“Collega’s, we merken dat inloggen af en toe moeilijk is. Ook is niet altijd alles even stabiel. Aan Mark hebben we meegegeven om in het kernteam over concrete prioriteitstelling na te denken. Denk tot die tijd ajb na of inloggen noodzakelijk is of dat je op een andere manier je werk kunt doen.”

Zomaar een berichtje over Corona dat in een willekeurige appgroep gedeeld werd. Het is tekenend voor deze tijd. Corona maakt eens te meer onze afhankelijkheid van ICT duidelijk. En nu deze afhankelijkheid zelfs groter is dan ooit tevoren, is het belangrijk dat je beschikt of blijft beschikken over voldoende middelen om via ICT-voorzieningen met elkaar te blijven samenwerken. Alleen op die manier kun je je klanten blijven bedienen op een manier waarop ze klant blijven.

Wat komt daar bij kijken? Wat is handig om te hebben? En hoe krijg je de beschikking over de juiste capaciteit in je werkomgeving en de juiste middelen om samen te werken. Wat heeft Corona voor gevolgen voor de manier waarop je ICT georganiseerd is ? Daarover gaat dit artikel.

Als ik om me heen kijk zie en hoor ik de volgende behoeften aan ICT-middelen:

1. (met stip): een werkende thuiswerkomgeving met voldoende capaciteit;
2. een mogelijkheid om met meerdere collega’s te kunnen videobellen en -vergaderen;
3. een mogelijkheid om in die videoconferencing-oplossing schermen te kunnen delen: een presentatie te geven, samen naar dezelfde Excel kijken, met je muis iets kunnen aanwijzen, live meetikken op het scherm;
4. een mogelijkheid om in of met dezelfde documenten te kunnen werken.

Hieronder behandel ik elk van deze onderwerpen (nummer 2 en 3 samen) en wat je moet doen om het onderwerp voor elkaar te krijgen.

Een werkende thuiswerkomgeving met voldoende capaciteit

Een werkende thuiswerkomgeving. Ik ga er voor het gemak even van uit dat elke organisatie inmiddels over een bepaalde vorm van thuiswerken beschikt. Mocht dat niet het geval zijn: vraag je ICT’ers dat te regelen of huur de noodzakelijk kennis daarvoor in – al zal dat lastig zijn in deze tijd, vermoed ik.

Grootste uitdaging waar je tegenaan kan lopen in deze tijd is de beschikbare capaciteit. Dat wil nog wel eens een probleem zijn. Maar maak je geen zorgen, de gekozen thuiswerkomgeving is vaak niet het probleem. Dat is vaak namelijk geheugenruimte, schijfruimte, processorcapaciteit of bandbreedte of een combinatie van die factoren. En dat is vrij eenvoudig op te lossen door wat te schuiven met applicaties of een stukje hardware bij te plaatsen. Je systeembeheerder weet vast hoe je dat op moet lossen. Dat moeten ze kunnen!

Videobellen en -vergaderen (met delen)

Voor het met meerdere personen kunnen vergaderen met behulp van ICT-middelen, bestaan verschillende oplossingen. De meesten zijn gratis te gebruiken en beschikbaar via browser of een veelgebruikte applicatie. Dus meestal beschikken je medewerkers al over de applicatie of de faciliteit die ervoor nodig is. De functionaliteit van deze toepassingen verschilt niet veel, dus daar zou ik me niet zoveel zorgen over maken. Veel belangrijker is dat je medewerkers ermee kunnen werken. Dus ik zou de selectie vooral laten afhangen van hoe bekend je medewerkers al zijn met de verschillende toepassingen en van de stappen die ze moeten zetten om de functionaliteit effectief te gebruiken.

