De laatste tijd zie ik steeds meer berichten voorbij komen over dat videovergaderen veel energie zuigt. Dat je na een lange dag vergaderen achter de laptop of telefoon écht op bent. Mensen worden er ‘gaar’ van.
Dat videovergaderen veel energie kan vreten klopt, maar heeft naar mijn mening weinig met videovergaderen zelf te maken. Videovergaderen is namelijk niet anders dan normaal vergaderen, behalve dat je het zonder de wat subtielere non-verbale communicatie moet stellen. Ook op kantoor ben je na een lange dag met slecht lopende vergaderingen écht wel op.
En ik ken voorbeelden van (online) vergaderingen waar ik met meer energie uitkom dan ik erin ga. Bij een werkgroep van het meditatiecentrum waar ik aan verbonden ben, werken we met de IDOARRT-methode. Samen met wat eenvoudige gesprekstechnieken zorgt dit ervoor dat iedereen deze meetings altijd met meer energie verlaat dan waarmee erin gingen. Aan het medium ligt het dus niet.
Laat ik daarom vooral delen hoe het wél kan. Hoe die vergadering je met energie kan opladen, in plaats van laten leeglopen. Want met een paar simpele ingrepen kan elke vergadering – online en offline – een stuk effectiever worden. En daarmee zorgen dat een vergadering energie geeft in plaats van leeg te zuigen. Daarom 7 tips voor effectief (online) vergaderen.
Tip 1: Maak een rondje doelstellingen
Hoe simpel deze tip ook klinkt, ik maak meer vergaderingen mee waar dit niet gebeurt dan wel. En dat is op zijn minst een gemiste kans. Want het helpt om een gezamenlijke doelstelling te hebben.
Begin de sessie met een introductie waarom je bij elkaar zit. Wat is de bedoeling of het doel van de bijeenkomst? Waarom zitten we bij elkaar? Waarom is het belangrijk?
Maak vervolgens een rondje langs de deelnemers. Vraag te verwoorden waarom zij naar deze meeting gekomen zijn en wat ze aan het eind van de meeting hopen bereikt te hebben. En dat mogen hele platte antwoorden zijn. Bijvoorbeeld omdat het moest van de baas. Dat kan maar beter duidelijk zijn.
In de meeste gevallen zul je verbaasd zijn hoeveel consensus er al bestaat over wat je met elkaar te doen hebt. Dat is fijn om te weten. Maar ook als de doelstellingen (ver) uiteen lopen, is dat handig om te weten. Dan kun je aan het begin keuzes of afspraken daarover maken.
Tip 2: Nodig alleen de juiste mensen uit
Een goede vergadering – online en offline – begint al met de samenstelling van de aanwezigen. Nodig alleen die mensen uit die een relevante bijdrage kunnen leveren. Maar alleen die mensen, en niemand meer. In principe zijn dit alle betrokken personen. Zorg ook dat iedereen die een relevante bijdrage kan leveren aanwezig is, zodat niet later nieuwe informatie tot andere inzichten kan leiden.
Je zult versteld staan hoe soepel een vergadering verloopt als je alleen de juiste mensen uitnodigt (en aanwezig zijn). Alleen dan komt er balans in de vergadering en worden de juiste besluiten genomen!
Tip 3: Doe een check-in rondje
Het lijkt een beetje koetjes-en-kalfjes gedoe en misschien herinnert het je aan je eerste jaren op school: het rondje hoe het met iedereen gaat. Maar het helpt om met elkaar op juiste golflengte te komen. Iedereen is na het rondje ingecheckt op de vergadering. En daarmee is de waslijst aan andere – vaak heel belangrijke – punten waarmee elke deelnemer binnenkomt even op de tweede plaats gekomen. En dat is essentieel om een effectieve meeting te hebben.
Start direct na de de introductie van de vergadering – dus nog voor het vaststellen van de doelstelling met de vraag of iedereen kort in een paar zinnen wil delen wat hem of haar op dit moment bezig houdt. En geeft de ruimte om alleen te delen wat je wilt delen.
Je zult zien dat iedereen twee keer zo betrokken aan de (online) vergadering begint.
