ICT-projecten staan erom bekend dat ze altijd uitlopen. Het is nooit op tijd klaar en plannen is blijkbaar lastig. Toch geloof ik dat ICT-projecten – en ICT-taken met een langere doorlooptijd – veel beter planbaar zijn dan veel gevallen gedacht wordt. Daarom maar eens wat aandacht voor de planning van de grotere ICT-taken.

 Eerst even de feiten. Het klopt dat het neerzetten van niet-standaard ICT-oplossingen een creatief proces is. En dat het daardoor lastig om in te schatten hoeveel tijd iets kost. Tot zover is ICT – voor zover het niet standaard is – lastig te voorspellen. Maar dat is dan ook echt het enige waarin ICT niet planbaar is.

 In principe mag je verwachten dat elke professionele ICT’er globaal kan inschatten hoeveel tijd iets kost om te realiseren. En de meeste ICT’ers kunnen dat ook. De meeste ICT’ers kunnen prima inschatten of iets een kwartier, een uur, een dagdeel of een paar dagen kost. En voor langere trajecten moet je het werk in kleine brokjes verdelen. En dan kan dat ook – zij het met een bepaalde marge – ingeschat worden. Tot zover prima. Maar dan moeten er wel een aantal randvoorwaarden ingevuld worden.

 Als je ICT’ers vraagt naar deze randvoorwaarden zul je deze vaak ook krijgen. En als je niet duidelijk is wat de randvoorwaarden zijn of waarom dat randvoorwaarden zijn, vraag dan net zo lang door tot het wel duidelijk is. ICT’ers weten over het algemeen prima welke randvoorwaarden ingevuld moeten zijn om hun werk kunnen uitvoeren.

 De eerste randvoorwaarde die ingevuld moet worden is een aanspreekpunt om invulling te geven aan allerlei keuzes die in het creatieve proces gemaakt moeten worden. Omdat ICT-projecten altijd bedrijfsprocessen ondersteunt, is er iemand nodig uit dat bedrijfsproces om daarin de juiste keuzes te maken. Ook kan dit aanspreekpunt hem of haar voorzien van allerlei informatie die nodig zijn om het systeem met de juiste informatie te vullen. In Agile- en Scrum-achtige werkwijzen wordt dit aanspreekpunt ook wel Product Owner genoemd.

 Daarnaast is het belangrijke dat de betreffende ICT’er ongestoord zijn werk kan doen. Hoe je dat oplost heb ik in dit artikel beschreven.

 De laatste stap die je moet zetten om tot een planbaar geheel te komen is afspraken maken. Als alle randvoorwaarden ingevuld zijn, rest er niets anders dat het werk gewoon uit te voeren. Daar zal de gemiddelde ICT’er ook geen enkel bezwaar tegen hebben. Prima!

 Met die afspraken kun je vervolgens een leercurve opstarten, waarmee je planning steeds betrouwbaarder wordt. Vraag een ICT’er waarom hij een een planning niet gehaald heeft, en leer daaruit.

 Door de afspraken vervolgens te monitoren komt je drie dingen op het spoor:

1. Elke ICT’er heeft een bepaalde (constante) factor waarmee hij of zij het werk te optimistisch inschat (of te pessimistisch, maar dat komt minder voor). Voor de volgende keer kun je die factor eroverheen zetten waardoor je planning steeds betrouwbaarder wordt.
2. Verstoringen. Ze zullen blijven voorkomen. En door ernaar te vragen kom je ze op het spoor. En kan je maatregelen treffen om het aantal verstoringen steeds verder terug te dringen.
3. Verkeerde inschattingen. Ook hier kan je een leercurve inzetten.
   Vraag een ICT’er waarom hij een een planning niet gehaald heeft, en leer daaruit.

 Door bovenstaande toe te passen kun je vaak binnen 2-5 slagen komen tot planningen die tot wel 80% betrouwbaar zijn. En dat is vele malen beter dan wat de gemiddelde ICT-afdeling heden ten dage presteert! Ga jij voor ICT-ontwikkeling?

 Wil je vaker dit soort artikelen lezen? Schrijf je dan hier in en ontvang maximaal eens per twee weken een nieuw artikel in de mailbox.