Een greep uit de oplossingen met mijn persoonlijke ervaring erbij:

• WhatsApp videobellen. Mijn persoonlijke favoriet. Want vrijwel iedereen heeft er de beschikking over en je hebt het zo uitgelegd. Ook met meerdere personen tegelijk werkt gewoon goed, zolang je wifi of dataverbinding het maar toelaat. Enige nadeel is dat maximaal vier deelnemers tegelijk met elkaar kunnen videobellen;
• Microsoft Teams. Een tot nu toe nog redelijk onbekende oplossing. Maar Microsoft heeft echt werk gemaakt van deze oplossing. Schermen delen, documenten delen, een presentatie geven, met de muis iets aanwijzen. Het kan allemaal. Een topper!
• Zoom. Is in de afgelopen weken uitgegroeid tot een van de populairste app voor videoconferenties. Je hebt alleen een url nodig, het is gratis en je kunt een onbeperkt aantal gesprekken per dag voeren. Alleen als je meer dan 3 deelnemers hebt, is het gesprek bepert tot 40 minuten per gesprek. De privacy-reputatie van het bedrijf is alleen niet zo goed.
• Facetime. Vergelijkbaar met WhatsApp, maar dan moet iedereen een over Apple-apparaat beschikken;
• Google Hangouts. Waarschijnlijk bij meer mensen bekend dan Teams, maar werkt in mijn optiek iets minder goed . Het wil nog wel eens verwarring geven onder welk account je ingelogd bent en dan komen mensen niet “in de call”. Ook het delen van documenten gaat iets omslachtiger. En de benodigde bandbreedte wil nog wel eens een probleem zijn. Maar verder werkt het probleemloos;
• Skype. Als mensen bekend zijn met Skype biedt dit een vergelijkbare ervaring als Teams. Je moet alleen wel de app(licatie) installeren en flink wat handelingen verrichten om het werkend te krijgen. Er kunnen maximaal 25 deelnemers een Skype-gesprek met elkaar hebben;
• Skype for Business. Meestal geïnstalleerd in werkomgevingen. Het lastige daarbij is dat het gebruik van de camera vaak niet is toegestaan en videobellen daardoor niet mogelijk is. Ook de hoeveelheid data die over lijn in de thuiswerkomgeving moet, wil nog wel eens een probleem zijn. Minder geschikt, maar dat kan persoonlijk zijn.

In of met dezelfde documenten werken

Voor het werken in of met dezelfde documenten bestaan verschillende oplossingen. Ook hier weer een greep uit de oplossingen die zoal beschikbaar zijn:

• Je eigen thuiswerkomgeving met de gedeelde schijf. Hoewel het volgens experts inmiddels een achterhaalde manier van werken is, is het wel de manier waar de meeste mensen bekend mee zijn. En daardoor de snelste weg naar samenwerking op afstand. Het werken met de meest recente versie wordt ermee getackeld en met de wijzigingen bijhouden functie van Word – of een andere office(achtige) applicatie – is duidelijk wie welke wijziging heeft doorgevoerd;
• Google Drive. Vrijwel iedereen beschikt tegenwoordig over een Google-account. En daarmee over Google Drive. De kracht van Google Drive zit hem niet in de Dropbox-achtige functionaliteit – daar zijn betere toepassingen van, zoals, eh, Dropbox. Het sterke punt zit in de koppeling met Google Docs (Documenten, Spreadsheets en Presentaties). Met die applicaties kun je samen in hetzelfde documenten werken en zien wie wie welke wijziging heeft doorgevoerd. Ook is een eindeloos archief met vorige versies beschikbaar, zodat werk (vrijwel) nooit verloren gaat. Een aanrader!
• Dropbox. Minder functionaliteit als Google Drive of de thuiswerkomgeving, maar ook hiermee kun je makkelijk documenten delen. Een beetje afhankelijk van hoe behendig en/of bekend je ermee bent. Ik ben zelf een groot fan van de desktopapplicatie omdat die alles automatisch synchroniseert met mijn laptop. Dan beschik ik altijd over de meest recente versie. Dat kan ook met alleen de web-omgeving, maar dan moet je de bestanden up- en downloaden en dat is net wat te omslachtig om lekker te werken. Ook moet je dan zelf je versiebeheer regelen, en dat gaat niet altijd goed. Voor minder behendige mensen kun je een link naar het document mailen, waarmee ze in ieder geval altijd over de meest recente versie beschikken. Nog altijd beter dan heen en weer mailen, mijn laatste optie;
• Heen en weer mailen. Ik noem hem toch even. Als al het bovenstaande niet tot de mogelijkheden behoort, kan je nog altijd terugvallen op mail. Gecombineerd met de juiste werkwijze – die iedereen inmiddels door schade en schande wel geleerd heeft – is het nog steeds een werkbaar alternatief.

