023 73 70 170 info@kaderbreed.nl

Laatst postte ik een berichtje op LinkedIn waarin ik stelde dat niet overlegde besluiten altijd bij de baas terugkomen. Van verschillende kanten kreeg ik de reactie dat niet iedereen zijn mening altijd wil of kan geven. Blijkbaar is het nog best lastig om een sfeer te creëren waarin iedereen zijn of haar mening durft te geven. Terwijl open communicatie – zo noem ik dat – voor mij een van de vier elementen is van een effectieve samenwerking. En in mijn optiek essentieel voor de juiste besluiten naar een effectief functionerende IT. Hoogste tijd om uit te leggen hoe je dat voor elkaar krijgt: open communicatie.

Laat ik eerst uitleggen wat ik onder open communicatie versta. Voor mij betekent open communicatie: je (zakelijke) mening geven zonder angst voor negatieve consequenties. Sterker nog: je gelooft dat je je teamgenoot een dienst bewijst door je mening te delen. Dat iedereen daar beter van wordt. Dat jouw mening de moeite waard is. En dat je je team echt iets onthoudt door je mening voor je te houden. Geen angst, je mening telt en voegt iets toe. Dat versta ik onder open communicatie.

Open communicatie – Of tegenspraak

Volgens Peter van Lonkhuyzen zitter er drie belangrijke voordelen aan open communicatie – of Tegenspraak zoals hij het noemt:

(1) Meer ogen zien meer. In veel organisaties kan het individu niet alles zelf meer overzien. Je hebt extra ‘oren en ogen’ van je collega’s nodig.

(2)Werknemers werken graag organisaties waar hun mening serieus wordt genomen. In het bijzonder jonge werknemers, de digital natives die bedrijven zo hard nodig hebben. Zij zijn al van jongs af aan gewend dat hun mening telt.

(3) Meer betrokkenheid. En dat leidt tot meer productiviteit en winstgevendheid, een betere klantloyaliteit en productkwaliteit. Bovendien hebben deze bedrijven minder veiligheidsincidenten, diefstal en absentie.

De grote vraag is: hoe krijg je dat voor elkaar? Mijn ervaring is dat je dat het beste doet door in een aftrap een stevige basis neer te leggen en dat verder uit te bouwen door in de periode daarna daar goede opvolging aan te geven. In een projectorganisatie lenen de kick-off en het projectoverleg zich daar uitstekend hiervoor. Voor lijnorganisaties kan je een heidag en het teamoverleg hiervoor gebruiken. De structuur ervan is hetzelfde. In onderstaande tekst zal ik de beide elementen – aftrap en opvolging – na elkaar behandelen.

De aftrap

Een goede aftrap begint al met de samenstelling van de aanwezigen. Nodig alleen die mensen uit die een relevante bijdrage kunnen leveren. Maar alleen die mensen, en niemand meer. In principe zijn dit alle betrokken personen. Zorg ook dat iedereen die een relevante bijdrage kan leveren aanwezig is, zodat niet later nieuwe informatie tot andere inzichten kan leiden.

Introductie

Begin de sessie met een introductie waarom we bij elkaar zitten. Daarna moet je zo snel mogelijk iedereen betrekken. Dit kan heel simpel met een voorstelrondje, een rondje waterstanden, of een eenvoudige vraag die iedereen kan beantwoorden: hoe begon jouw dag, wat was je eerste huisdier, wat voor lekkers onlangs gegeten, etc. Belangrijk is om op dat moment nog uit de inhoud te blijven.

Doelstellingen

Vervolgens schrijf je doelstelling van de sessie op. Dat heb je uiteraard goed voorbereid. Kies een doelstelling waar niemand het mee oneens kan zijn. Zorg dat die doelstelling gedurende de hele sessie voor iedereen zichtbaar blijft, zodat eraan gerefereerd kan worden. Dit kan bijvoorbeeld door hem op een flip-over te schrijven en aan de muur te hangen. Anker de doelstelling vervolgens door iedereen zijn persoonlijke doelstelling voor de sessie te laten opschrijven en eventueel te delen. Dat laatste (delen) mag wel, maar hoeft niet.

Huisregels

Eindig de introductie met een setje met huisregels voor de sessie: iedereen uit laten praten, beperk je tot het onderwerp van de sessie, etc. Laat mensen ook zelf regels verzinnen om de effectiviteit van de sessie te bevorderen. Ook deze regels hang je gedurende de hele sessie zichtbaar op, zodat daaraan gerefereerd kan worden.

Feiten op een rijtje

Daarna is het handig om de feiten op een rijtje te zetten. Alles wat duidelijk maakt hoe de huidige situatie is, wat de stand van zaken is en waarom het nu de tijd is om daar wat aan te doen. Gebruik je creativiteit, maar beperk je tot de feiten. Feiten zijn in dit geval alles wat je met je zintuigen (kijken, horen, ruiken, proeven, voelen) kunt waarnemen. Meningen zijn voor hierna. Je kunt ook de groep gebruiken om de feiten op tafel te krijgen. In de vorm van een brainstorm die zich beperkt tot de feiten.

Brainstormen

Vervolgens ga je brainstormen over wat allemaal kan bijdragen aan de doelstelling. Dit kan zijn over een plan van aanpak, maatregelen om iets te bereiken, wat de onderwerken moeten zijn die aan de orde komen, of wat maar van toepassing is voor de situatie. Of wat je met elkaar te doen hebt. Deze brainstorm kun je ook opsplitsen in oorzaken/problemen/knelpunten en oplossingen/maatregelen/benodigde afspraken.

