk liggen. Want ICT heeft vaak geen flauw idee waar het in het bedrijf om draait (omgekeerd trouwens ook niet, maar daar hebben we het hier niet over). ICT heeft daarmee regelmatig geen flauw idee wat belangrijk is voor de operatie en wat niet. Kun je ze ook niet kwalijk nemen, want dat heeft nog niemand ze ooit verteld. Daar zijn ze nog nooit op gestuurd. Dat is zo gegroeid. Open communicatie is hierin dus een belangrijke factor om ervoor te zorgen dat de hele organisatie van elkaar weet waar ze mee bezig zijn.

Vraag 2: Wat zijn de consequenties van een wijziging?

Een ICT-afdeling die geen verantwoordelijkheid kan nemen voor de planning en impact van zaken die zijzelf bepalen, is duidelijk niet in control. En daarmee niet in staat om de concurrentie aan te gaan op vlakken waarin u het verschil wilt maken. Kan ICT een duidelijk en compleet beeld geven van de consequenties van een voorgestelde wijziging? En kan ICT alternatieven aandragen om hetzelfde te bereiken? Als dat niet zo is, heeft u een duidelijk signaal dat uw ICT niet klaar is voor de toekomst.

Vraag 3: Welk belang staat voorop?

Veel keuzes in ICT worden gemaakt op basis van wat belangrijk is voor de ICT-afdeling: stabiliteit van de ICT-omgeving, een “mooie” oplossing, technisch vooruitstrevend, of gewoon wat het makkelijkste is.

Ga dit eens na bij de medewerkers die ervaring hebben met het werken met de ICT-afdeling. De antwoorden zullen u mogelijk verbazen. Maar ICT staat natuurlijk ten dienste van het primaire proces. En niet andersom. De tijd dat ICT’ers konden doen waar ze zelf zin in hadden, is helemaal voorbij. Een ICT afdeling die het eigen belang voorop stelt, is niet klaar voor de toekomst. Dat behoeft geen toelichting.

Vraag 4: Is de kennis in uw ICT-afdeling gespreid?

Een volwassen ICT-afdeling heeft ervoor gezorgd dat de kennis geborgd is bij meerdere personen. En dat oplossingen universeel toegepast zijn. “Onder architectuur” heet dat in (dure) ICT-termen. Het betekent dat meerdere ICT-ers snappen hoe een systeem is opgebouwd. En dat meerdere ICT’ers verstoringen aan dat systeem kunnen oplossen.

Als dat niet zo is, gaan ICT’ers vaak gewoon hun eigen gang. En wordt er niet gestuurd op eenvoud in oplossingen en technische oplosbaarheid van problemen.

Vraag 5: Wanneer wordt een melding opgelost?

Als uw ICT-afdeling geen fatsoenlijk overzicht heeft van openstaande meldingen (vragen, verzoeken, storingen, wensen) en daarover geen adequate voorspelling kan geven, is uw ICT-afdeling duidelijk niet in control. Met zo’n afdeling gaat u natuurlijk nooit de oorlog winnen.

Conclusie

Is mijn ICT klaar voor de toekomst, een belangrijke vraag dus. Als bovenstaande vragen allemaal positief beantwoord worden, bevindt u zich (zeer waarschijnlijk) in de gelukkige omstandigheid dat uw ICT-afdeling de boel onder controle heeft en klaargestoomd is voor de toekomst. Proficiat, want uw ICT-afdeling is waarschijnlijk een uitzondering. Als bovenstaande vragen niet allemaal positief beantwoord kunnen worden, dan behoort u tot de – naar mijn idee overgrote – meerderheid waar uw ICT-afdeling de boel niet onder controle heeft. Gefeliciteerd, u bent beslist geen uitzondering. En u behoort tot de selecte groep managers die zich afvraagt of dat wel voldoende is.

Zoals uit bovenstaande vragen blijkt is het helemaal niet moeilijk om te constateren of uw ICT-afdeling in control is of niet. Daarvoor hoeft u geen verstand van ICT te hebben. Om ICT op de juiste manier in te richten is vaak wel meer kennis vereist. En die kennis is vaak niet aanwezig in kleine(re) ICT-afdelingen. En vaak niet goed doorgevoerd in grotere ICT-afdelingen. Wij kunnen u laten zien dat het niet nodig is om uit control te zijn. Want het goed organiseren van ICT hoeft niet moeilijk te zijn.

Wilt u een keer doorpraten over de antwoorden op bovenstaande vragen? Of een keer advies om zicht te krijgen op de stand van zaken bij uw ICT-afdeling? Of weet u het antwoord al en wilt u graag bij de selecte groep koplopers gaan horen? Wij helpen u graag!

Wil je vaker dit soort artikelen lezen? Schrijf je dan hier in en ontvang maximaal eens per twee weken een nieuw artikel in de mailbox.