Conclusie

De mogelijkheden voor thuiswerken zijn tegenwoordig voor iedereen binnen handbereik. en met flink wat pragmatiek binnen korte tijd te realiseren. De techniek beperkt ons in ieder geval niet in het kunnen samenwerken op afstand. Ik zou zeggen ga er vooral mee aan de slag.

En ik voorspel: een van de weinige voordelen van Corona achteraf, is dat iedereen heeft leren samenwerken op afstand. Afstand zal dus veel minder een belemmering zijn om wel effectief met elkaar samen te werken. Daar hoop ik in ieder geval wel op!

Op dinsdag 9 mei 2016 had Salesforce last van een verstoring van hun dienstverlening via internet. Salesforce is een bedrijf dat levert software levert om verkoop, relatiebeheer en/of marketing mee uit te voeren. Hun software wordt gebruikt door meer dan 2 miljoen mensen. En op het datacenter van Salesforce in Washington D.C. was een stroomstoring. Waardoor klanten die op dat datacenter zaten geen toegang hadden tot de dienstverlening.

Het probleem werd veroorzaakt door een defecte stroomonderbreker, maar omdat meerdere dubbele voedingssystemen niet waren ingeschakeld, viel vervolgens het hele computersysteem uit. Hierop verhuisde men de dienstverlening naar het datacenter in Chicago en na bijna 2 uur leek de dienstverlening weer hersteld. Helaas waren er fouten in de database waren ontstaan, die ook nog gerepliceerd waren naar de stand-by database. En daarvan de back-up niet goed gegaan, waarmee er geen back-up met meest recente klantdata meer was. Alle pogingen om de laatste versie te herstellen mislukten, dus werd teruggegaan naar de back-up van de vorige dag ervoor. Wel konden alle wijzigingen opnieuw uitgevoerd worden, maar dat bleek niet samen te gaan met de belasting van de servers die dag – ook omdat klanten achterstallig werk wilden inhalen. Dus werd een deel van de functionaliteit uitgeschakeld. Uiteindelijk was na zes dagen alle dienstverlening weer terug op het gewenste niveau.

Dit artikel gaat over storingen in professionele (lees: zakelijke) omgevingen. Over de wet van Murphy. Want in onze ervaring komt een storing daar nooit alleen. En wij vinden dat veel professionele ICT-organisaties laten daar heel veel punten liggen. Want als een ongeluk nooit alleen komt, kan er van elke storing enorm veel geleerd worden. En dat laten veel organisaties liggen.

Waarom een ongeluk nooit alleen komt

De vraag dringt zich op waarom een ongeluk dan nooit alleen komt in professionele ICT-organisaties. Dat komt omdat ICT-organisaties zich wapenen tegen verstoringen. Belangrijke systemen wordt vaak dubbel uitgevoerd. Schijven van individuele servers zijn vaak al dubbel uitgevoerd. Net als voedingen. Er is een back-up oplossing actief. Er is een pieper-systeem geïnstalleerd waarmee storingen nog voordat gebruikers er iets van merken, gedetecteerd worden. Er zijn dus meerdere vangnetten actief om problemen in de operationele systemen te voorkomen.

