Het was een doodnormaal bedrijf met een doodnormale ICT-afdeling. En ook het functioneren van ICT-afdeling leek niet af te wijken: binnen elk bedrijf wordt wel geklaagd over het functioneren van de ICT-afdeling. Maar die zaten al die operationele verstoringen, het voortdurend missen van deadlines, lange doorlooptijden van meldingen en vooral de schouderophalende en bureaucratische reacties van de ICT’ers zelf een aantal mensen flink dwars.

Maar wat doe je dan? Hoe maak je iets bespreekbaar wat niet lijkt af te wijken van de standaard en waar je geen verstand hebt? En – vooral – waar je niet over gaat?

Hoe zorg je er nou voor dat die voor jou zichtbare ICT-knelpunten daadwerkelijk op de agenda komen van de mensen die er iets aan kunnen doen? Dat je morgen, volgende week, volgende maand of over 6 maanden veel minder tot geen last meer hebt van die haperende ICT-systemen? Daarover gaat dit document

Dit document is geschreven voor iedereen die last heeft van haperende ICT-systemen en/of -afdelingen. Medewerkers, teamleiders, managers, eigenlijk iedereen die niet op een ICT-afdeling werkt. En zelfs mensen die wel op een ICT-afdeling werken, de knelpunten heel duidelijk zien, maar het gevoel hebben dat hun pogingen om het bespreekbaar te maken geen effect hebben.

NB: Voor mensen die er wél iets aan kunnen doen hebben we een ander document geschreven: een stappenplan om de knelpunten stuk voor stuk op te lossen.

Het document is geschreven in de vorm van een stappenplan. Als je het document stap voor stap volgt, zul je zien dat er opeens wel naar je geluisterd wordt. Dat leidinggevenden opeens wel oog hebben voor de dagelijkse frustraties. En dat de knelpunten ineens wel op de agenda van het MT komen te staan.

Elke MKB’er of organisatie heeft er een, iemand die over de portemonnee gaat binnen het bedrijf. De Finance Manager heeft een belangrijke rol binnen de organisatie, hij of zij is namelijk verantwoordelijk voor het varen van de juiste koers. Moeten investeringen wel of niet gedaan worden, zijn de maand-, of kwartaalrapportages positief en zijn alle betalingen netjes op tijd gedaan? Kortom iemand die veel controle heeft over de liquide middelen. Iemand die dol is op structuur, ervoor zorgt dat aan het einde van de maand alle werknemers op tijd zijn voorzien van hun salaris. En voor jou de (wo)man to catch in de stap naar een betere ICT!

Waarom is nou juist deze persoon zo belangrijk voor de ICT-afdeling?

Het antwoord op deze vraag is simpel. De Finance Manager binnen het MKB en grotere organisaties heeft vaak ook ICT binnen zijn of haar portefeuille. Dit wil zeggen dat hij of zij verantwoordelijk is voor het aansturen van de ICT-manager en tevens het laatste woord heeft als het gaat om de aanschaf van ICT-systemen. Met enige kennis van ICT en hoe deze afdeling is georganiseerd is het juist deze persoon die ervoor kan zorgen dat ICT-kwesties zowel naar boven als naar beneden in de organisatie kunnen worden doorgespeeld.

Hoe vaak maak je het wel niet mee dat je weer eens 10 minuten moet wachten op het openen van een spreadsheet. Dat je pc of laptop problemen heeft met de toegang tot het netwerk en je daardoor dagelijks een half uur van je dag kwijt bent aan bellen/mailen met support. Kortom er zijn vele mogelijkheden waardoor het werk in de operatie belemmerd wordt en wat veelvuldig voorkomt.

De changemaker

Het is je wellicht niet altijd opgevallen, maar de Finance Manager heeft een sterke positie binnen het MT en vaak korte lijnen met de directeur of CEO. Hij of zij kan hierbij, naast de dagelijkse finance taken, ook raadgevend optreden bij grote investeringen, overnames en ga zo maar door.

Tevens is deze persoon afhankelijk van de ICT systemen op de werkvloer. Data ophalen gaat vaak nog altijd via de oude systemen en dus behoort het laden van excel sheets ook voor deze Finance Manager tot de orde van de dag. Dit betekent dat de problemen die jij met ICT ervaart, ook op zijn bord terecht komenVoeg daar de geluiden aan toe van ontevreden personeel als het aankomt op ICT en je hebt de juiste persoon te pakken om de kracht van ICT te versterken binnen de organisatie.

Ondanks dat je voor dit soort problemen de schuld afschuift op de ICT-afdeling, is dit lang niet altijd waar de oorzaak van het probleem zich bevindt. In tegendeel, de meeste ICT’ers ontbreekt het aan uitdaging omdat er niet voldoende middelen worden vrijgemaakt om deze afdeling naar behoren te kunnen laten presteren.