Tip 4: Maak regels
Ook al weer zo’n tip die compleet overbodig lijkt, maar o zo zinvol is: maak regels. Het soort regels dat hierbij opgesteld wordt, is niet wereldschokkend. Erg vanzelfsprekend zelfs. Maar de toegevoegde waarde zit ‘m vooral in de basis die wordt gelegd om mensen te mogen bijsturen. Bijvoorbeeld als hun bijdrage niet meer in lijn is met het doel van de vergadering. En daar is iedereen mee gediend, inclusief degene die bijgestuurd wordt! Het gaat erom dat de drempel te verlagen om mensen aan te spreken. Dat het aanspreken van mensen op ineffectief gedrag als een positieve bijdrage wordt gezien, in plaats van dat het persoonlijk opgevat wordt.
Wat voor regels moet je dan aan denken? Hier een lijstje:
- Elkaar uit laten spreken
- Stay on topic
- Microfoon standaard uit, behalve als je wilt praten
- Afspraken over gebruik van mobiel/laptop
Tip 5: Spreek een eindtijd af
Waarom zou je een eindtijd met elkaar afspreken? Die staat toch vooraf al vast? Ja en nee. De vooraf vastgestelde eindtijd is ingegeven door de organisator van de vergadering. Dat is heel wat anders dan een eindtijd zie je gezamenlijk afspreekt. Als je gezamenlijk afspraken maakt over de tijd, dan draagt iedereen ook een beetje verantwoordelijkheid voor die tijd. En heb je een basis om elkaar – daar is-ie weer – daarop aan te spreken. En dat draagt weer bij aan de effectiviteit van de vergadering.
Daarom tip 5: Maak afspraken over de benodigde tijd voor de vergadering, de in te lassen pauzes, en hoe laat de vergadering moet eindigen.
Tip 6: Begin op tijd
Dit is een van mijn eigen favorieten. In een ver verleden was ik ook een van de mensen die het niet zo nauw nam met andermans tijd. Tot ik op een gegeven moment onaangenaam geconfronteerd werd met het effect van mijn gedrag op anderen. Sindsdien heb ik een extra goede antenne ontwikkeld voor wat te laat en op tijd komen allemaal voor consequenties heeft. En dat is veel meer dan alleen die luttele minuten die iedereen misschien verliest aan het begin van een vergadering.
Op tijd beginnen geeft een signaal af dat het onderwerp van de vergadering belangrijk is en dat ieders tijd daarin belangrijk is. Tijd is een schaars goed waar zorgvuldig mee omgegaan moet worden. Je geeft een (subtiel) signaal dat een ordentelijk verloop van de vergadering ertoe doet. Dat ieders aanwezigheid ertoe doet. Dat ieders bijdrage ertoe doet. En dat de uitkomst van de vergadering ertoe doet. En al die zaken kunnen wat mij betreft niet vaak genoeg benadrukt worden. De wereld wordt er echt een stuk effectiever door!
Tip 7: Sluit goed af
Als de besluitvorming helder is, kunnen er vervolgafspraken gemaakt worden. Maak een actielijst met wie, wat, wanneer af heeft, wat daarvoor nodig is (tijd, middelen) en wie dat moet regelen. Heb je iemand nodig buiten de groep? Spreek dan af wie binnen de groep dat regelt. Deze manier van afspraken maken bevat alle elementen van een succesvol team: een heldere doelstelling, open communicatie, gedeeld leiderschap en een prettige sfeer.
Bespreek aan de hand van de actielijst wanneer het zinvol is om weer bij elkaar te komen. En hoe dat geregeld wordt: ter plekke prikken of (actiepunt:) agendaverzoek, secretariaat, datumprikker.
En maak afspraken over de communicatie: wie moet/mag wat met wie communiceren. En hoe wordt dat gecommuniceerd (medium, inhoud boodschap)? Mag alles met iedereen gedeeld worden wat hier besproken is? Maak ook afspraken hoe je onderling communiceert als zaken anders lopen dan gedacht en over hoe de voortgang gemonitord wordt.
Ook dit zijn geen wereldschokkende zaken, maar maken de opvolging van het nakomen van de acties uit de vergadering een stuk eenvoudiger. En daarmee de output van zo’n vergadering effectiever. Want zonder actie geen resultaat en dan had je net zo goed niet kunnen vergaderen. Al was het nog zo’n goede bijeenkomst!
Tot slot
Op deze manier – online of offline – vergaderen geeft vaak een hele andere energie aan een meeting. En aan het team. Het leidt tot gedragen besluiten. Die vertaald zijn in concreet uitvoerbare acties. Je zult zien dat je op deze manier met (veel) meer energie uit een vergadering komt dan je erin ging. En dat is heel goed nieuws!