Dus als er een grote(re) verstoring optreedt, hebben meerdere van deze vangnetten niet gefunctioneerd. Een harde schijf stond al langere ongemerkt in storing. Een voeding was al langere tijd stuk. Het back-up systeem was wel actief, maar is sinds een laatste wijziging niet meer getest. Het pieper-systeem werkt prima voor alle gewone oplossingen, maar niet voor dit broodje speciaal. En natuurlijk vindt deze storing precies plaats in de drukste periode van het jaar, waar het systeem net niet op berekend was.

Zo zie je: een ongeluk komt nooit alleen.

Waarom ICT-organisaties niet leren van verstoringen

De wet van Murphy is keihard van toepassing in professionele ICT-organisaties. Ook al zijn er nog zoveel vangnetten, er gaat altijd wel ergens iets mis, waardoor die verstoring toch optreedt.

Het goede nieuws is: er zijn vaak heel veel leerpunten te halen uit één enkele verstoring. Het slechte nieuws: vaak beperken ICT- organisaties zich tot een paar (niet al te diepgaande) leerpunten per verstoring. Hoe dat kan? Daar zijn meerdere oorzaken voor.

Allereerst wordt er in de ICT voor het leren van verstoringen een term gebruikt, die naar onze mening de lading niet goed dekt: root cause analysis. Dit suggereert dat er maar één oorzaak aangepakt hoeft te worden. Vaak komt er uit de root cause analysis een externe oorzaak die niet of slecht te beïnvloeden is: een leverancier die iets niet goed heeft gedaan, een stroomstoring, een verbinding die uitviel, etc. Dat daarmee de rest van het systeem als dominostenen omviel, wordt gemakshalve vergeten. Daarom spreken we liever van een grondige evaluatie in plaats van een cause analysis.

Ook worden naar onze mening evaluaties niet goed uitgevoerd. Er wordt te smal en te oppervlakkig geëvalueerd.
Te smal omdat men zich vaak beperkt tot de gebieden waar men zelf (het meeste) invloed op heeft. Terwijl andere afdelingen vaak een belangrijke oorzaak zijn van de problemen. Een softwareontwikkelaar die iets ongetest in de operationele omgeving zet bijvoorbeeld.
Te oppervlakkig omdat er vaak niet doorgevraagd wordt: Waarom raakte die server overbelast? Waarom wordt er niet getest? Waarom is die defecte schijf niet eerder opgemerkt? Hoe kunnen we dat voorkomen? Wat kunnen we ervan leren? Hierdoor wordt een heel potentieel leerpunten vaak misgelopen.

Tot slot worden de leerpunten die wel boven gehaald worden vaak niet goed opgevolgd. De punten worden wel ergens op een lijstje gezet, maar vervolgens door de waan van de dag overspoeld. En uiteindelijk nooit opgelost. Totdat de volgende verstoring optreed en men zich afvraagt waarom telkens weer dezelfde (soort) storing optreedt.

Hoe een goede evaluatie te organiseren

Hoe een goede evaluatie te organiseren heb ik uitgebreid beschreven in een ander artikel. Ik zal me hier beperken tot de hoofdpunten. Een goede evaluatie laat zich namelijk raden aan de hand van wat ik hierboven beschreven heb: breed genoeg en diep genoeg, en de leerpunten goed opvolgen.

Een evaluatie maak je breed doe je door de juiste mensen uit te nodigen. Dit betekent iedereen die verantwoordelijk is voor een onderdeel dat een aandeel heeft gehad in de verstoring. Ja, ook je leveranciers horen daarbij. En goede vertegenwoordigers van degenen die last hebben gehad van de verstoring. Of daar last van hadden kunnen hebben. Neem in de doelstelling van bijeenkomst op dat je zoveel mogelijk oorzaken wil wegnemen. En communiceer deze doelstelling aan het begin aan alle aanwezigen.