Selecteren

Als je alle oplossingen/maatregelen/benodigde afspraken zo’n beetje verzameld hebt, maak dan een selectie van de meest kansrijke oplossingen. Dat kan bijvoorbeeld door ze te scoren op de kwadranten inspanning hoog-laag en rendement hoog-laag. Voorkom hierbij dat mensen met hun favoriete stokpaardjes komen. Vaak zijn die wel te voorspellen en met een beetje creativiteit verzin je wel een afspraak om die te voorkomen.

Vervolgafspraken

Nu we het met elkaar over eens zijn wat er te doen is, is het een kwestie van vervolgafspraken maken. Wie moet wat wanneer doen en wat heeft hij of zij daarvoor van wie nodig? Vaak zijn degenen die een oplossing bedenken ook degenen die die oplossing kunnen implementeren. Zorg dat iemand niet alleen maar taken erbij krijgt door het leveren van een goede bijdrage. Regel ruimte en tijd in hun agenda’s voor het uitvoeren van taken. Daar is vaak een baas bij nodig die tijd, ruimte en middelen kan verzorgen. Of dat ben je zelf. Als dingen echt belangrijk zijn – en dat zijn ze volgens de aanwezigen – dan moet je voor tijd, ruimte en middelen ook de handen op elkaar kunnen krijgen.

Actielijst

Zo kun je een actielijst maken met wie, watwanneer af heeft, wat daarvoor nodig is (tijd, middelen) en wie dat moet regelen. De kolommen met wie kunnen alleen gevuld worden met mensen die aanwezig zijn bij de sessie. Heb je iemand nodig buiten de groep? Spreek dan af wie binnen de groep dat regelt. Deze manier van afspraken maken bevat alle elementen van een succesvol team: een heldere doelstelling, open communicatie, gedeeld leiderschap en een prettige sfeer.

Concrete afspraken

Tot slot bespreek je aan de hand van de actielijst wanneer het zinvol is om weer bij elkaar te komen. En hoe dat geregeld wordt: ter plekke prikken of (actiepunt:) agendaverzoek, secretariaat, datumprikker. Maak ook afspraken over de communicatie: wie moet/mag wat met wie communiceren. En hoe wordt dat gecommuniceerd: medium, inhoud boodschap. Mag alles met iedereen gedeeld worden wat hier besproken is? Maak ook afspraken hoe je onderling communiceert als zaken anders lopen dan gedacht en over hoe de voortgang gemonitord wordt.

De opvolging

Als je een goede aftrap hebt gedaan, komt het vervolg neer op van goede opvolging. Dat begint met de actielijst. Niet pas drie weken na de deadline iets navragen. Dan denk ik ook: lekker belangrijk. Zorg dat je met je opvolging laat merken dat het ertoe doet. Door er regelmatig en op de juiste momenten tijd voor vrij te maken. Geef het dezelfde aandacht als het belang dat je eraan hecht. Een makkelijke manier is een wekelijkse voortgangsbijeenkomst. Of, als dat niet passend is, regelmatige terugkoppeling hoe het met de afgesproken acties staat. Zeker in het begin loop je overigens het risico dat veel acties niet zijn uitgevoerd. Concentreer je in dat geval op waarom een actie niet is uitgevoerd. Probeer de redenen voor het niet uitvoeren van acties weg te nemen. Ook dat is een stap vooruit.

Walk your talk

Het tweede punt van een goede opvolging is minstens zo belangrijk: Walk your talk. Doe wat is afgesproken en geef daarin zelf het onberispelijke goede voorbeeld. Mensen kijken niet naar wat je zegt, maar naar wat je doet. Pas als je zelf het goede voorbeeld geeft, is er ruimte om goed voorbeeldgedrag te volgen. Zorg ervoor dat mensen altijd een positief gevoel overhouden als ze hun mening durven te geven. Ook als die mening je persoonlijk niet bevalt. Je hoeft het niet met ze eens te zijn, maar respecteer hun mening en waardeer het dat ze die met je delen.

De aftrap

Derde punt: als mensen gedrag vertonen dat niet in lijn is met wat in de aftrap is afgesproken, spreek ze daar dan op aan. Door direct feedback te geven geef je drie dingen aan: (1) je laat zien dat de afspraken uit de aftrap en de daar afgesproken doelstelling ertoe doen; (2) je geeft het goede voorbeeld door ook in minder prettige situaties je mening te delen; en (3) je verhoogt de veiligheid en het vertrouwen in het team door te laten zien dat je negatieve oordelen als eerste aan de persoon zelf meldt.

Als extra ondersteuning kan je ervoor kiezen je medewerkers te trainen in de nieuwe vorm van communiceren. Feedback geven en ontvangen is meestal niet ingebakken in de cultuur. Mijn collega’s bij Watson & Associates helpen je hier graag bij.

Conclusie

Open communicatie gaat over het creëren van een veilige omgeving. Een omgeving waarin mensen voor hun mening durven uitkomen. Waarin die mening gewaardeerd wordt omdat het een extra kijk op de zaak biedt en daarmee de besluitvorming verbetert. En betere besluiten hebben allerlei positieve effecten op de prestaties en kosten van een organisatie. Met bovenstaande stappen is dat prima te organiseren. En door te luisteren naar de mening van medewerkers verhoog je hun betrokkenheid aanzienlijk. Je laat zien dat ze ertoe doen. Hoe mooi is dat? Waar wacht je nog op?

Wil je vaker dit soort artikelen lezen? Schrijf je dan hier in en ontvang maximaal eens per twee weken een nieuw artikel in de mailbox.

[tqb_quiz id=’19005′]

In 10 stappen naar een gezonde
ICT-Organisatie!

Vul hieronder je e-mail adres in en je ontvangt binnen enkele minuten jouw exemplaar!

GDPR Consent

Gelukt! Je ontvangt binnen enkele minuten jouw exemplaar in je inbox.

Share This