Ken je dat? Dat het opleveren van een nieuwe versie van een softwareapplicatie of systeem een hele bevalling kan zijn? Er moet gepland worden, zaken afgestemd en ingepland worden. En dat in een druk schema met andere prioriteiten. En dan blijkt dat een bepaalde periode niet kan omdat er belangrijke dingen voor het bedrijf gepland zijn. Vervolgens schuift de planning en moet je weer om tafel om de hele boel te plannen. Alles weer omgooien en opnieuw plannen, doorspreken en afstemmen. En dit tot wel 3 of 4 keer herhaald.

Hoe zou het zijn als deze problemen tot het verleden behoren? Als je wist wanneer de volgende versie komt, daarvan op aan kunt en dat zelfs van tevoren duidelijk wie wat moet doen? Dat alles op rolletjes loopt en planningen gewoon gehaald worden? Zou dat niet heerlijk zijn?

Het goede nieuws is: het kan gewoon! In dit artikel beschrijf ik de oorzaken van problemen als hierboven, hoe dat op te lossen en hoe je komt tot die ideale situatie zoals hiervoor beschreven.

Goed kunnen plannen

Waarom is het zo moeilijk om tot een goed planning te komen? Daar zijn een aantal oorzaken voor en dat zorgt ervoor dat het probleem vaak niet opgelost wordt. Als je de oorzaken namelijk niet allemaal wegneemt, gaat het niet werken. Er daarmee laat iedereen de wel doorgevoerde oplossingen weer los en gaat over tot de orde van de dag. En dat is zonde!

De eerste oorzaak is dat het plannen van zo’n nieuwe oplevering inderdaad een complex proces is. De wijziging zelf bij ICT is vaak al complex, waardoor er al met veel aspecten rekening moet worden gehouden. Maar daarnaast zijn er buiten ICT vaak veel partijen betrokken waarmee moet worden afgestemd. Ook moeten mensen buiten ICT vaak testen of alles nog functioneert zoals zou moeten en of de nieuwe functionaliteit functioneert conform verwachting.

De volgende oorzaak is dat elke nieuwe oplevering van ICT een creatief proces is. Letterlijk: je creëert iets wat er nog niet was. En creatieve processen zijn vaak lastig te voorspellen.

Daarnaast is het gewoon een project, waarbij er altijd onverwachtse dingen om de hoek komen kijken die de planning door de war gooien.

Tot slot is dit werk niet het enige werk dat op de ICT-afdeling moet worden gedaan. Er komen telefoontjes binnen, mail, vragen van gebruikers die langs lopen, acute storingen, hulpverzoeken van collega’s en dan loopt er vaak nog een ICT-manager of teamleider rond die van alles van diezelfde mensen wil.

Als je bovenstaande leest, is het dan gek dan een oplevering van ICT vaak zo lastig is? Ik denk van niet.

De oplossing

Het goede nieuws is dat de oplossing simpeler is dan vaak wordt gedacht. Die oplossing heet namelijk releasematig werken. Door wijzigingen gelijktijdig en gezamenlijk in een release uit te voeren kan bespaard worden op bouw-, test- en implementatiecapaciteit. Ook worden het aantal keren dat het systeem wordt aangepast beperkt, waardoor een stabielere omgeving ontstaat.

De eerste stap om te komen tot releasematig werk, is gewoon een aantal releases per jaar te plannen. Dan kan bijvoorbeeld 4 keer per jaar, of 2 keer per jaar zijn, of 6. Wat maar bij je past en goed lijkt om mee te starten.

Daarna ga je toewerken naar de eerstvolgende release. Plan hem in zoals je altijd zou doen en zet de activiteiten daarvoor op papier. Haal een vorige planning uit de kast, neem de leerpunten van de vorige keer erin mee en je hebt een prima startpunt voor de planning van de volgende release.

Vervolgens vul je de release met werkzaamheden voor de volgende oplevering. Maak daarbij een prioritering volgens de MoSCoW-methode. Vul maximaal 60% met must haves, minimaal 20% met could haves en ongeveer 20% met should haves. Dan is het een kwestie van plannen. Hoe je komt tot een betrouwbare planning beschrijf ik hier. En als de planning in gevaar komt, laat je de could haves vallen. En als het erg tegen zit – ik houd altijd aan dat 80% van de planningen gehaald moet kunnen worden – laat je ook de should haves vallen. Op die manier weet je zeker dat de belangrijkste prioriteiten altijd gehaald worden.

De voordelen van releasematig werken

1. Allereerst: het niet meer opnieuw hoeven plannen bespaart tijd en inspanning (en dus geld). Het in één keer afstemmen en inplannen van een release is veel efficiënter dan het 3 of 4 keer plannen en/of herplannen van een release. Dat bespaart tijd en energie van iedereen die er bij betrokken is.

2. Doordat je elke keer hetzelfde uitvoert, kun je het in vergaande vorm standaardiseren. Je kunt een draaiboek maken met wie wat wanneer moet doen en die stappen beschrijven in werkinstructies. Door vooraf na te denken over volgorde, stappen, en de beste manier om iets uit te voeren, gaat de kwaliteit enorm omhoog. Zeker omdat het vaker uitgevoerd wordt, loont dat zeer de moeite. Bovendien kun je van elke oplevering te leren en op die manier het plan volledig optimaliseren.

3. Iedereen weet waar hij of zij aan toe is en weet wanneer welke capaciteit voor de volgende release beschikbaar moet zijn. Al ver van te voren. Aan het begin van het jaar. Of zelfs jaren vooraf. Dat geeft duidelijkheid en rust, en levert uiteindelijk veel betere resultaten. De kwaliteit van het opgeleverde werk wordt er echt stukken beter van.

4. Omdat je weet wanneer wat gedaan wordt en de planning al ver van tevoren duidelijk is, kunnen andere werkzaamheden erom heen gepland worden. Daarmee wordt de oplevering van een release minder verstorend voor de omgeving.

5. Omdat wijzigingen gecontroleerd, goed voorbereid en goed getest doorgevoerd worden, leidt releasematig werken tot minder storingen voor je organisatie. En misschien is dat wel de belangrijkste reden waarom je releasematig werken zou moeten invoeren. Want je organisatie heeft er anders zoveel last van.

Conclusie

Het invoeren van releasematig werken heeft vele voordelen en is prima uit te voeren als je weet hoe. Vergelijk het met een achtbaan in een pretpark: op een gegeven moment zijn de karretjes (bijna) vol en is het tijd om te vertrekken. Alle karretjes perse vol krijgen, werkt alleen maar vertragend. De rest komt de volgende ronde.

Begin daarom vandaag nog met de invoering van releasematig werken. het levert je zoveel voordeel op!

Heb je hulp nodig bij het doorvoeren van bovenstaande? Loop je ergens op vast? Loopt het anders dan zou willen? Of heb je het wel vaker geprobeerd, maar lukt het om een of andere manier toch niet om dit van de grond te krijgen? In dat geval kan het handig zijn om een vrijblijvend gesprek bij ons aan te vragen. In een gesprek van een uur kunnen we helder maken wat we voor je kunnen betekenen en hoeveel tijd van ons daar tegenover staat. Doen!