Een evaluatie maak je diep door dóór te vragen. De 5x waarom-methode is daar een goed middel voor. Door iedere keer de waarom-vraag te stellen op het antwoord van de vorige waarom-vraag kom je achter diepere oorzaken van verstoringen:

• Waarom is de server overbelast geraakt? → Vanwege een nieuwe module die gisteren geïnstalleerd is.
• Waarom veroorzaakt een nieuwe module een overbelasting? → Vanwege een programmeerfout in die module.
• Waarom zitten er programmeerfouten in nieuwe modules? → Omdat ze niet goed getest worden.
• Waarom worden nieuwe modules niet getest? → Omdat load- en stresstesten niet verplicht zijn voor nieuwe modules.
• Waarom zijn load- en stresstesten niet verplicht voor nieuwe modules? → Omdat de load- en stresstesten niet makkelijk uit te voeren zijn voor ontwikkelaars.
• etc.

Conclusie

De conclusie laat zich raden: ook al komt een ongeluk nooit alleen en lijkt de wet van Murphy van toepassing, het goede nieuws is: met één (simpele) verstoring kun je vaak een enorme slag slaan in de stabiliteit van je ICT-systemen. Je hoeft er alleen een grondige evaluatie voor uit te voeren en de leerpunten eruit goed op te volgen. In onze ervaring komen de meeste organisaties binnen vijf grondig uitgevoerde evaluaties naar de gewenste stabiliteit en performance van hun ICT-omgeving. Helaas laten de meeste organisaties deze enorme kans gewoon liggen. En dat vinden wij dood- en doodzonde.

Het was een doodnormaal bedrijf met een doodnormale ICT-afdeling. En ook het functioneren van ICT-afdeling leek niet af te wijken: binnen elk bedrijf wordt wel geklaagd over het functioneren van de ICT-afdeling. Maar die zaten al die operationele verstoringen, het voortdurend missen van deadlines, lange doorlooptijden van meldingen en vooral de schouderophalende en bureaucratische reacties van de ICT’ers zelf een aantal mensen flink dwars.

Maar wat doe je dan? Hoe maak je iets bespreekbaar wat niet lijkt af te wijken van de standaard en waar je geen verstand hebt? En – vooral – waar je niet over gaat?

Hoe zorg je er nou voor dat die voor jou zichtbare ICT-knelpunten daadwerkelijk op de agenda komen van de mensen die er iets aan kunnen doen? Dat je morgen, volgende week, volgende maand of over 6 maanden veel minder tot geen last meer hebt van die haperende ICT-systemen? Daarover gaat dit document

Dit document is geschreven voor iedereen die last heeft van haperende ICT-systemen en/of -afdelingen. Medewerkers, teamleiders, managers, eigenlijk iedereen die niet op een ICT-afdeling werkt. En zelfs mensen die wel op een ICT-afdeling werken, de knelpunten heel duidelijk zien, maar het gevoel hebben dat hun pogingen om het bespreekbaar te maken geen effect hebben.

NB: Voor mensen die er wél iets aan kunnen doen hebben we een ander document geschreven: een stappenplan om de knelpunten stuk voor stuk op te lossen.

Het document is geschreven in de vorm van een stappenplan. Als je het document stap voor stap volgt, zul je zien dat er opeens wel naar je geluisterd wordt. Dat leidinggevenden opeens wel oog hebben voor de dagelijkse frustraties. En dat de knelpunten ineens wel op de agenda van het MT komen te staan.

Elke MKB’er of organisatie heeft er een, iemand die over de portemonnee gaat binnen het bedrijf. De Finance Manager heeft een belangrijke rol binnen de organisatie, hij of zij is namelijk verantwoordelijk voor het varen van de juiste koers. Moeten investeringen wel of niet gedaan worden, zijn de maand-, of kwartaalrapportages positief en zijn alle betalingen netjes op tijd gedaan? Kortom iemand die veel controle heeft over de liquide middelen. Iemand die dol is op structuur, ervoor zorgt dat aan het einde van de maand alle werknemers op tijd zijn voorzien van hun salaris. En voor jou de (wo)man to catch in de stap naar een betere ICT!