Bruggen slaan

Er is niks zo dodelijk voor een organisatie als een ICT-afdeling die haar werk niet kan doen. Het barst van het talent binnen deze groep. En vaak is het de organisatie die niet exact begrijpt wat deze afdeling nou precies doet. Men spreekt de ICT taal niet, en daardoor ontstaat er ruis op de lijn. Want, wat is het nou dat de ICT-afdeling zou moeten doen?
Niemand kan daar echt het antwoord op geven behalve de ICT-afdeling zelf. Zij weten immers hoe de organisatie optimaal zou kunnen presteren! Het is zonde om deze kracht verloren te laten gaan en ICT-ers binnen de organisatie zonder uitdaging te laten zitten.

Mocht jij binnen het bedrijf of de organisatie waar jij werkzaam bent nou tegen problemen aanlopen waarvan jij denkt dat ze met ICT te maken hebben? Dan is het volgende misschien dé sleutel die ervoor zorgt dat deze problemen worden omgezet in krachten.

Jij bent vast niet de enige persoon die dit probleem ervaart. Vind de mensen die hetzelfde geluid laten horen en vorm een collectief! Stap met dit collectief richting de Finance Manager en druk je ongenoegen uit over de tijd die je dagelijks kwijt bent aan de meest eenvoudige taken, en wat jij nodig hebt om ervoor te zorgen dat deze ongemakken tot het verleden behoren. Als het goed is zou de Finance Manager ICT in de boardroom moeten krijgen en daarmee voldoende draagvlak moeten creëren om ervoor te zorgen dat er verandering komt binnen de organisatie.

 Ze heeft altijd voor iedereen tijd. En als je haar er maar vaak genoeg aan herinnert, dan komt die offerte, die begroting, dat antwoord op die mail of dat belletje om bij te praten heus wel. Zeker als het voldoende prioriteit heeft.
Maar ergens voelt het toch niet helemaal lekker. Druk druk druk, dat is wat bij dit type mens past. Maar op een of andere manier heb je toch het gevoel dat er dingen van de kar vallen. Waar je later last van krijgt.

Dit artikel gaat over de waan van de dag. Ook hele afdelingen kunnen hier last van hebben. Dan moet je achter iedereen aan sakkeren, net zolang tot het gedaan is. En ondertussen holt de hele afdeling van crisis naar crisis.

Komt bovenstaande bekend voor? Ken je iemand die daar last van heeft? Of een afdeling? Of ben je misschien zelf wel iemand die daar last van heeft? In dat geval is het goed om te weten dat daar ook oplossingen voor zijn. Niet ingewikkeld om te begrijpen. Vaak wel wat lastiger om door te voeren.

Hoe zou het zijn om altijd een overzicht te hebben van de zaken die gedaan moeten worden? Om er zeker van te zijn dat als zaken toegezegd worden, ze daadwerkelijk gedaan worden? Dat er gewoon een overzicht is met alle zaken die spelen? En dat daar elke dag de juiste keuzes in gemaakt worden? En dat dingen gewoon doorstromen? Zou dat niet héérlijk zijn?

De waan van de dag, wat is dat eigenlijk?

Om te weten hoe van de waan van dag af kunnen komen, moeten we eerst weten wat de waan van de dag precies is – of wat we daaronder verstaan. En wat de oorzaken ervan zijn.

Met de uitdrukking ‘de waan van de dag’ wordt doorgaans bedoeld dat iemand zich in een dwingende stroom activiteiten bevindt, het gevoel heeft geleefd te worden op het werk en onvoldoende aan belangrijke zaken toekomt. Vaak gaat het om veel onverwachte zaken. Brandjes die geblust moeten worden, plotselinge vragen van anderen of onverwachte instructies van hogerhand. Het is een bekend, maar nog nauwelijks bestudeerd fenomeen. (Bron: HRZone)

De oorzaak ervan ligt in het stellen van de verkeerde prioriteiten. Ofwel het verwarren van urgente zaken en belangrijke zaken. Om preciezer te zijn: datgene wat voor je neus staat en andermans prioriteiten tegen datgene wat echt belangrijk
is, waarmee je doet wat er van je verwacht wordt.

In dit kader wordt vaak verwezen naar de Eisenhower-matrix. Deze komt voort uit een uitspraak van Dwight D. Eisenhower: “What is important is seldom urgent and what is urgent is seldom important.” Interessant is dat Eisenhower lijkt te zeggen dat dingen nooit zowel belangrijk als urgent zijn. Als je dus met urgente zaken bezig bent, ben je niet met datgene bezig wat er werkelijk toe doet. Laat dat nou precies zijn wat er met de waan van de dag aan de hand is!

