fbpx
023 73 70 170 info@kaderbreed.nl

Het is me nu al twee keer overkomen. Ben je in gesprek met een organisatie die een serieus probleem heeft met hun ICT-ondersteuning. Help je ze het probleem concreet te maken, het op de agenda te zetten, etc. Besluiten ze het systeem hele systeem te gaan vervangen. Slechte systemen, daar ligt het aan (volgens hen dan) Alsof het hele systeem vervangen dan de oplossing is. In dit artikel ga ik je uitleggen waarom het hele systeem vervangen volgens mij nooit de oplossing is.

Het hele systeem vervangen is nooit de oplossing!

Laat ik eerst maar eens uitleggen waarom mensen denken dat het hele systeem vervangen een goed idee is. Vaak wordt dat besloten op basis van de gedachte dat ander systeem misschien wel zal functioneren. Verkopers van de concurrent kunnen dat trouwens ook altijd heel aannemelijk maken. Overstappen naar hun systeem doet alle problemen als sneeuw voor de zon verdwijnen. Dat klinkt te mooi om waar te zijn en vaak is het dat ook. Voor nieuwe auto’s mag dat misschien opgaan, maar voor ICT werkt dat toch anders.

Neem van mij aan: slechte systemen verkopen niet. Dus als een systemen aangeboden wordt door een gezonde commerciële partij, dan kan het systeem gewoon normaal functioneren. Slechte systemen hebben namelijk binnen de kortste keren een slechte reputatie en dan is de handel over. Leveranciers van softwarepakketten hebben er alle belang bij om kinderziektes en onhandigheden voor gebruikers zo snel mogelijk op te lossen. En dat gebeurt dan ook. Dat het systeem de oorzaak van het probleem zou zijn is dus een fabeltje.

Het systeem is waarschijnlijk niet goed ingericht

Veel waarschijnlijker is het dat het systeem niet goed is ingericht of niet op de juiste manier gebruikt wordt. Ik acht de kans groot dat het probleem zit in de vertaling van de processen naar een geautomatiseerd systeem. Dat zit zo. Als je handmatige procedures hebt, dan kan elke medewerker hetzelfde doel op verschillende manieren bereiken. En kan iedereen er zijn eigen werkproces op nahouden. Zolang het resultaat maar goed is, is het voor de meeste organisaties goed genoeg. Als je dit gaat automatiseren, moet het opéén manier. En die manier is vrijwel nooit de jouwe. En vrijwel nooit van toepassing op alle gevallen. Er is altijd wel die ene uitzondering die niet gaat op de manier waarop het zou moeten. En dan loop je dus tegen de problemen aan. Dus al je het ene systeem vervangt door het andere, is de kans groot dat je dezelfde ellende krijgt als daarvoor.

Een klant van me had bijvoorbeeld zijn systemen voor HR en financiën niet goed ingericht. Dat was begonnen met een ZZP-er die ze in daarvoor in de arm hadden genomen. Op een gegeven moment werd dat overgenomen door een wat groter bedrijf en die hadden natuurlijk zo hun eigen ideeën over de inrichting van het systeem. En alles wat het niet goed deed, lag natuurlijk aan die verrotte inrichting. Daarna werd een nog professionelere partij ingehuurd, die ook weer doorbouwde op het oude systeem. Tot er iemand langskwam die het probleem bij de wortel aanpakte: laten we het systeem opnieuw inrichten. Wat denk je? Je kunt je voorstellen dat het HR/finance-pakket daar echt geen goede naam had. Maar ook hier lag het niet aan het systeem. Een ander systeem had het probleem net zo hard laten terugkomen, want het is het makkelijkste (en goedkoopste) om de inrichting van het oude systeem één op één over te nemen. Met behoud van ellende.

De 80/20 regel

Een goede inrichting van het systeem is vrijwel altijd de oplossing van dit soort problemen. Dat kost tijd en flink wat denkwerk. En veel overleg ook met de mensen die het systeem moeten gebruiken. Maar het is absoluut te doen. Ook hier gaat de 80/20-regel op. Door de basisprocessen goed in te richten kun je al 80% van de ellende oplossen. En dat is mijns inziens absoluut de moeite waard!

Wil je weten hoe jouw organisatie kan profiteren van onze kennis? Neem dan contact met ons op voor een afspraak. We helpen je graag verder!

In 10 stappen naar een gezonde
ICT-Organisatie!

Vul hieronder je e-mail adres in en je ontvangt binnen enkele minuten jouw exemplaar!

GDPR Consent

Gelukt! Je ontvangt binnen enkele minuten jouw exemplaar in je inbox.

Share This