Waarom is nou juist deze persoon zo belangrijk voor de ICT-afdeling?

Het antwoord op deze vraag is simpel. De Finance Manager binnen het MKB en grotere organisaties heeft vaak ook ICT binnen zijn of haar portefeuille. Dit wil zeggen dat hij of zij verantwoordelijk is voor het aansturen van de ICT-manager en tevens het laatste woord heeft als het gaat om de aanschaf van ICT-systemen. Met enige kennis van ICT en hoe deze afdeling is georganiseerd is het juist deze persoon die ervoor kan zorgen dat ICT-kwesties zowel naar boven als naar beneden in de organisatie kunnen worden doorgespeeld.

Hoe vaak maak je het wel niet mee dat je weer eens 10 minuten moet wachten op het openen van een spreadsheet. Dat je pc of laptop problemen heeft met de toegang tot het netwerk en je daardoor dagelijks een half uur van je dag kwijt bent aan bellen/mailen met support. Kortom er zijn vele mogelijkheden waardoor het werk in de operatie belemmerd wordt en wat veelvuldig voorkomt.

De changemaker

Het is je wellicht niet altijd opgevallen, maar de Finance Manager heeft een sterke positie binnen het MT en vaak korte lijnen met de directeur of CEO. Hij of zij kan hierbij, naast de dagelijkse finance taken, ook raadgevend optreden bij grote investeringen, overnames en ga zo maar door.

Tevens is deze persoon afhankelijk van de ICT systemen op de werkvloer. Data ophalen gaat vaak nog altijd via de oude systemen en dus behoort het laden van excel sheets ook voor deze Finance Manager tot de orde van de dag. Dit betekent dat de problemen die jij met ICT ervaart, ook op zijn bord terecht komenVoeg daar de geluiden aan toe van ontevreden personeel als het aankomt op ICT en je hebt de juiste persoon te pakken om de kracht van ICT te versterken binnen de organisatie.

Ondanks dat je voor dit soort problemen de schuld afschuift op de ICT-afdeling, is dit lang niet altijd waar de oorzaak van het probleem zich bevindt. In tegendeel, de meeste ICT’ers ontbreekt het aan uitdaging omdat er niet voldoende middelen worden vrijgemaakt om deze afdeling naar behoren te kunnen laten presteren.

Bruggen slaan

Er is niks zo dodelijk voor een organisatie als een ICT-afdeling die haar werk niet kan doen. Het barst van het talent binnen deze groep. En vaak is het de organisatie die niet exact begrijpt wat deze afdeling nou precies doet. Men spreekt de ICT taal niet, en daardoor ontstaat er ruis op de lijn. Want, wat is het nou dat de ICT-afdeling zou moeten doen?
Niemand kan daar echt het antwoord op geven behalve de ICT-afdeling zelf. Zij weten immers hoe de organisatie optimaal zou kunnen presteren! Het is zonde om deze kracht verloren te laten gaan en ICT-ers binnen de organisatie zonder uitdaging te laten zitten.

Mocht jij binnen het bedrijf of de organisatie waar jij werkzaam bent nou tegen problemen aanlopen waarvan jij denkt dat ze met ICT te maken hebben? Dan is het volgende misschien dé sleutel die ervoor zorgt dat deze problemen worden omgezet in krachten.

Jij bent vast niet de enige persoon die dit probleem ervaart. Vind de mensen die hetzelfde geluid laten horen en vorm een collectief! Stap met dit collectief richting de Finance Manager en druk je ongenoegen uit over de tijd die je dagelijks kwijt bent aan de meest eenvoudige taken, en wat jij nodig hebt om ervoor te zorgen dat deze ongemakken tot het verleden behoren. Als het goed is zou de Finance Manager ICT in de boardroom moeten krijgen en daarmee voldoende draagvlak moeten creëren om ervoor te zorgen dat er verandering komt binnen de organisatie.