De oorzaken

“Druk bezig zijn is niet altijd hetzelfde als resultaten boeken” – Jan Sikkema, Proces Optimisten

De belangrijkste oorzaak van de waan van de dag is het gevoel van – of beter gezegd: de verslaving aan – druk bezig zijn. En denken dat je daarmee zinvol bezig bent. Dit maakt het lastig om deze gewoonte – want dat is het – te doorbreken. Mensen zijn gewoon verslaafd geraakt aan het reageren op wat voor hun neus staat. Hoe meer brandjes ze geblust hebben op een dag, hoe beter ze zich voelen. Dat zij zelf vaak de veroorzaker van diezelfde brandjes zijn – drie weken geleden lag de vraag voor die offerte, dat document, of dat antwoord er ook al -, gaan ze voor het gemak aan voorbij. Evenals het feit dat dit een bijzonder inefficiënte manier van werken is. Is het niet voor henzelf, dan in ieder geval voor hun omgeving.

De volgende oorzaak is het alleen maar bezig zijn met symptoombestrijding. Als je de hele dag alleen maar bezig bent met brandjes blussen, heb je geen tijd meer over voor brandpreventie. Of zoals een mooie metafoor zegt: dan ben je als een fietser die zo hard naast zijn fiets loopt, dat hij geen tijd heeft om op zijn fiets te springen. Het lastige hiervan is dat de oorzaak van de drukte ook gelijk het gevolg is. Omdat je het zo druk hebt, heb je geen tijd om zaken structureel op te lossen, waardoor je het druk blijft houden. Als je dit patroon niet doorbreekt blijf je het eeuwig druk hebben.

De derde oorzaak is het druk zijn om de echte oorzaak maar niet te hoeven aanpakken. De spreekwoordelijke olifant in de kamer. En als je daar geen tijd voor hebt, dan blijft die olifant gewoon in de kamer staan. Daar kunnen mensen het dan heel druk mee hebben. En erg gelukkig met zichzelf zijn om lastige zaken maar niet te hoeven aanpakken.

Het is een vorm van uitstelgedrag. Omdat de echte oorzaak aanpakken niet leuk is. Omdat je er tegenop ziet. Omdat je het te goed wilt doen. Of omdat je niet weet hoe je het moet oplossen. En uitstelgedrag is – zoals we weten – een gewoontepatroon. En het goede nieuws is dat we gewoontepatronen kunnen doorbreken.

De oplossing

Nu we de oorzaken kennen, ligt de oplossing – zoals zo vaak – voor de hand. Pak de problemen stuk voor stuk aan de stel de juiste prioriteiten daarin. Als je vraagt aan je medewerkers waarom ze het zo druk hebben, volgt er meestal een eenvoudig en voor de hand liggend antwoord. Mensen weten vaak prima wat de oplossing voor hun gedrag is. Daar ligt het niet aan. Ze zijn alleen niet in staat de juiste prioriteiten stellen waardoor ze altijd door de werkelijkheid ingehaald worden. Het is een patroon dat zichzelf in stand houdt en dat lastig te doorbreken is.

Een patroon bestaat altijd uit een trigger, een reactie en een gevolg. Bijvoorbeeld: iemand staat aan je bureau (trigger), je helpt die persoon direct omdat dat voor dat moment het makkelijkste is (reactie), en het werk waarmee je bezig was loopt vertraging op (gevolg). Het lastige daarvan is dat je het alleen maar drukker krijgt, waardoor de neiging om dingen direct af te handelen alleen maar groter wordt. Alles beter dan nóg meer werk op de stapel!

De triggers zullen blijven. Er zullen mensen verschijnen aan je bureau met de vraag kan je even dit, kan je even dat. Dat kun je proberen in te dammen, maar dat gaat je niet verder helpen. Je reactie kun je daarentegen wel degelijk kiezen. En met een feedbackloop (PDCA) is dit dit goed te leren. Leer het patroon te doorbreken. Maak andere keuzes en je zult zien dat door wel aan echte werk toe te komen je het opeens een stuk minder druk zult hebben. Weg waan van de dag!

Conclusie

De waan van de dag is prima te doorbreken. Maar dat wisten wel al. De kunst is om jezelf te slim af te zijn. Daarom: pas mijn adviezen toe en je zult zien dat je veel strategischer bezig kunt zijn. Doen!

Wil je
vaker dit soort artikelen lezen? Laat dan hier je mailadres achter en je ontvangt ongeveer twee keer per
maand een nieuw artikel in je mailbox.