 

 Ze heeft altijd voor iedereen tijd. En als je haar er maar vaak genoeg aan herinnert, dan komt die offerte, die begroting, dat antwoord op die mail of dat belletje om bij te praten heus wel. Zeker als het voldoende prioriteit heeft.
Maar ergens voelt het toch niet helemaal lekker. Druk druk druk, dat is wat bij dit type mens past. Maar op een of andere manier heb je toch het gevoel dat er dingen van de kar vallen. Waar je later last van krijgt.

Dit artikel gaat over de waan van de dag. Ook hele afdelingen kunnen hier last van hebben. Dan moet je achter iedereen aan sakkeren, net zolang tot het gedaan is. En ondertussen holt de hele afdeling van crisis naar crisis.

Komt bovenstaande bekend voor? Ken je iemand die daar last van heeft? Of een afdeling? Of ben je misschien zelf wel iemand die daar last van heeft? In dat geval is het goed om te weten dat daar ook oplossingen voor zijn. Niet ingewikkeld om te begrijpen. Vaak wel wat lastiger om door te voeren.

Hoe zou het zijn om altijd een overzicht te hebben van de zaken die gedaan moeten worden? Om er zeker van te zijn dat als zaken toegezegd worden, ze daadwerkelijk gedaan worden? Dat er gewoon een overzicht is met alle zaken die spelen? En dat daar elke dag de juiste keuzes in gemaakt worden? En dat dingen gewoon doorstromen? Zou dat niet héérlijk zijn?

De waan van de dag, wat is dat eigenlijk?

Om te weten hoe van de waan van dag af kunnen komen, moeten we eerst weten wat de waan van de dag precies is – of wat we daaronder verstaan. En wat de oorzaken ervan zijn.

Met de uitdrukking ‘de waan van de dag’ wordt doorgaans bedoeld dat iemand zich in een dwingende stroom activiteiten bevindt, het gevoel heeft geleefd te worden op het werk en onvoldoende aan belangrijke zaken toekomt. Vaak gaat het om veel onverwachte zaken. Brandjes die geblust moeten worden, plotselinge vragen van anderen of onverwachte instructies van hogerhand. Het is een bekend, maar nog nauwelijks bestudeerd fenomeen. (Bron: HRZone)

De oorzaak ervan ligt in het stellen van de verkeerde prioriteiten. Ofwel het verwarren van urgente zaken en belangrijke zaken. Om preciezer te zijn: datgene wat voor je neus staat en andermans prioriteiten tegen datgene wat echt belangrijk
is, waarmee je doet wat er van je verwacht wordt.

In dit kader wordt vaak verwezen naar de Eisenhower-matrix. Deze komt voort uit een uitspraak van Dwight D. Eisenhower: “What is important is seldom urgent and what is urgent is seldom important.” Interessant is dat Eisenhower lijkt te zeggen dat dingen nooit zowel belangrijk als urgent zijn. Als je dus met urgente zaken bezig bent, ben je niet met datgene bezig wat er werkelijk toe doet. Laat dat nou precies zijn wat er met de waan van de dag aan de hand is!

De oorzaken

“Druk bezig zijn is niet altijd hetzelfde als resultaten boeken” – Jan Sikkema, Proces Optimisten

De belangrijkste oorzaak van de waan van de dag is het gevoel van – of beter gezegd: de verslaving aan – druk bezig zijn. En denken dat je daarmee zinvol bezig bent. Dit maakt het lastig om deze gewoonte – want dat is het – te doorbreken. Mensen zijn gewoon verslaafd geraakt aan het reageren op wat voor hun neus staat. Hoe meer brandjes ze geblust hebben op een dag, hoe beter ze zich voelen. Dat zij zelf vaak de veroorzaker van diezelfde brandjes zijn – drie weken geleden lag de vraag voor die offerte, dat document, of dat antwoord er ook al -, gaan ze voor het gemak aan voorbij. Evenals het feit dat dit een bijzonder inefficiënte manier van werken is. Is het niet voor henzelf, dan in ieder geval voor hun omgeving.

De volgende oorzaak is het alleen maar bezig zijn met symptoombestrijding. Als je de hele dag alleen maar bezig bent met brandjes blussen, heb je geen tijd meer over voor brandpreventie. Of zoals een mooie metafoor zegt: dan ben je als een fietser die zo hard naast zijn fiets loopt, dat hij geen tijd heeft om op zijn fiets te springen. Het lastige hiervan is dat de oorzaak van de drukte ook gelijk het gevolg is. Omdat je het zo druk hebt, heb je geen tijd om zaken structureel op te lossen, waardoor je het druk blijft houden. Als je dit patroon niet doorbreekt blijf je het eeuwig druk hebben.

De derde oorzaak is het druk zijn om de echte oorzaak maar niet te hoeven aanpakken. De spreekwoordelijke olifant in de kamer. En als je daar geen tijd voor hebt, dan blijft die olifant gewoon in de kamer staan. Daar kunnen mensen het dan heel druk mee hebben. En erg gelukkig met zichzelf zijn om lastige zaken maar niet te hoeven aanpakken.

Het is een vorm van uitstelgedrag. Omdat de echte oorzaak aanpakken niet leuk is. Omdat je er tegenop ziet. Omdat je het te goed wilt doen. Of omdat je niet weet hoe je het moet oplossen. En uitstelgedrag is – zoals we weten – een gewoontepatroon. En het goede nieuws is dat we gewoontepatronen kunnen doorbreken.

De oplossing

Nu we de oorzaken kennen, ligt de oplossing – zoals zo vaak – voor de hand. Pak de problemen stuk voor stuk aan de stel de juiste prioriteiten daarin. Als je vraagt aan je medewerkers waarom ze het zo druk hebben, volgt er meestal een eenvoudig en voor de hand liggend antwoord. Mensen weten vaak prima wat de oplossing voor hun gedrag is. Daar ligt het niet aan. Ze zijn alleen niet in staat de juiste prioriteiten stellen waardoor ze altijd door de werkelijkheid ingehaald worden. Het is een patroon dat zichzelf in stand houdt en dat lastig te doorbreken is.

Een patroon bestaat altijd uit een trigger, een reactie en een gevolg. Bijvoorbeeld: iemand staat aan je bureau (trigger), je helpt die persoon direct omdat dat voor dat moment het makkelijkste is (reactie), en het werk waarmee je bezig was loopt vertraging op (gevolg). Het lastige daarvan is dat je het alleen maar drukker krijgt, waardoor de neiging om dingen direct af te handelen alleen maar groter wordt. Alles beter dan nóg meer werk op de stapel!

De triggers zullen blijven. Er zullen mensen verschijnen aan je bureau met de vraag kan je even dit, kan je even dat. Dat kun je proberen in te dammen, maar dat gaat je niet verder helpen. Je reactie kun je daarentegen wel degelijk kiezen. En met een feedbackloop (PDCA) is dit dit goed te leren. Leer het patroon te doorbreken. Maak andere keuzes en je zult zien dat door wel aan echte werk toe te komen je het opeens een stuk minder druk zult hebben. Weg waan van de dag!

Conclusie

De waan van de dag is prima te doorbreken. Maar dat wisten wel al. De kunst is om jezelf te slim af te zijn. Daarom: pas mijn adviezen toe en je zult zien dat je veel strategischer bezig kunt zijn. Doen!

Wil je
vaker dit soort artikelen lezen? Laat dan hier je mailadres achter en je ontvangt ongeveer twee keer per
maand een nieuw artikel in je mailbox.